在信息化時代如何確保檔案的安全

任曉萍

[摘 要]信息化技術的快速發展，使我們進入了信息化時代，在信息化時代，信息安全具有極為重要的意義，其已不是簡單的保密問題，而且關系到信息的真實性、完整性和有效性。檔案作為信息的儲存庫，特別是在信息化環境下，電子檔案從形成、流轉及歸檔保存的整個過程中都存在著嚴重的安全隱患，所以在信息化時代，我們需要做好檔案的安全保護工作。

[關鍵詞]信息化；檔案；安全；檔案實體；檔案信息；檔案管理

檔案的發展從紙質檔案開始向電子檔案發展，從傳統意義上來講，檔案的安全不僅包括檔案的實體安全，而且還包括檔案的信息安全。而在紙質檔案中，檔案安全更多體現的是檔案信息安全。而且信息化時代，檔案的信息安全與檔案的安全具有等同性，由于信息化時代，檔案信息具有較強的獨立性，檔案安全更多的是指檔案的信息安全，而已其包括了信息的真空性、完整性和有效性，同時在電子檔案時代存在著較嚴重的安全隱患，所以在信息化時代，加強對檔案的安全防護具有極為重要的意義。

一、信息化環境下檔案安全工作存在的問題

（一）缺乏統一的安全保管標準

各個不同單位和部門之間在進行電子檔案管理工作中，缺乏統一的規劃和標準，這樣就導致其移交到檔案管理部門的電子檔案在數據來源、屬性、內部結構及數據處理方式上都存在著復雜性，電子檔案出現遺漏或是丟失的現象常有發生。

（二）缺乏統一的檔案管理計算機軟件標準

信息化技術的快速發展，加快了檔案數字化的進程。目前在檔案管理工作中計算機已得到普遍的應用。但各個單位在計算機軟件技術水平和功能存在著很多不同之處，這就導致各單位之間在檔案管理軟件系統上沒有實現統一的標準，所使用的安全軟件具有很大的區別，這就導致在檔案移交過程中，檔案信息的安全性和可靠性得不到有效的保障。

（三）人才組織和配備上缺乏合理性

在信息化時代，人們對檔案的信息安全已有了理論上的認識，但在實際工作中，由于各個單位和部門之間在計算機開發應用人員的組織和配備上存在著較大的差異，而且不同工作人員對檔案安全的認識層次上也具有較大的異同，而且在檔案形成過程中還存在著較大的安全隱患，由于我們對電子檔案進行全程安全防護都存在著不同的見解，所以檔案信息真實性和保密性工作也會存在一定的問題。

二、信息化環境下保護檔案安全的具體要求

在傳統檔案管理工作中，只要保證了檔案介質上的安全性和完整性，則其存儲內容的信息的安全性和完整性則會得到有效保證。在當前信息化環境下，即使記錄、存儲的介質能夠完好的進行保存，但并不能代表其所含的內容信息能夠準確、完整的進行保存，因為其所記錄的存儲介質如果無人被人理解，則和損毀就沒有什么區別，所以在信息化環境下，對保護檔案安全具有具體的要求。

（一）電子檔案實體要安全

電子檔案在其實體形成過程中，需要由兩個部分才能完成，即載體材料和記錄材料。通常所指的載體材料包括光盤、磁盤等，而記錄材料則指電子、光子和電磁信號等。由于電子檔案需要由載體材料和記錄材料形成，所以制成材料的壽命則會直接關系到電子檔案的壽命，這就需要我們在檔案形成過程中對制造材料的安全性進行必要的保護，從而使電子檔案實體的安全性得以保障。

第一，制成材料的安全。電子檔案載體材料受外界因素影響很大，往往會因為保存不善造成破壞。而且電子檔案載體的有些損壞不易被發現，只能由設備來檢驗。

第二，環境的安全。電子檔案是存儲在磁、光介質上，因此對于保存環境的要求更為嚴格。空氣中的灰塵、氧化性氣體、酸性及堿性氣體是影響電子檔案誤碼率的重要原因。此外，溫濕度、強磁場、光線輻射等因素也時刻威脅著電子檔案實體的安全。

第三，技術的安全。一般來說，大多數信息載體的預期壽命都超過了讀寫它的硬件和軟件的技術期限，這就使得各種信息載體的已知壽命變得幾乎不安全。

第四，管理和應用的安全。對電子檔案管理上的不力和應用過程中的存取、傳輸等也會對檔案實體安全產生一些不良的影響。

（二）電子檔案信息要安全

第一，數據安全。主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管等，如操作系統存在安全隱患，會使檔案數據的真實性、完整性、保密性等無法得到有效的保障。

第二，網絡安全。在互聯網情況下，檔案材料是以二進制形式出現的。電子檔案信息的發布、資源共享、存儲等都是依托網絡來進行的，而網絡存在著太多的不安全因素，如電腦病毒、“黑客”入侵等。

第三，應用安全。即檔案管理信息系統在實際應用操作的過程中存在的安全問題。如操作人員安全配置不當，用戶安全意識不強，用戶將自己的帳號隨意轉借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等。

三、信息化維護檔案安全的具體措施

（一）保護電子檔案實體的安全

應該選擇耐久的載體材料。電子檔案需要依托于一定的存儲介質而存在，因此，選擇耐久的電子檔案載體十分重要。由于電子檔案載體抵抗外界不利因素的能力一般很弱，因此必須做好控制外界不良因素的侵入等工作。磁性檔案材料最好集中保存，與其他紙質檔案分開存放。

（二）保護電子檔案信息的安全

保護電子檔案信息的安全，需要針對技術因素和管理因素對檔案安全的威脅采取措施。因此電子檔案信息的保護主要是保證電子檔案信息不被篡改、丟失和盜竊，也就是保證了它的真實性、完整性和有效性等特性。

四、結束語

在當前信息技術快速發展下，檔案安全工作具有復雜性和艱難性，所以完善和發展檔案安全工作具有長期性和迫切性，需要我們在當前信息化環境下，加強對檔案安全工作的認識，在工作中不斷進行創新，確保檔案的安全。

參考文獻：

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