淺談公共行政對檔案信息化的影響

杜永波

[摘 要]隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，人類社會進入了信息時代。信息化社會賦予工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇。同時也提出了更高的要求。本文就公共行政對檔案信息化的影響進行探討。

[關鍵詞]公共行政；檔案信息化；影響

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。檔案信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

公共行政，即行政管理，是指國家行政機關依法管理國家事務和社會事務的組織活動。

一、檔案信息化對行政人員的影響

行政人員由于身處現代信息社會，不可避免地要受到信息技術發展的影響。具體表現為：

（一）體能的延伸與增強

借助于信息技術，如電信、機器辦文辦事、遠程會議，打破了時空限制，行政人員可以看到、聽到、觸覺到以前無法感知的事物，可以完成以前體能無法完成的工作。

（二）開闊視野，提高判斷、分析和解決問題的能力

信息技術的開發可使行政人員及時獲得大量信息，有助于他們邏輯地、辯證地和系統地思考問題。互聯網提供了獲取信息的極大便利，使得行政人員“秀才不出門，而知天下事”、“運籌帳幅之中，決勝千里之外”成為可能。

（三）時間和精力的節約

信息技術節約了原來靠人腦和文件處理信息所消耗的大量時間和精力。跨越時空，降低了信息傳輸的時間成本、人力成本。

（四）觀念的更新

行政人員要適應信息時代的要求，就必須更新傳統觀念，樹立效率觀念、創新觀念、服務觀念、競爭觀念、民主觀念、法治觀念等現代化觀念。

（五）激勵行政人員的全面發展

信息技術的應用既對行政人員的知識和技能提出了更高的要求，又節約了行政人員的精力與時間。前者成為行政人員不斷學習與培訓的直接動力，后者則提供了可能與機會。信息技術帶來的教育方式的更新（如網絡學校）更為行政人員學習現代化的管理知識，掌握與運用現代化的行政管理技術和工具提供了極大的便利。

二、檔案信息化對行政方法的影響

信息技術與行政方法密不可分。所有行政方法都要有相應的信息支持，而有些行政方法就是專門為保證信息流通而創立的。信息技術發展引起行政方法的創新主要通過以下途徑：

（一）改善現有行政方法的信息基礎和信息通訊手段

例如目前行之有效的網絡規劃技術，就運用了先進的信息技術予以支持，從而大大提高了行政管理效能。網絡規劃技術源于19世紀末美國學者村特發的首特圖，后發展為橫條圖形計算法，這是一種較為簡單的安排工序和時間的圖表。后來隨著科學技術的發展而不斷改進成為網絡規劃技術。網絡規劃技術又有較高的科技含量，其工作程序的模型化建立就得益于計算機等信息技術的運用。

（二）創立全新的行政方法和行政措施

信息技術的發展使決策支持系統（DSS）、電子會議系統、遠距離控制、分布式工作的統一協調、動態網絡計劃成為可能；目前，我國政府上網工程就采用了一整套全新的管理方法，如人民銀行網上支付、海關總署報關單和外匯聯網的外匯核銷系統、工商局紅盾信息網提供企業數據庫、國稅總局增值稅發票稽核系統和電子報稅等。這些管理方法提高了行政效率，降低了行政成本。

（三）中間管理層的縮減以至取消

中間管理層是信息通訊技術落后的產物，它的存在既減緩了信息傳遞的速度，又易造成信息的嚴重失真。這種失真的原因有多種，其中一個原因就是不同層次為了爭功而導演的“官山數字，數字出官”現象，這也是信息傳遞不暢的結果。現代信息技術將通過加強操作執行層與高層決策的直接溝通，逐步縮減以致最終取消中間管理層，管理幅度增寬。信息技術值管理者和其下屬可以隨時了解對方的狀態和意圖，而且僅占用很少的精力和時間，所以一個管理者能夠指導更多的下屬人員，增寬管理幅度。這一趨勢對于行政機構改革有一定的啟發。

（四）行政組織績效的改進

信息技術的發展極大地提高了工作效率，使得一個行政組織要完成與過去同樣的工作量所需行政人員大為減少，從而使行政組織更加精干高效。行政組織中信息技術的采用有利于提高行政組織產出績效和促進行政組織成員的自身發展。信息技術可保證行政組織成員間的全方位溝通和組織與組織之間的信息交流。

三、檔案信息化對行政公文的影響

行政公文，是指機關、部門、團體在處理公務活動過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件。信息技術日益滲透到辦公或其他業務環境，如行政部門的辦公自動化系統和電子政務等，便產生了電子文件，這是一種特殊性質和特殊形式的行政公文。它具有許多與傳統行政公文不同的特點：（1）信息的非人工識讀性；（2）系統依賴性：電子文件的使用依賴于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件；（3）載體的無信息性：從遠古的甲骨、綿帛、竹筒到紙張，載體的意義遠大于“承載物“這一項，它和載于其上的外部特征，如字跡、書寫材料、簽字、印章等共同構成文件原始身份的“證明人”，但對于電子文件，載體本身及其上的外部信息消失得無影無蹤；（4）信息的靈活處理性：制作電子文件時，我們可以任意地增、刪、改。單純從電子文件本身來看，修改的痕跡蕩然無存。這一靈活性是傳統行政公文無法比擬的。

參考文獻：

[1]張立軍.檔案信息化建設工作探析[J].黑龍江檔案，2012（03）.

[2]張曉春.加強檔案信息化建設做好檔案工作[J].蘭臺世界，2008（11）.