讓醫院檔案不再“沉睡”

張蕾

醫院檔案資料記載了醫院歷史發展，是推動醫院發展的寶貴資源。但是大多數人并不了解醫院檔案室，亦不知曉如何利用檔案室資源，使得一些辛苦得來的寶貴資料漸漸成為塵封的過往。分析原因，多為院領導不重視、檔案管理員不專業、收集資料過程中相關科室不配合、制度不完善導致檔案工作日漸邊緣化。如何把檔案轉換為創造力，是每個檔案管理工作者應該思考的問題。

隨著醫療衛生事業的發展和人民群眾對醫療衛生服務需求的不斷提高，當下醫院發展面臨巨大挑戰。醫院多年積累下來的檔案資料記載了醫院歷史發展的大量信息內容，是推動醫院發展不可多得的寶貴資源。但是在目前的檔案管理工作中，大多數人尤其是臨床一線的醫護人員并不了解醫院檔案室，亦不知曉如何利用檔案室資源，從而造成一些很有價值的資料尤其是科研資料“一進檔案深似海，束之高閣無人知”，漸漸成為塵封的過往。讓檔案資料重新活躍起來，為醫院發展再次發光發熱成為當務之急。

檔案工作不能有效發揮效能，有以下幾方面原因：

一、醫院領導對檔案工作不夠重視，檔案室工作邊緣化。很多醫院現檔案用房狹小，管理設備陳舊，檔案室條件落后。

二、檔案工作人員專業性差，檔案管理工作偏重于保密性，不重視開發檔案利用價值，導致醫院檔案成為單一的領導專屬保密性文件。

三、職能科室在年度檔案收集工作中不理解，不配合，上交檔案資料不完整、不及時。為了自己查閱使用方便，只交給檔案室一些用不到的資料或是復印件，而將一些不可復制的重要資料留在科室中保存而不愿上交檔案室。而由于其保存意識和保存條件的欠缺，又造成一些不可挽回的損失。

四、沒有形成完善的檔案利用制度，大多數檔案只對領導或少數職能科室公開，大多數職工并沒有閱覽、使用的權利。

五、職工利用檔案的意識薄弱，因為借閱使用手續繁雜，職工認為檔案是醫院機密，除非涉及自身，不愿主動了解醫院檔案。

針對以上問題，筆者認為，要充分利用檔案，根據已有智力成果創新應從以下幾方面入手：

一、院領導應提高對檔案工作的重視，加大檔案室的現代科技投入，提高管理技術水平，盡快讓醫院檔案工作從手工收集、檢索提升到電子政務水平，實現檔案管理的自動化、現代化，增大信息量，加快檔案的收集和開發利用。

二、檔案管理人員應積極學習檔案業務知識，尤其是當地檔案局組織的業務培訓，不斷提高業務素質，提高檔案管理技能。深入臨床一線調查研究，充分了解醫療、科研、教學對檔案信息的需求，系統總結檔案管理工作，提高檔案管理水平。檔案管理人員應認識到醫院檔案不但應該為領導決策服務，更應該為醫療、科研服務，充分發揮檔案利用的最大效能。

三、應將檔案管理納入目標考核，提高職能科室重視程度，提高上交檔案資料的數量和質量，同時保證收集上來的資料真實可靠，信息準確。

四、完善檔案管理制度，形成完善的借閱流程，并為借閱者提供閱覽場所和摘錄、復印設施。

五、職工了解檔案、利用檔案的意識薄弱，主要是檔案工作很少面向普通職工，信息檢索不方便，應適當公開檔案工作，完善檢索體系。

前人的智力成果不應被埋沒，應為當前醫院發展再次增磚添瓦。檔案是記憶，如何把記憶轉換為創造力，是每個檔案管理工作者應該思考的問題。

（工作單位：青島市第五人民醫院（院辦））