新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)

秦曉霞

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，以及企業(yè)管理模式的變化，管理體制的核心問題是權(quán)力的劃分與職能的運(yùn)行，以求適應(yīng)企業(yè)管理工作。企業(yè)檔案管理模式是一個動態(tài)的事物，檔案管理效益的提高對企業(yè)管理效益的全面提高具有積極作用。

企業(yè)檔案管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的重要組成部分，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理體制！模式的研究解析，有利于企業(yè)先進(jìn)檔案管理體系的形成，有助于全社會現(xiàn)代化檔案信息意識的提升"檔案理論與現(xiàn)實(shí)工作實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，提高了企業(yè)檔案管理效率，加深了企業(yè)對自身存在問題及管理狀況的認(rèn)知程度，優(yōu)化了現(xiàn)代企業(yè)管理制度，對企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識管理信息一體化的實(shí)現(xiàn)極具理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運(yùn)動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

二、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案管理體制與模式

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動中產(chǎn)生的，分為管理性檔案、科技類檔案、會計(jì)銷售類檔案和人事類檔案，是企業(yè)各項(xiàng)活動的原始記錄。其特征包括企業(yè)檔案形成的職能性、內(nèi)容的變化性和效用的執(zhí)行性。其中形成的職能性是指檔案是在企業(yè)管理、技術(shù)開發(fā)以及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中以職能為基礎(chǔ)按部門、專業(yè)特征形成的；內(nèi)容的變化性是指檔案形成是一個動態(tài)的過程，效用的執(zhí)行性是指檔案作為工作成果的表現(xiàn)形式和指導(dǎo)工作的依據(jù)。企業(yè)檔案工作是遵循企業(yè)活動的客觀規(guī)律，它包括企業(yè)檔案形成和運(yùn)轉(zhuǎn)、企業(yè)檔案的積累、企業(yè)檔案的整理、企業(yè)檔案的利用以及企業(yè)檔案的歸檔或銷毀。充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)決策和管理作用，完善檔案的形成過程，按照一定的原則和方法加以鑒別，貫穿于檔案形成到歸檔或銷毀的全過程，提供利用者檔案，及時滿足用戶利用需求。管理是人類社會最普遍、最重要的活動之一，管理體制的核心問題是權(quán)力的劃分與職能的運(yùn)行，管理在社會中起著十分重要的作用，管理模式是指管理活動的標(biāo)準(zhǔn)樣，是管理形式的研究范疇。企業(yè)檔案管理體制是指企業(yè)檔案管理組織制度和形式，大體分為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理型、檔案專業(yè)化管理型、文獻(xiàn)信息綜合管理型以及檔案家族式管理型。企業(yè)檔案管理模式具有綜合性、動態(tài)性與多元性，不同類型企業(yè)應(yīng)選擇不同檔案管理模式，在確定具體管理模式時應(yīng)當(dāng)考慮檔案管理思想要與企業(yè)需求相適應(yīng)，重心應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營形態(tài)相適應(yīng)，觀念應(yīng)與企業(yè)競爭相適應(yīng)；檔案管理方式要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)，加強(qiáng)對企業(yè)外部相關(guān)信息的搜尋與保存，應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐；與國家檔案法規(guī)要求相符的原則。確定檔案管理模式中的自主作用，確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，企業(yè)檔案管理要在符合國家相關(guān)法規(guī)的規(guī)范下進(jìn)行。

三、檔案一體化的原則

在實(shí)行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能

度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。

四、改革傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制與模式

隨著企業(yè)檔案所有權(quán)的變化，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案成為企業(yè)財產(chǎn)不可分割的重要組成部分，標(biāo)準(zhǔn)化成為檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提，改革國加強(qiáng)了規(guī)范檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的程序，通過檔案收集過程規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案利用價值的最大化和案卷完整化，進(jìn)行了檔案的著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、編目等環(huán)節(jié)的規(guī)范，達(dá)到了檔案的提供和利用的有效性。加強(qiáng)了整合，促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，并將企業(yè)檔案管理工作納入到科技工作程序，使質(zhì)量管理體系的過程得到有效的運(yùn)作和實(shí)施。檔案管理建立起由一個系統(tǒng)來控制和處理檔案的構(gòu)架，從建設(shè)起就將自己定位于企業(yè)行為，保證了自己對半現(xiàn)行和非現(xiàn)行檔案的利用效率。組織機(jī)構(gòu)是檔案工作得以依托開展的組織實(shí)體，它促進(jìn)了企業(yè)效力的提高，為其檔案運(yùn)行制定了一系列制度保障，使檔案管理的工作流程控制得以完善，其工作流程控制具體為辦公室控制檔案形成版本，對外發(fā)文中的授權(quán)人簽署制度，完善檔案形成標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對檔案實(shí)現(xiàn)了傳遞制度，企業(yè)內(nèi)部發(fā)文管理要求以備忘錄形式進(jìn)行管理。進(jìn)行了檔案時效性控制，規(guī)定過期檔案處理由保管人員提出申請。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理過分依靠行政力量的推動，自我發(fā)展動力不足，按單一的檔案管理模式進(jìn)行，缺乏管理效益的管理思維。而外資企業(yè)在檔案管理上的優(yōu)勢，是檔案管理有強(qiáng)烈的成本觀念，能夠充分利用社會資源，檔案管理模式可以依照企業(yè)實(shí)際選擇，理注重法制化、制度化，標(biāo)準(zhǔn)化工作建設(shè)，達(dá)到實(shí)現(xiàn)效益最大化目標(biāo)。企業(yè)檔案管理成本的有效控制的意義在于企業(yè)檔案管理成本的降低，其企業(yè)檔案管理成本是企業(yè)活動成本組成，意味著企業(yè)在產(chǎn)品價格方面的競爭優(yōu)勢，和創(chuàng)造同等數(shù)量的財富將耗費(fèi)更少的資源。因此，利用企業(yè)數(shù)字化改造，能夠完善企業(yè)信息化管理。我國社會正處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，企業(yè)管理模式隨著經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步發(fā)生了巨大的改變，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化深入企業(yè)檔案也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，為適應(yīng)實(shí)踐發(fā)展，理論也相應(yīng)變化。企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)向分散管理或集中一分散結(jié)合管理，轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，企業(yè)檔案社會化協(xié)作得到加強(qiáng)，因此，市場化是企業(yè)檔案管理的趨勢，社會化是企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向，法制化規(guī)范是企業(yè)檔案管理發(fā)展的目標(biāo)。

加強(qiáng)對新時期檔案管理體制！模式的建構(gòu)研究，有利于依法治檔工作的順利開展，有利于提高檔案管理質(zhì)量，有助于檔案管理現(xiàn)代化水平的提升和檔案信息的開發(fā)利用，具有十分重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

（作者單位：中交二公局鐵路工程有限公司）