結合實際談如何做好高校辦公室日常教學管理工作

鄭慧軍++高翠竹

摘 要：高校教學質量的提高需具備一支優秀的師資隊伍，同時也需要一批優秀的教學管理人才。教學管理在高校管理中占有特別重要的地位，辦公室的教學管理工作是高校管理工作的一個重要環節，是院系行政辦公室工作的重要組成部分。院辦公室教學管理工作政策性強、業務性強、服務性強，工作量也很大。因此，加強院辦公室的教學管理對學校的總體發展起著不可忽視的作用。

關鍵詞：高校 日常 時效性 服務意識

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0176-01

1 強調工作的時效性、規范性

院辦公室的教學管理工作具有一定的時效性，由于院辦公室的教學管理工作繁雜、時間緊、要求高，任何一個環節稍有拖拉和疏忽都有可能影響到整個教學工作和教學質量，甚至可能出現教學事故，影響教學工作的正常運行，因此作為高校院辦公室的教學管理人員教學秘書的管理工作一定要做到及時、準確。面對教學事務頭緒繁多，教學秘書應熟悉各學年、各學期、各時段的事務流程，要考慮院系與學校整體的關系，從時間和空間上妥善安排，做到有計劃、分輕重緩急地完成各項教學任務。例如：學生的考試工作是教學秘書管理中一項十分重要的工作，尤其是基礎院系數學的考試工作涉及學生面廣的復雜性，特別是線性代數、概率統計等工科數學課程，不同的專業不同的年級有不同的學時要求，課程類別和考試性質也不同，為了能夠把有關事宜及時通知到每一位學生，教學秘書要提前兩周就對學生的考試進行合理的安排，通過各個院系的教學秘書及時準確地把考試科目、考試時間和地點安排傳達給每一位學生，從而保證考試工作正常有序地進行。

教學秘書應該嚴格遵守教學管理規章制度，熟悉掌握學校教學工作的有關規章制度，熟悉掌握本學院各專業的教育教學規律和培養計劃并認真貫徹執行，能夠熟練向學生介紹有關課程設置和學籍管理等方面的知識，尤其是基礎課院系的教學秘書還要面對全校各院系學生的日常關于考試等相關事宜的問答，還要處理學生查閱試卷，學生緩考申請等等相關事宜，這些工作看起來都十分簡單，實際上卻是十分復雜的。要做到每一項工作都具有規范性，每一項工作都做到有條不紊，是很不容易的。這是因為在實際的工作運行中會遇到各種各樣的困難。比如說：學生的畢業審核工作就是一項十分繁雜的工作，他的審核結果將決定學生的一生。不同的專業有不同的培養計劃，不同的專業有不同的課程要求和學分要求，不同類別的課程有著不同的學分管理。學生在四年的大學生活里所學的課程不下幾十門，這幾十門課又包含必修、選修還有輔修、雙學位等，還有部分學生有重修、緩考等等情況。加之還有中途休學，轉專業，延長學年等等一些復雜的情況，要做到每一位學生的成績都做到準確無誤，教學秘書每學期要定期查看教師錄入學生成績情況，并督促學生監督與配合，及時登陸個人教務系統查看自己成績是否有漏登或錯登現象，以便及時發現問題并解決問題。

2 增強服務意識，做好系部的服務工作，提高自身能力

教學秘書的工作就是為了教學服務，為師生服務。因此，教學秘書要牢固樹立“替師生著想，為教學服務”觀念，堅持“以人為本”的理念，全面地服務教學、服務教師、服務學生。作為院部的服務窗口，為保證教學工作的正常進行，教學秘書要有強烈的事業心和高度的責任感，要把這些責任感和服務意識融入到具體的工作中，教學管理的目的是要規范教學秩序，提高教學質量。因此在教學管理中應強調管理和服務意識，管理與服務相輔相成缺一不可，提倡通過管理教學實現服務于教學的目的和寓管理于服務之中的工作方法，實現服務和管理的有機統一。這就決定了教學秘書言談舉止要和藹，應有較強的責任心、辦事認真，除此之外，教學秘書還要有良好的協作意識。一方面要完成教務處所布置的任務，另一方面要學會借助有效的溝通手段協調系部與學院職能部門的關系。同時又處處以集體利益為重，自覺維護院部的形象和聲譽。作為教學秘書應該充分發揮自己的潤滑劑作用，從全局出發，主動做好領導成員之間的通氣協調工作。為達到溝通暢通，需要教學秘書具有良好的協調能力，在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，不同的部門要有不同的溝通方式，不同的老師要有不同的傳達方式和處理方法，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。

3 教學管理要與時俱進，具有科學性

（1）科學性

教學秘書工作繁雜、瑣碎，重復性強，不能一味的墨守陳規，傳統的管理思維必須改變，只有不斷改進工作方法，才能提高解決問題的能力。如今，計算機的使用已廣泛地進入高校機關的各個部門，教學管理工作正逐步走向現代化、科學化。熟練掌握和使用計算機是教學秘書應具備的基本技能。

教學秘書要能夠熟練運用office辦公軟件，熟練掌握教務管理系統的應用，利用教務管理系統對學校的院系信息、學籍成績、教學計劃、教師和學生開課通知單、學生的畢業管理、教師綜合信息、教師和學生的教務系統登錄密碼等實行網絡管理，這樣才能使本院的日常教學管理工作更加科學化，以適應未來工作的各種要求。

（2）傳統與現代化管理手段相結合

同時管理方法要不斷改革和創新。以往很多繁雜事情或是通知等一些大小事情都是挨個打電話通知，既費時又費力，為了節省工作時間，我給院里申請了一個公共郵箱，建立了QQ群，并開通了手機飛信功能，飛信和電子郵箱、QQ群相結合的現代化手段大大提高了工作效率和質量，對于一些事務性通知直接群發飛信。而對于一些文件性通知材料發到公共郵箱或QQ群，并使用飛信進行通知。這樣就有效避免了有些老師不上QQ或公共郵箱而耽誤工作。但是對于一些緊急重要事情不能過分依賴于這種手段，也要打電話確認通知，以免耽誤教學重要事宜。

在高校的教學管理中，辦公室教學管理處于極其重要的位置，高校的各級領導、全體師生應對此有足夠的認識，尊重并密切配合教學秘書開展工作，逐步穩定教學管理的隊伍，提高他們的積極性，使高校辦公室教學管理工作邁上一個新的臺階。endprint