高校照片檔案管理新舉措

杜鵬鵬

[摘 要]隨著數碼相機的廣泛應用，數碼照片逐漸取代了傳統的照片，檔案工作者要解放思想、更新觀念、改變措施，做好照片檔案的管理工作。

[關鍵詞]高校照片檔案；檔案管理；文字信息；照片選取

高校的照片檔案是指學校在教學活動、科研工作、重大活動等活動中形成的具有保存和利用價值的照片。隨著數碼相機的廣泛應用，數碼照片逐漸取代了傳統的照片，因具備成像快、無底片、不必沖印便可觀看和利用等特點，海量的照片正在等待接收，而面對著海量的照片，歸檔的措施也要發生改變。

一、加強高校照片檔案的收集力度

檔案的收集是做好檔案歸檔的基礎，也是難點，照片檔案作為檔案的一個重要組成部分，這個問題顯得尤為突出。紙制檔案每年都會開展年度立卷，學校的各個部門對于紙質的檔案也很重視，因此收集的比較完整齊全。而照片檔案，因為拍攝者分散，每個部門沒有一個明確的拍攝者，檔案意識薄弱，而且缺乏全局觀念，工作時只考慮自己或本部門工作便利，新聞照片只在自己或本部門內部保存，不移交給檔案館統一保存。因此每年都有海量的有保存價值的照片檔案沒有歸檔進入檔案館，加強對其的收集力度很有必要。

1.以服務為宗旨，提高檔案收集意識

拍攝者是照片的直接生產者，當拍攝者在拍完照片之后，只考慮用于發表新聞或本部門保存，很難再重復利用，隨著崗位的變化容易丟失。在他們的思想意識中不會考慮到要統一歸檔到學校的檔案館，因此，我們每年在年初年度立卷的時候，專門把電子檔案兼職人員召集開會，并且定期組織業務培訓。平時通過QQ聯系群，積極主動熱情地與各個兼職檔案員溝通，主動了解用戶的需求，介紹利用檔案的制度、解決用戶利用中的難題，通過照片檔案的利用工作在主動服務中擴大影響，從而強化兼職檔案員的“檔案”意識。我們提出“以服務為宗旨，提高檔案收集意識”，要讓他們知道，我們是幫助他們保存，方便他們利用，同時保存也更加安全。

2.堅持全面性和獨特性相結合的原則

把照片的發展脈搏和本單位的發展情況相結合，才能更加全面、完整的做好照片檔案。照片技術從傳統膠卷照片發展到現在的數碼照片，數碼照片因具備無底片、不必沖印便可觀看和利用的特點，所以各個部門不管大小活動都要進行拍照留念，但是也是因為數碼照片的這些特點，使得海量照片都存在拍攝者的電腦上。對于這種情況，我們結合高職院校以及我們學校自己固有的特色，對比2012年提出的《數碼照片歸檔與管理規范》（征求意見稿）歸檔范圍，制定合適的歸檔范圍，比如加強對學生的頂崗實訓、技能培訓等方面的照片收集。

為了能夠把我們學校照片收集的更加齊全，把學校的特色通過照片體現出來，我們采取的措施是：1.集中的照片，比如宣傳部、科研處等部門。每年的5月前把前一年度的照片，按要求移交到檔案館。2.分散的照片，比如是各個二級學院等部門拍攝的照片，這些是我們學校特色的照片，按照年度立卷的方式很難形成有序歸檔，我們采取在二級學院再建一個二級網絡，就是在學院的各個部門再指定一名電子檔案兼職人員以及各專業主任為兼職檔案員，要求他們在活動結束后就立即挑選照片，上傳到我們的檔案管理系統，并且寫全文字說明，同時我們也在檔案網站上提供瀏覽，以便提供瀏覽觀看和重復利用。除了上面的兩個步驟之外，作為照片檔案的管理者，要做一個檔案有心人，要做好檔案的監督工作，平時要密切關注學校的各種重大活動，以防有漏網之魚。比如在2010年世博會上，我們學校旅游學院的學生曾參與世博開幕國宴招待服務，里面有學生接受軍訓，模擬招待等珍貴照片，但是我們檔案館一直都不清楚，直到今年學校要建校史館，到學院走訪調研，才收集到這組照片。3.征集照片，通過學校師范學院的攝影協會和社會各界攝影愛好者，征集學校各方面的照片。4.主動拍攝照片，照片檔案管理者要主動走出去，隨時留意學校新變化，進行拍攝保存。

二、加強高校照片檔案的文字信息完整性

雖然現在的數碼照片和傳統照片檔案在組成部分方面有所區別，數碼照片由數碼照片、EXIF信息和文字說明組成（2012年的《數碼照片歸檔與管理規范》），而傳統照片由照片、底片和文字說明組成。但是文字說明一直是照片的三大組成部分之一，也說明了文字說明對于照片檔案的重要性。

文字說明是照片內容的補充，是照片形象的靈魂。照片畫面的固定性和表面性決定必須用文字說明加以補充、豐富，只有文字說明才能充分的表達出照片中所含的深層的內容和特殊意義。如，我們學校一所并軌學院中的一座水塔，只看照片不知道真正的意義，和很多學校的水塔一樣，只是一座水塔，這次我們學校建校史館，走訪了這所并軌學院的第一任校長，聽他講述才知道這座水塔見證了學校安全飲用水的歷史，也了解到這座水塔是80年代建校初期，學校校長越級到省政府請示，副省長親自批示4萬元，專款專用修建學校的飲水工程。從而補全了這張照片的文字說明。離開了文字說明，就無法去了解和認識這些歷史事情，從而也使照片檔案失去了歷史記憶的作用。

文字說明實行主動移交和時時跟進原則。文字說明也是照片檔案收集的一個難點。以學校宣傳部為例，拍攝者對于拍照的目的都是從新聞價值的角度去考慮，往往忽略了歷史保存的價值性，所以在文字說明方面就尤為缺少，只寫明時間和活動的簡要標題，而忽略了其他要素，更加不會為每張照片去寫題名。檔案管理人員只能看圖寫字，寫出表面的內容。而現在隨著互聯網技術的廣泛應用，學校門戶網站的地位也越發凸顯，學校重要的會議等活動都會在學校的門戶網站上以新聞的形式予以發表，以宣傳部的照片為例，在2011年的活動照片中，有82.47%的活動都可以在門戶網站上找到，在2012年，有84.23%；2013年，有90.03%。借此我們在對照片檔案的年度立卷和平時收集時，要求歸檔部門除了提供照片之外還要把新聞電子稿一并歸檔，新聞稿中不僅有著時間，地點、人物等信息，還有豐富的事件和背景等信息，很大程度上已經補全照片檔案的文字說明。沒有新聞稿的活動在沒辦法寫清楚文字說明的情況下，退回相關部門，要求寫清楚之后再交上來。

三、照片選取實行兩步走原則

隨著數碼技術的廣泛應用，我們面對著海量的電子照片，要從中選出需要保存的照片，這個不僅是對檔案員耐心的考驗，也是對照片理解的考驗。對于照片選取的的環節，一直都不被人重視，甚至認為是一項可有可無的工作。事實上，照片的選取就是檔案鑒定環節，是“判斷檔案真偽和價值的過程”。隨著大數據時代的到來，數碼照片幾何級數的遞增，必定要求與其想適應的照片檔案鑒定，其要求更高、分量愈重。

我們學校的照片檔案實行兩步三套制歸檔管理。第一步，我們要求移交部門以“原始、全面、真實、清晰”為原則，對照片進行初步篩選，然后把經篩選后的電子照片移交到檔案館；第二步，電子照片的數量很龐大，比如我們學校就宣傳部2011年移交的照片為16800張，2012年為18487張，2013年12138張。檔案館以“去粗存精、主題鮮明、信息量豐富”為原則把部門移交的電子照片進行再篩選，把精選出來的照片實行電子與紙質雙套制歸檔。

在照片的選取中要注意一點是一些重大的活動，比如學校主辦國家級的活動或者著名的人物來學校視察等大家比較關注的照片，要適當的多挑選清洗幾張照片保存，盡量保存全面詳細，以備今后各種之需。

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