社保檔案管理的作用與有效措施

[摘 要]為了保障參保單位及個人的基本權益，滿足社會保險業務的發展需求，社保檔案管理具有顯著的作用。社保檔案管理牽涉到社會保險業務從保險登記到業務實施的全過程，有效、全面、準確的檔案管理是確保受保人員及單位的相關利益的主要依據。

[關鍵詞]社保檔案管理；作用與措施

社保檔案管理是社會保險業務檔案管理的簡稱。它是保障社會保險業務有序開展的基礎工作，也是保障社會保險業務持續、穩定發展的重要基礎力量。社保檔案管理工作貫穿并滲透到社會保險業務工作的各個環節。因此，本文就社保檔案管理的作用及相關管理措施進行了探討，以便于其發揮更好的作用。

一、社保檔案管理工作的作用及重要性

1.社保檔案管理是對參保人員及單位權益的重要保障

根據國家檔案局、人力資源及社會保障部依法頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》及地方根據自身實際情況出臺的《社會保險業務檔案管理工作方案》等法律法規的相關規定，社會保險機構要實現對參保人員及單位相關檔案的四項保障，即“記錄一生”、“管理一生”、“保障一生”及“服務一生”，社保檔案管理關系到參保人員及單位的切身利益。

2.社保檔案管理是推動保險業務管理工作實現規范化、標準化的重要基礎

作為國家檔案系統資源的一部分，社保檔案管理有益于推動保險業務實現規范化、標準化、程序化。不斷提高管理人員對社保檔案管理工作重要性的認識，促使管理人員認真、負責的完成相關管理工作，加快保險業務規范化、標準化，對于提高社會保險的業務水平及能力具有十分重要的作用。

3.社保檔案管理是促進社會保險事業持續發展的重要力量

社保檔案是研究和分析社會保險事業發展狀況的重要資料及依據，檔案中記載的參保人員及單位的信息及相關資料是工作人員多年工作的成果，凝聚了工作人員的心血。除此之外，社保檔案管理還涉及到基金管理、勞動保險等基礎業務，對于促進社會保險事業的持續發展也具有重要的作用。

二、目前社保檔案管理工作中存在的主要問題及分析

1.社保檔案管理水平低、管理方式落后

目前，社會保險業務的檔案管理工作普遍管理水平較低、管理手段較為落后，沒有充分利用現代科技及網絡技術，管理人員的專業素質及水平較低，致使檔案的管理工作一直得不到有效的提高。因此，要提高檔案管理水平，首先要提高管理人員的管理水平，定期對管理及工作人員進行相關技能及知識的培訓，提高整體素質。其次，在檔案的記錄、歸檔、整理分類等方面有關部門應做到專人專項管理，確保責任落實到個人，提高管理力度。

2.社保檔案管理意識薄弱、管理理念落實不到位

目前，在社保檔案管理方面，相關的領導班子及管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的作用及重要性，先進的管理理念沒有得到深入的貫徹和落實，使得管理人員在檔案的管理工作中經常出現參保人員資料、信息殘缺不全，繳費程序缺乏規范、檔案分類不準確及檔案信息記錄過程中出現“三色筆”涂圈等現象，使得檔案管理工作的整體水平及管理效率受到較大的影響。

三、加強社保管理工作的有效措施

1.加強管理制度建設，促進高素質的管理隊伍的形成

為了提高社會保險業務的管理水平，促使社保檔案管理工作有序的開展，首先，要構建完善、健全的基礎管理制度。加強基礎建設要求相關檔案管理部門要做到合理分配、高效管理、責任到人、監督全面，在檔案的數據庫的建立、檔案資料及信息的統籌、保險業務繳費細則和檔案的歸放與核查等方面做到認真負責、逐一落實，構建良好的管理制度，使檔案的管理做到統一、全面、完善、準確。其次，要加強管理隊伍的建設，由于社會保險業務的檔案管理數據基數大、內容豐富、動態性強，且內容評估要準確、真實，因此，在檔案的管理方面對于管理人員的管理素質及水平要求較高。為了提高管理人員的管理水平，有關部門要加大管理人員的培訓力度，提高培訓工作的重要性。同時，在培訓方面，要積極響應時代的發展，注重高、精、專管理人員的培養，善于引入計算機技術及多種信息技術，促使管理及工作人員的整體素質得到全面地提高，促使檔案管理工作的高效開展。

2.加強領導隊伍建設，加大管理及宣傳力度

領導隊伍是促進社會保險事業整體進步的主要核心力量，在領導隊伍的建設方面，首先要做到目標明確、權責分明，即建立工作目標責任制度，使得具體的工作任務落實到各部門，再細分到各工作人員手中，確保工作任務準確無誤的完成。其次，要著力發揮領導人員的模范帶頭作用，不論是在工作作風還是工作態度等方面，領導人員始終要發揮模范作用，帶領全體員工共同進步和提高。除此之外，在先進的管理理念的貫徹與落實方面，一定加強領導與員工之間的溝通，使得管理理念滲透到管理工作的各個環節中去。

3.注重實現管理實效，突出管理服務功能

社保檔案關系到參保單位及個人的切身利益，為了突出社保檔案管理工作的服務功能，打造服務型的管理平臺，不斷提高管理的實際效果，體現“四位一體”的服務理念，促進多功能服務平臺的建設，即手工查詢、觸摸屏查詢、網上查詢及政務公開等服務，在最大限度上為社保人員的信息查詢及工作人員的業務管理提供方便。

四、結語

總而言之，社保檔案的高效管理不僅有益于促進社會保障體系的建設，還有益于推動社會保險事業的持續發展。目前，就我國的社保檔案管理工作方面還存在諸多問題，為了保障社保人員的切身權益，促使社保檔案管理工作進一步的發展，我們要統籌兼顧，善于總結發展經驗，構建健全管理體制、提高管理人員素質，使得檔案管理工作發揮更好的保障作用。

參考文獻：

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[2]徐瑩.社保檔案管理制度的建立與完善[J].蘭臺世界，2007，（10）.

作者簡介：高晶（1978-8），女，蒙古族，吉林省四平人，本科雙學歷，館員，主要從事社保檔案管理研究。