高校檔案鑒定工作存在的問題及對策

[摘 要]目前，部分高校檔案數量巨大且質量不高，對檔案鑒定工作的開展已經是高校迫在眉睫的實質性的工作。高校檔案管理人員不但要做好檔案的收集工作，而且還要具備檔案鑒定的能力，要對高校的館（室）藏檔案進行定期的鑒定，切實保證高校檔案的質量。

[關鍵詞]高校；檔案；鑒定

目前，大多數高校沒有正常開展檔案鑒定工作，只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄別就統統歸檔，形成了“有文必檔”的現象。由于一些無保存價值的文件被收集歸檔，使得館（室）藏檔案數量越來越龐大，檔案管理的工作量成倍增加，檔案管理員的負擔日益加重，嚴重浪費了檔案管理資源，阻礙了高校檔案工作的正常發展。加強高校的檔案鑒定，去其糟粕，取其精華已經是高校檔案管理部門迫在眉睫的工作。

一、高校檔案鑒定工作中存在的問題

檔案鑒定是按照已經制定的原則、標準和方法，分析和判斷檔案的價值，決定檔案是否保存及其保管期限的一項業務工作。檔案鑒定貫穿于三個工作階段的內容。一是在檔案接收階段，對檔案是否有保存價值進行鑒定，決定檔案去留的過程。二是在檔案整理階段，對檔案價值大小劃分的過程，目前檔案價值劃分為永久、定期。定期又分為30年和10年兩種。三是在檔案銷毀階段，對保管期限已滿的檔案，進行再鑒定，決定檔案存毀的過程。

從高校檔案鑒定工作在以上工作階段實施的情況來看，狀況不容樂觀，主要存在以下三個突出問題：

1.盲目接收檔案。由于檔案立卷多由文書處理部門的兼職檔案員來完成，而兼職檔案員的業務素質良莠不齊，從而造成案卷質量也是魚目混雜。而檔案部門還是照單全收，沒有嚴把檔案的“入門關”。

2.保管期限劃分不準確。檔案人員在劃分保管期限時，總是留有余地，將保管期限劃得過高的現象時有發生。

3.檔案“存而不鑒，鑒而不銷”的情況普遍存在。許多單位對到期檔案的再鑒定工作基本上都是幾年一次，甚至有的單位根本從來沒有對到期檔案進行過再鑒定。即使是已經鑒定過的檔案也是暫存，沒有銷毀。

二、高校檔案鑒定工作存在問題的主要原因

1.檔案鑒定意識不強。不少檔案管理人員認為，只要檔案館（室）資料齊全，學校檢查檔案收集工作的時候有據可查，鑒不鑒定都無關緊要。很多學校在進行檔案評估時，對檔案是否經過鑒定不作要求，只要需要檢查的材料都有就行。許多高校的檔案管理人員配備不足，也沒有正規的經過培訓的鑒定人員進行檔案鑒定工作，使得檔案鑒定工作遲遲不能開展。

2.館藏量標準的盛行。檔案工作的考核、評估體系、晉級標準都和館藏量有直接聯系，甚至長期以來核定管理人員的編制都是靠館藏量來確定。在業績評比中，數量上的比較操作起來比較簡單也很直觀，而質量上的比較則很難把握。這種現實的壓力導致檔案部門一味的追求館藏量。

3.求穩思想，怕承擔責任。檔案的本質屬性決定了它的唯一性，一旦銷毀，就無法找到替代品。因此檔案鑒定是要承擔風險的一項工作。致使許多單位在檔案的銷毀上非常謹慎，認為檔案只要存在庫房里，總比萬一銷毀錯了，承擔事故責任要保險得多。

4.檔案鑒定工作的難度大。“檔案價值的潛在性、檔案價值鑒定的預測性以及簡單結果一定程度上的不確定性”，增加了檔案人員對于檔案價值鑒定工作的畏難心理。檔案鑒定的主觀性較強，跟一個人的業務素質、習慣等都有關系，尺度不好把握。

5.檔案鑒定的方法和標準相對滯后。《檔案法》、《高等學校檔案管理實施辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等雖然都對檔案鑒定做出了規定，但很不明確詳細，例如條款中有諸如此類表述“一般的、重要的”，這種模糊的表述，就會造成實際工作缺乏可操作性、指導力度不強，檔案部門執行起來有困難。

6.檔案鑒定程序復雜，工作強度大。檔案鑒定工作的程序復雜，要剔除沒有價值的檔案，重新編排文件目錄，重新填寫案卷目錄和專題目錄，工作量很大。若進行一次全面的檔案鑒定，需要耗費很多的人力、物力和財力。

三、加強高校檔案鑒定工作的對策

1.強化檔案鑒定觀念。20世紀末，檔案界已經把優化館藏作為檔案館（室）建設的指導思想。檔案部門應主動轉變觀念，順應發展要求，正確處理豐富館藏與優化館藏的關系，既不能為了豐富館藏而不加以鑒定地濫收，也不能為了優化館藏而剔除了具有潛在價值的檔案。

2.建立專門檔案鑒定機構。應成立由單位分管領導、檔案人員組成的檔案鑒定委員會或鑒定小組。鑒定委員會（小組）要有明確的鑒定內容、鑒定程序、鑒定計劃，并由專人負責，制定鑒定工作計劃、提出鑒定銷毀的意見，并報委員會審批，使檔案鑒定工作穩步推進。

3.培養檔案鑒定人才隊伍。檔案鑒定工作質量的高低主要取決于鑒定人員專業水平和責任心，應將有相應鑒定工作專業知識并熟悉檔案鑒定標準的人員，納入到鑒定委員會（小組），并重視鑒定骨干人才的培養，建立多層次、多渠道的培養機制，多參加學習研討班，也可請檔案鑒定專家來學校進行培訓，提高鑒定水平。

4.鑒定工作列入工作計劃。檔案鑒定工作同檔案整理、檔案接收等其它檔案工作一樣，也是必不可少的工作環節和業務程序，要定期開展，將鑒定工作列入年度計劃和長遠規劃，由“軟任務變為硬任務”，由“可做可不做變為必做”，保證檔案鑒定工作有序開展。

5.鑒定工作納入檔案評估體系。檔案評估水平不要僅停留在表面的規模，更要關注檔案文件是否優化、保管期限是否合理等層次的問題。檔案鑒定的納入，將促進檔案評估體系的健全，引導檔案工作良性發展。

6.修訂相關規章制度，完善檔案鑒定細則。2006年國家檔案局頒發的《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定》、《文書檔案保管期限表》是我國檔案鑒定的指導性文件，但是隨著新類型檔案的出現，這些鑒定規定已不能適應要求。高校應結合本校實際，從具體情況出發，編制適合本校的、具體的、可操作的《歸檔范圍和保管期限表》，作為學校鑒定工作的標準。

7.多種鑒定方法的相結合。目前檔案鑒定方法有來源原則、高齡原則、文件雙重價值理論，這些不同的方法起到互相補充的作用。在制定保管期限表中應結合多種鑒定理論，力求科學性客觀性。這樣才能使檔案鑒定工作適應各種復雜情況，避免檔案人員的主觀因素，影響檔案價值的鑒定。

高校檔案鑒定工作是一項基礎業務工作，也是檔案部門亟待探索的一項工作。檔案部門應以積極的態度來面對，科學的精神來實踐這項工作。認清檔案鑒定工作的現狀，揚長避短，發揮檔案鑒定工作優化館藏的作用，為合理配置檔案資源，發揮檔案的社會功能，更好地為社會主義現代化建設服務。

參考文獻：

[1]魏小平.檔案價值鑒定工作中存在的問題與對策[J].廣東檔案，2005（6）.

[2]王秀蘭.檔案價值鑒定工作之我見[J].蘭臺世界，2007（14）.

作者簡介：許美娟，女，1967年10生，漢族，江蘇常州人，常州開放大學綜合檔案室，副研究館員，研究方向：檔案管理。