淺談檔案資料管理存在的問題及對策

鄭偉華

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，檔案已經(jīng)成為我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中一個重要的組成部分。如何才能有效地開展檔案資料的管理工作，爭取為我國的社會主義事業(yè)提供重要的依據(jù)，是現(xiàn)階段檔案資料管理人員需要研究的重要問題。本文將對檔案資料管理工作存在的主要問題和相應(yīng)的解決對策進(jìn)行簡要的分析探討。

[關(guān)鍵詞]檔案資料；管理；問題；對策

檔案資料管理對于國家、企業(yè)、單位和個人都具有重要的意義，這也是檔案資料管理工作的重要組成部分，是提高單位和企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的重要依據(jù)，是歷史和個人真實面貌的重要憑證。對于檔案資料管理工作要用科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理手段，這樣的檔案管理工作可以準(zhǔn)確地衡量單位和企業(yè)的整體發(fā)展水平，對于研究單位的總體業(yè)績有重要作用，可以為單位發(fā)展提供真實可靠的原始資料，在企業(yè)科學(xué)分析和制定未來發(fā)展方向的過程中，檔案資料也是最好的教材和分析材料。做好檔案資料管理工作可以讓領(lǐng)導(dǎo)清楚地了解企業(yè)或者單位的發(fā)展?fàn)顩r，然后準(zhǔn)確地制定出未來的發(fā)展策略；同時社會也可以了解到企業(yè)或者單位的經(jīng)營情況，為單位或者企業(yè)與社會各界的合作奠定了堅定的基礎(chǔ)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，做好檔案資料管理工作已經(jīng)成為了一項重要的工作。所以檔案資料管理人員要緊跟時代的步伐，不斷更新檔案資料管理的觀念，摸索出新的管理方法，正確地反映出企業(yè)或者單位的發(fā)展水平，將檔案資料管理與經(jīng)營管理相結(jié)合，這在決定企業(yè)未來的發(fā)展、管理水平的提高和實現(xiàn)盈利等方面都有重要的意義。所以，加強(qiáng)檔案資料的管理工作對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和提高整體的競爭力都起到至關(guān)重要的作用。

一、檔案資料管理工作存在的主要問題

隨著科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，檔案資料管理的重要性慢慢地被人們所淡忘。甚至很多人對檔案資料管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為檔案資料管理沒有太多實際的意義，可有可無。同時有些檔案資料的管理人員業(yè)務(wù)能力較低，而且自身素質(zhì)也不高，在檔案資料的管理工作過程中沒有責(zé)任心和職業(yè)道德，在辦事的時候態(tài)度比較差，對檔案資料管理工作缺乏熱情和樂于奉獻(xiàn)的精神，在這樣的情況下，沒有能夠?qū)n案資料管理工作真正地落到實處，沒有真正實現(xiàn)檔案資料管理的意義。

有的檔案資料管理部門在自身檔案資料管理方面就存在缺陷，更不用說對其他部門的檔案資料的管理了。而且相關(guān)部門對檔案資料管理的宣傳力度還是不夠，沒能夠得到領(lǐng)導(dǎo)部門的足夠重視，這樣就導(dǎo)致了整體的檔案資料管理意識的弱化，這些問題都嚴(yán)重制約了檔案資料管理工作的有效開展，使得檔案得不到很好地管理。

同時在我國的檔案管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案殘缺不全的現(xiàn)象。檔案在使用以后，檔案管理人員不能夠很好地將其保存下來，將原件和附件等到處亂放，甚至有的單位還會偽造假的檔案，使得檔案沒有真實性，嚴(yán)重影響了檔案資料的質(zhì)量，為以后的檔案使用留下了很大的問題。

二、提高檔案資料管理工作水平的對策

由于檔案資料管理是一項非常繁瑣的工作，而且勞動量也很大，只有采取正確有效的途徑才能將檔案資料管理工作做好，達(dá)到良好的效果。首先要對檔案資料進(jìn)行有效地收集，因為檔案是在實際的生產(chǎn)活動中而形成的文件，而且各個單位或者企業(yè)的機(jī)構(gòu)是非常分散的，在查找資料的時候還需要集中，所以就要將分散的文件進(jìn)行分類和歸納，按照時間順序或者其他方法進(jìn)行集中收集，并且實行統(tǒng)一的管理。檔案資料管理人員在收集整理的過程中要根據(jù)檔案的重要程度、時間的前后等方面進(jìn)行整理和歸納，以確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時要利用科學(xué)的方法對檔案資料分類，由于檔案的內(nèi)容十分的復(fù)雜，數(shù)量很多，為了能夠查找方便就要分類整理，將檔案資料分門別類，按照主次來分類存檔，這樣就可以在需要的時候快速地找到相應(yīng)的檔案資料。

保密性對檔案資料是至關(guān)重要的，檔案資料包含著國家、單位或者是個人的重要信息，是十分需要保密的。關(guān)系到單位或者是個人的利益問題。這樣就要求檔案資料的管理人員做好檔案資料的保密工作，在檔案資料的管理過程中做到不違規(guī)、不翻閱或者抄襲相關(guān)檔案資料。相關(guān)部門應(yīng)該經(jīng)常讓檔案資料管理人員參加檔案管理的培訓(xùn)和保密方面的培訓(xùn)，讓檔案資料管理的工作人員認(rèn)識到檔案資料保密工作的重要性，嚴(yán)格根據(jù)我國的檔案管理保密的制度和檔案保密法等法律法規(guī)來要求自己，增強(qiáng)法律意識，做好檔案資料的管理工作，不泄露、不損壞、不借閱抄襲。同時要得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案資料管理工作才能夠順利的開展。檔案資料的管理人員要愛崗敬業(yè)，做到及時匯報，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓領(lǐng)導(dǎo)也能夠積極的投入到檔案資料的管理工作中來。

總結(jié)

綜上所述，檔案資料管理工作對國家、企業(yè)、單位和個人都是非常重要的。檔案資料管理工作看似簡單，但是在實際的操作過程中卻是十分困難的。由于檔案資料是有保密性、專業(yè)性和政策性，所以一定要嚴(yán)肅地對待檔案資料的管理工作。檔案資料管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和保密意識，具備很強(qiáng)的理論知識和較高的個人素質(zhì)，緊跟時代的的步伐，將高科技運(yùn)用到檔案資料的管理中來，不斷擴(kuò)寬自己的知識，開拓視野，提高整體的素質(zhì)。這樣才能更好地做好檔案資料的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]路鳳英，衣玉琛《社會信息化的發(fā)展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學(xué)研究》，1999年03期。