檔案里的“生命史”：醫院檔案數字化利用與保存探析

王建琴

[摘 要]醫者，生命之大事。近年來，隨著西方“新文化史”的傳入，“生命史”研究日益博興，學界以及日常民眾對之愈來愈重視，而醫院中的檔案可謂“生命史的最佳腳注”。同時，伴隨著現代信息技術的發展，我國醫療機構每天都在產生著“龐大的數據”，對這些數據如何進行有效的歸納與提取、利用與保存，便成為不可規避的問題。作為一所國家三級甲等醫院，汾陽醫院歷史悠久，看病就醫患者較多，較早的實踐了醫療管理的數字化，本文在此以其為例進行解讀，探求醫療檔案如何更好的服務于人民大眾的“生命史”。

[關鍵詞]“生命史”；數字化；醫院檔案；管理

汾陽醫院作為一所百年老院，建院歷史悠久，除了綜合檔案室中的“老檔案”，每天都在產生著大量的新檔案，記錄著醫院發展、管理、病人就醫史等各類信息，很多具有不可忽視的價值，可以說在一定意義上它是一種生命背后的“記錄”。如何對這些檔案資料進行利用，讓它“立得住”“留得下”，便成為了我們經常思考的問題。本文以研究汾陽醫院建院百年以及近些年來數字化建設步伐加快為契機，力圖探求醫院檔案文化建設的突破口，深層次地挖掘百年老院的歷史文化、服務當今醫療檔案的數字化建設。

一、“如何留存過去”

檔案最大的價值在于保存歷史原貌，幫助人們更好的認知“自我”。汾陽醫院建院久，歷經清末、民國，保存、搜集以及后期搶救了大量有關民國、抗日戰爭、建國后珍貴的醫療檔案資料。至2013年底已累計收集案卷11748卷（不包括代建代管的呂梁市醫療廢物中心檔案71卷），其中錄像帶295卷、光盤574盤、磁盤1卷，室存資料97卷，編制案卷目錄114本、全引目錄112本、專題目錄2本。據筆者自身不完全統計，僅2012～2013年一年醫院進行檔案查借閱利用人次就達1510人次，2006年編寫院志時查閱人次達到3000人次以上，其中，不乏來自全國各大高校的研究者和兄弟醫院參觀者，老檔案的價值已然凸顯，成為解讀建國前后，地域生命史、生活史、外交史的重要文獻資料。

不可忽視的是在現有的檔案建設體中，部分醫院對老檔案重視程度不夠。其實，歷史恰恰本身就是一筆財富。針對于此，汾陽醫院結合自身的特殊的歷史，組織檔案室人力物力資源重點搶救了一批“過時的檔案”。這些檔案解讀了汾陽醫院為何在小城鎮辦大醫院而且一直經久不衰、日益興旺的原因所在，更回答了什么是醫院精神的問題。在整理過程中，我們首先對歷史檔案進行了分類，挑選出其中具有價值和最常用的檔案進行篩選，甚至于二次或三次加工，并利用數碼拍照或掃描方式等對其提煉、編纂，將其轉變為大眾化、通俗化、流行形式的文化“產品”，以便更好的保存與服務醫院和當地社會的各個階層。

同時，受益于近年來歷史學科領域興起的口述史研究。我院于10年前便已經開始對部分老職工進行了口述檔案的收集，我們認為，歷史檔案和口述檔案是互為補充的重要的兩個部分。汾陽醫院由于其自身的特殊性以及建國前后時代的滄桑巨變，先后有很多著名醫務工作者從業于此，他們的記憶亦是珍貴的“檔案”，為了對此進行“挖掘與保存”，我們先后分為三步進行了挖掘。第一，成立了名苑研究會，克服醫院檔案工作人員少的弊端，由黨務部和綜合檔案室牽頭組織了一批愛好寫作的成員組成，有退休的老員工，有在職的老職工，有新加入醫院的醫務工作者，這樣可以盡力實現人員層次之間的無縫隙銜接；第二，我們分類別、分層次召集現有醫院在職職工和離退休職工進行集體座談與個別座談；第三是走出去，深入太原、天津、北京、浙江等地向曾經在我院工作過的老同志進行座談、征集、專職采訪22人次，組織集體（其中一次太原地區35人參加）座談2次；此外，也充分采用現代化的技術手段，電話采訪5人次，有來自大洋彼岸加拿大的、也有來自上海、山東、杭州，江蘇、西安的，也有通過電子郵件、傳真等形式積極收集稿件、照片的，也有通過公眾網絡采集或收藏的，還有到古玩市場、文化市場收集購買的等等。可以說，此項工作發動全院，老少參與，功在當下，利在千秋，意義不言而喻。

在對舊有檔案以及口述檔案組織整理電子化的過程中，我們亦對現有刊行的有關我院的歷史研究、學術論文等進行了收集與編撰，現已收集整理編撰227篇，渴望明年能公開出版發行。這些資料的整理與收集，從一個側面記錄了汾陽醫院的歷史，同時也還原了汾陽（當時稱汾州府）的“生命史”，讓我們更好地了解到了近代以來，國人“生命史”的發展脈絡。

二、“數字生命史”的構建

毋庸置疑，在現代社會中醫療病歷檔案由于其特殊性，關系到一個個個體的“生命史”。而大數據化時代的到來，智慧醫療概念的出現，都要求我們提供更加透徹的感知、更全面的泛在互聯、更深入的智能體系，打造出一個具有智慧化的區域醫療信息平臺。通過對這一平臺的利用，醫生乃至普通百姓可以通過利用先進的互聯網技術，實現與醫療機構、醫療設備之間的互動，逐步達到信息化，構建無所不在的“全生命周期醫療服務”體系，構建每個人的“數字生命史”。

而目前我國現有的醫院檔案中大致分為醫院集體和個人檔案兩大類。醫院集體檔案也就是醫院各個職能部門管理層的檔案，涉及各個管理科室，我們于2000年開始主要采用的是檔案津科網絡軟件，使用10多年來不斷開發、更新，查閱檢索非常方便。個人檔案主要包括干部職工檔案和病歷檔案。其中，又以病歷檔案管理的重要性和使用頻率尤為突出，覆蓋全院所有的臨床、醫技、職能部門。它是一個多維度的檔案體系，連接著醫院、病人、社會的各個角落，且在診療、科研、社會保險、生兒育女、法律鑒定等各個方面都占有著不可忽視的地位。進入21世紀以來，國務院新醫文件中關于醫院信息化工作明確指出：“醫院要以醫院管理和電子病歷為重點，推進醫院信息化建設”，并將醫院信息化建設視為醫改的“四梁八柱”之一。汾陽醫院于1996年7月開始建立了出入院病人計算機管理系統，1997年10月擴展到藥房藥庫管理系統，1999年自主開發程序，對門診掛號收費到各項輔助檢查收費以及藥房購藥等所有信息全部納入計算機管理，并由原始清單改為一日清單，同時編制了醫院血庫管理程序，睹塞了管理中的缺陷和漏洞。2003年汾陽醫院與山西導通聯合將醫院信息管理系統升級，門診、藥品、住院、血庫、病區、醫院材料、院長查詢全部實行計算機管理，并將病案室服務器也收回統一管理，保證數據安全，采用了磁盤陣列、數據庫網絡管理平臺等，2009年臨床醫技科室數字化檔案建設從網絡布線工程入手，初步形成了覆蓋科室、病房的PACS網絡，為醫院管理決策提供了大量有價值的數據。

2010年汾陽醫院在實施電子病歷（機打）及醫務科病歷質控系統工程的基礎上，繼續進行電子病歷工程本地化改造，并配合醫務科、山西省病歷質控中心進行電子病歷質控程序的開發研究，將電子病歷與HIS、LIS、PACS系統連接。同時，制定出了汾陽醫院住院醫護工作站（醫囑）系統試用方案，并進行了實施前的調研、準備、協調工作。在婦科、心內科測試運行醫囑管理系統，并多次召開全院相關科室協調會，規范工作流程、及時征集討論改進程序。此外，還設計了PACS圖像和報告網頁，使科室能夠及時查看到輔助檢查科室的相關圖片及報告。

術業有專攻，醫院的電子信息化，必須依賴有專業的行業公司規劃。汾陽醫院為更好的發展以及長遠規劃與山西導通信息科技有限公司簽訂了“山西省汾陽醫院信息化建設項目”合同，邀請該公司負責、維護升級醫院的醫囑管理系統、醫院HOA協同辦公系統、合理用藥系統、手術室管理系統、LIS等系統；在硬件建設方面，則不斷完善服務器、存貯陣列等硬件的引進與投入，軟硬件同步進行，大大提高了醫院的信息化管理水平，使汾陽醫院信息管理從以收費經濟管理為主的初級HIS系統發展為以電子病歷、病人信息管理為主的高級綜合管理系統。目前汾陽醫院將對各科室醫務人員進行培訓，引進“數據分析與決策支持系統——汾陽醫院臨床科主任管理平臺”使用，接入城鎮居民醫保程序。

醫院看病模式的數字化建設，也大大促進了檔案管理工作的轉型。以往的醫院檔案工作，只是對紙質文件媒介的重視，對數字檔案多有忽略，不利于醫院檔案的建設。筆者認為，醫院檔案管理工作應積極融入醫院電子化建設之中，并積極通過網絡、系統后臺建設，統一數據，定期收集，采取多種形式（紙質、光盤、磁盤、異地備份等）保存，這樣，我們的檔案工作才能更加一步，也才能更好的服務醫院以及普通民眾的日常生活。

檔案建設與醫院發展是一體的，醫療檔案管理對我國醫療事業的發展有舉足輕重的作用。醫療檔案的建設在于保存醫院的發展脈絡，更在于服務于普通民眾的“生命史”。在當下科技發展以及數字化醫院的構建下，醫院檔案管理機構只有與地俱進，跟緊時代發展，不斷拓展自身檔案建設的領域，積極融入數字化建設，才能促進自身發展，也才能實現醫院檔案本身的價值。

參考文獻：

[1]檔案數據，引用為我院院綜合檔案室總結數據。