新時(shí)期科技檔案現(xiàn)代化管理思路研究

鮑向榮

摘 要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，科技檔案的管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，加強(qiáng)科技檔案的管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。該文從科技檔案的內(nèi)涵及科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性入手，簡要分析了當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，并有針對(duì)性的提出了新時(shí)期加強(qiáng)科技檔案現(xiàn)代化管理的途徑，以期促進(jìn)我國科技檔案現(xiàn)代化管理工作的新進(jìn)展。

關(guān)鍵詞：科技檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）07（a）-0167-01

21世紀(jì)，是信息技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時(shí)代，對(duì)科技檔案的管理工作提出了更高的要求，并深刻影響著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。科技檔案是組織科研成果的重要載體，是實(shí)現(xiàn)信息傳遞、進(jìn)行技術(shù)交流的工具，加強(qiáng)科技檔案現(xiàn)代化管理工作至關(guān)重要。近年來，科技檔案的現(xiàn)代化管理取得了一定進(jìn)展，但檔案管理方法和手段等與世界先進(jìn)水平相比，還存在一定差距，因此檔案工作者應(yīng)綜合運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段及管理方法，不斷促進(jìn)科技檔案管理質(zhì)量和效率的提升，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

1 科技檔案現(xiàn)代化管理的必要性和重要性

科技檔案，是科技人員在科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，其具有很高的科研價(jià)值，是科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要形式和手段，在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用，因此促進(jìn)科技檔案的現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行。首先，實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理是我國現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，合理開發(fā)和利用科技檔案，有利于經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高。其次，檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，科技檔案的種類和數(shù)量劇增，這就對(duì)其保管和利用工作提出了更高的要求，而傳統(tǒng)檔案管理方法和手段不能適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展需要。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為科技檔案現(xiàn)代化管理提供了必要的技術(shù)支持。所以，檔案管理的現(xiàn)代化是國家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展、檔案工作進(jìn)一步提升的需要。

2 科技檔案管理工作存在的主要問題

科技檔案是科技信息的載體，需廣大科技檔案工作者不斷地去挖掘與探索。然而，當(dāng)前部分檔案工作者未從實(shí)質(zhì)上認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的意義，對(duì)其現(xiàn)代化管理缺乏重視，無法與計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等有效融合，科技檔案現(xiàn)代化管理未得到有效實(shí)施。總結(jié)而言，科技檔案管理工作主要存在以下問題：（1）科技檔案的開發(fā)利用程度不夠。在檔案管理過程中，重藏輕用，缺乏對(duì)科技檔案信息的多角度和多層次開發(fā)和挖掘，檔案服務(wù)處于被動(dòng)狀態(tài)，缺乏對(duì)檔案利用效益的反饋機(jī)制建設(shè)。（2）科技檔案有較高的技術(shù)保密性，但由于缺乏完善的科技檔案安全管理制度，科技檔案信息秘密性認(rèn)定的范圍不科學(xué)，對(duì)科技檔案的保護(hù)力度不夠。（3）檔案的基礎(chǔ)工作存在不足。如收集、鑒定、整理檔案工作過于粗糙，檔案材料在頁碼編號(hào)、檔案排序及材料分類、入庫等環(huán)節(jié)上存在漏洞，科技檔案歸檔材料不完整，立卷工作的不規(guī)范等，科技檔案信息資源的研究和編纂的開展工作不科學(xué)。（4）缺乏先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備、專業(yè)人員及相關(guān)的制度及管理體系，對(duì)檔案數(shù)字化管理模式等工作較少涉及，造成科技檔案管理和利用效率偏低等問題。因此，科技檔案的現(xiàn)代化管理已成為大勢(shì)所趨。

3 科技檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)施途徑

3.1 提高科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科技檔案管理的關(guān)鍵在于提高科技檔案工作者的現(xiàn)代化管理意識(shí)，檔案工作者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)科技檔案的重要作用，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的工作觀念，打破傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)格局，變分散式為集中式管理，變傳統(tǒng)式為現(xiàn)代式管理。同時(shí)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，積極開發(fā)科技檔案信息資源，開創(chuàng)檔案工作新局面。為使我國科技檔案現(xiàn)代化管理有章可循，有法可依，應(yīng)堅(jiān)持以《檔案法》為核心，不斷完善科技檔案管理制度，制定更為具體、具有可操作性的規(guī)章制度，從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有具體明確的規(guī)定。如健全科技檔案接收保管制度、科技檔案整理制度、科技檔案借閱制度、科技檔案鑒定銷毀制，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 與時(shí)俱進(jìn)，加快科技檔案信息化管理進(jìn)程

科技檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。科技檔案管理者應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作。首先，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體科技檔案的數(shù)字化工作，推進(jìn)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；其次，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，建立檔案管理和使用的專業(yè)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接與外網(wǎng)的連接，促進(jìn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和資源的共享化，促進(jìn)科技檔案管理模式的變革。

3.3 加強(qiáng)科技檔案編研工作，重視科技檔案的開發(fā)和利用

收集、歸檔、整編、保存是科技檔案管理的基礎(chǔ)性工作。科技檔案的管理應(yīng)注重夯實(shí)基礎(chǔ)，完善科技檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管等工作流程，采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，為其開發(fā)利用提供保障。為促進(jìn)科技檔案的開發(fā)和利用，應(yīng)促進(jìn)科技檔案的編研工作，對(duì)科技檔案信息進(jìn)行深加工，合理排列、組合、摘編、匯集科技檔案材料，對(duì)價(jià)值大、利用范圍廣的檔案資料可做專題著述，在這一過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)，以滿足用戶的不同需求。不同檔案管理部門科技檔案的構(gòu)成結(jié)構(gòu)、資料信息量及質(zhì)量各不相同，因此經(jīng)加強(qiáng)合作和交流，形成橫向合作交流機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.4 注重人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員整體素質(zhì)

科技檔案工作科技含量高，涉及面較廣，管理人員的素質(zhì)高低直接影響科技檔案的現(xiàn)代化管理。因此，應(yīng)不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，改變科技檔案人才匱乏的局面。首先，檔案管理部門要通過建立學(xué)習(xí)型組織，促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能的提升，在全面掌握科技檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，又熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)為用戶提供服務(wù)。同時(shí)提高科技檔案工作者的待遇和地位，增強(qiáng)其凝聚力。另外檔案管理工作者應(yīng)注意從自身做起，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握科技檔案管理業(yè)務(wù)的原則和方法，認(rèn)真學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在工作中大力弘揚(yáng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、樂于奉獻(xiàn)的檔案工作優(yōu)良傳統(tǒng)，大膽創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)科技檔案工作在理論上、體制上和機(jī)制上的創(chuàng)新。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式已不能適應(yīng)這種新形勢(shì)的需要。檔案管理現(xiàn)代化是新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此檔案工作者必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，采取各種有效措施，建立一套完備的現(xiàn)代化管理體系，加快推進(jìn)科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提高科技檔案信息資源的規(guī)范程度和利用效率，以有效推動(dòng)我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)展。

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