來華留學生檔案管理工作芻議

張廣磊　羅君

[摘 要]隨著我國經濟和文化發展水平日益提升，來華留學生規模發展迅速，如何科學高效的做好來華留學生檔案管理工作也顯得越發重要。本文通過探索來華留學生檔案管理工作的意義，發掘來華留學生檔案管理過程中的問題，以期找到解決辦法，為來華留學生教育事業的發展提供有益的參考。

[關鍵詞]來華留學生；檔案管理

隨著經濟發展的全球化以及我國教育國際化水平的不斷提升，越來越多的來華留學生到中國高校學習。如何建立健全來華留學生的檔案管理系統和高效穩定的檔案管理隊伍，也顯得日趨重要。

一、來華留學生檔案工作的綜述

（一）檔案直白的表述就是歷史的記錄，而來華留學生的檔案的含義為“凡是記述和反映留學生來華學生、活動，具有保存價值的，并按照一定的規律，集中保管起來的文件材料，都是留學生檔案。”[1]由此可知，來華留學生入境前的成績證明、申請信以及推薦信等申請材料，入境后的學籍材料、考試成績單、簽證和居留許可材料、日常表現、獎懲證明，甚至離華后的相關材料等等都可以歸為留學生檔案。

（二）由于來華留學生群體有別于中國學生，留學生檔案的管理也具有特殊性。1、內容的特殊性。由于留學生來自世界五大洲，地域廣泛，因而留學生檔案多種多樣，各不相同。比如，長期生和短期生的檔案內容不同，公費生和自費生的檔案內容不同，專業學生與語言生的內容亦不相同。2、語言的特殊性。留學生來自世界各地，隸屬不同語系，因為各個院校對申請材料的要求也不相同。所以，留學生的檔案由不同語言的文字構成，這也給檔案的分類和管理帶來了困難。3、檔案的分類標準不同。留學生檔案按照時間段劃分可以分為入學前，入學后以及畢業后檔案，按照學生類別又可以分為學歷生檔案和非學歷生檔案。按照在學時間劃分又可以分為長期生檔案和短期生檔案。

（三）留學生檔案的管理工作具有重要的意義。1、留學生檔案工作對于來華留學生的招生工作具有重要的指導意義。分析留學生的生源來源，可以很好的指導招生宣傳工作，使招生工作做到有的放矢，事半功倍。2、留學生檔案工作對于留學生教育教學工作具有指導意義。通過了解留學生的學習和成績分布狀態，可以很好反哺教學。3、留學生檔案工作對于政府層面的決策提供重要依據。國家對于政府獎學金的分配，專業的分配以及院校的分布，都需要從留學生檔案中尋求數據支撐。4、從長遠來看，在畢業生離校后對其進行追蹤記錄，不斷充實留學生檔案信息，這對于學校甚至是國家都是非常大的潛在收益。

二、來華留學生檔案工作面臨的主要問題

（一）留學生檔案管理專職人員缺失。由于多數院校對于留學生檔案工作重要性的認識不足，很少有院校配備專職的檔案管理人員，而且留學生檔案的管理人員本身的自身素質還有待加強，留學生檔案管理人員職業性不夠。在我國的高等學校中大多數的留學生檔案管理人員都不是檔案學專業出身的專業技術人員，而是學校自身的行政管理人員轉變的，或者是由管理人員兼職的，很難保證檔案工作有序高效進行。

（二）留學生檔案來源分散，分類模糊。由于來華留學生檔案來源多樣、層次不一、專業分散，所以檔案的載體和形式很難進行統一的類別劃分。這也造成了檔案比較混亂，檢索費時費力。

（三）留學生檔案的電子化和信息化程度不高。國內很多院校都在使用“來華留學生信息管理系統”，該系統中許多信息可以作為留學生檔案直接保存，但很多高校在使用過程中沒有錄入學生的完整信息，許多高校僅僅使用了該系統中的“基本信息”一項[2]。

三、做好來華留學生檔案工作的主要措施

（一）提高認識，建立一支盡職的高校的留學生檔案管理隊伍。隨著留學生規模的不斷擴大，留學形式和留學層次多種多樣，留學生檔案的重要性日益凸顯。留學生檔案的工作難度和工作量度成倍增加。以往的靠留學生管理人員兼職的檔案管理模式也日益不能滿足檔案工作發展的需要。盡快建立一支盡職的高校的專職檔案管理隊伍也必須提上日程。同時，還需要對于檔案管理人員進行定期的培訓，以提高檔案管理隊伍的檔案意識和業務水平。

（二）不斷優化和改善留學生檔案的分類，提高檔案的管理效率。1994年以后，有些高校的檔案按照《實體分類法》歸檔。在《實體分類法》中，外事檔案作為第五個二級類別，它的類目代號為WS15，此歸檔范圍過于籠統和簡單。有效的方法是在原有的二級類目WS15下面增設三級類目，每個類目下面明確列出歸檔范圍[3]。

（三）不斷提高留學生檔案管理的電子化和信息化水平。利用網絡時代的先進技術，在源頭上把好關。在學生入校前的申請階段，提醒學生使用“來華留學生信息管理系統”進行申請，并自行錄入相關信息，保證信息的完整性和正確性。盡量使留學生在入校前，學習中，畢業后都能完整一致的使用該系統，為檔案的保存和管理工作提供精確無誤的信息。

（四）切實做好電子檔案的保密管理工作。由于電子檔案自身的存在形式，決定了如果電子檔案信息一旦外泄會形成短時間、大規模泄密的災難性后果。所以一定要做好電子檔案的安全保衛工作，對于電子檔案的存放地點要做到有專人看管。出入都要有記錄可供查詢，有視頻監控等現代化門禁監控系統的配備。同時，要有專門值班制度，要嚴格管理電子檔案的整個流轉過程。

參考文獻：

[1]王利偉.建立來華留學生檔案追蹤機制探析[J].蘭臺世界.2011.（4）.

[2]楊保樂.廣西高校留學生檔案管理探析[J].檔案研究.2014.（1）.

作者簡介：張廣磊（1977-），男，江蘇贛榆人，碩士，講師，研究方向高等教育管理；羅君（1980-），男，籍貫四川內江，碩士，助理研究員，研究方向主要是高等教育管理。

課題項目：本文系南京信息工程大學濱江學院黨建與思政研究課題（項目編號：2012DJSZ012），南京信息工程大學濱江學院教學建設與改革研究課題（項目編號：2014JY11，2014JY04）