國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理措施的探討

楊穎

(江西省核工業(yè)地質局二六七大隊,江西九江 332000)

國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理措施的探討

楊穎

(江西省核工業(yè)地質局二六七大隊,江西九江 332000)

在進行國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理的過程中,需要根據(jù)國防科技工業(yè)固定資產投資項目的實際情況,采取針對性的檔案管理措施,才能夠提高檔案管理水平,促進檔案管理工作的順利進行。

國防科技工業(yè) 固定資產投資項目 檔案管理

國防科技工業(yè)固定資產投資項目(以下簡稱投資項目)是準公共品的投資項目。投資項目檔案是指在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。在對其進行檔案管理的過程中,檔案管理人員需要認識到其檔案管理對投資項目的影響,如果檔案管理不善,將會造成嚴重的后果。因此,投資項目的檔案管理工作一定要做到具體和全面,并且需要及時的發(fā)現(xiàn)問題,采取有效的措施進行解決,實現(xiàn)對投資項目檔案的良好管理。

1 我國對投資項目檔案管理的要求

1.1 依法建立健全的檔案

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》要求,每項投資項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工階段的全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件建立全面、系統(tǒng)的檔案。檔案管理人員要依法對檔案進行管理,嚴格履行自身的職責,如果發(fā)生違規(guī)事件,需要按照相關規(guī)定進行處罰。

1.2 重視檔案管理工作

由于投資項目屬于公共品的投資,是百年大計,關系到國計民生的大事,需要通過檔案的方式記錄整個項目實施的過程,檔案管理人員需參與項目的管理工作,如果領導、項目參與人員及檔案管理人員不重視檔案管理工作,勢必會造成檔案記錄方面和整理方面的失誤,這對于整個投資項目來說都會造成很大的影響,甚至會造成項目無法實施下去,無法實現(xiàn)項目的可追索性,因此,重視檔案管理工作是非常必要的。

2 投資項目檔案工作的特點

2.1 收集過程復雜

由于投資項目一般工程量都較大,涉及到的內容非常多,實施時間非常長,而在檔案管理過程中,收集檔案的過程比較復雜,收集檔案的時間長且分散[1]。另外,在進行檔案收集的過程中,由于收集人員常發(fā)生變動,也增加了收集過程的復雜性。

2.2 參與部門多

在進行投資項目檔案管理的過程中,還具有參與部門多的特點,其主要是每一個投資項目在實施的過程中,會有很多的參建單位,并且每個參建單位都會有很多的部門,檔案收集工作非常的繁重,在收集檔案的過程中,需要與每一個部門進行良好的溝通與協(xié)調,才能保質、保量及時的收集整理好完善的檔案資料。

2.3 整理難度大

整理難度大主要是由于投資項目規(guī)模較大,專業(yè)性強,材料較多導致的。在將收集回來的資料進行分析篩選的過程中,需要將有用的資料留下,沒用的資料篩除,工作量是非常大的,并且整理的難度隨著資料的增多也會增加[2]。因此,需要結合投資項目檔案工作的特點采取針對性的管理措施,才能夠達到預期的目的。

3 投資項目檔案管理的措施

3.1 建立健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是投資項目檔案管理順利進行的有效保障,因此,建立全面、系統(tǒng)的檔案管理制度是重中之重,檔案管理人員只有嚴格的依照檔案管理制度進行檔案管理,才能夠保證檔案管理的科學性和全面性。在建立健全的檔案管理制度方面,主要需要做如下幾個方面的工作。一、實行領導責任制和工作崗位責任制,職責明確,相互協(xié)調,充分發(fā)揮各級各部門的工作職能。二、制定檔案歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準,就可以為管理人員指明工作方向,減少失誤,提高檔案管理的質量。

3.2 項目檔案工作與項目建設工作同步進行

從投資項目實施的那一刻起,就應該開始項目檔案管理工作。項目建設單位需將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序,建立項目檔案管理制度。而很多的管理人員在投資項目實施很長一段時間之后才進行檔案的收集整理工作,導致檔案管理質量方面出現(xiàn)了很大的問題,影響到檔案資料的真實性,對此,應該確保檔案管理工作與項目建設的同步進行[3]。通過對投資項目從立項到竣工驗收全過程的跟蹤整理資料,才能夠保證檔案資料的全面性、真實性,進而使投資項目的檔案具有更高的保存和使用價值。

3.3 建立檔案管理網(wǎng)絡體系

由于投資項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作不是一個人或幾個人能完成,它是需要各相關部門協(xié)調配合才能完成的,因此,要建立檔案管理網(wǎng)絡體系,與各個建設單位良好溝通,對各個檔案工作人員進行明確的分工、提出工作要求,如檔案資料的收集、檔案資料的篩選、檔案資料的整理以及最終的歸檔要求,這些工作都需要由檔案工作人員通過密切的合作才能完成[4]。

3.4 開展檔案的專項驗收工作

國防科工委、國家檔案局《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案驗收辦法》規(guī)定“項目檔案驗收是項目驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。”檔案的專項驗收工作主要是在投資項目竣工階段進行的,通過對檔案進行專項驗收,能夠及時的發(fā)現(xiàn)檔案中存在著哪些不符合實際情況的問題,并且通過及時的糾正,能夠確保檔案的真實性、完整性,進一步提高檔案管理的質量[5]。在進行檔案專項驗收的過程中,應該派專門的管理人員組成團隊與建設單位共同進行驗收,這樣才能夠保證檔案專項驗收落到實處,并且發(fā)揮檔案專項驗收的作用,促進檔案管理工作的順利開展。

以本隊的軍工鈾礦地質勘探設施“十一五”退役治理項目為例,該項目2007年3月申請立項,2008年7月開始施工,2010年6月竣工,2012年已完成環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、財務審計、檔案等專項驗收,2013年進行現(xiàn)場核查驗收后再進行了竣工驗收。大隊在實施該項目時,成立了項目檔案工作領導小組,制定了專項檔案管理制度,建立了一個完整的檔案管理網(wǎng)絡體系。各參建單位配備了檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理項目各階段的文件資料,并接受檔案部門的檢查指導,確保資料完整、準確、系統(tǒng)、安全。具體操作為:大隊安防環(huán)保部門負責項目立項、調研等前期資料以及項目管理文件、項目竣工驗收文件和照片檔案的收集,并分類歸檔;大隊財務資產部負責項目財務管理文件的收集、歸檔;施工單位負責項目施工階段資料的收集、歸檔;監(jiān)理單位負責項目監(jiān)理文件的歸集和整理;項目竣工驗收后,由大隊安防環(huán)保部門歸集,統(tǒng)一移交大隊檔案室。

4 結語

投資項目檔案管理工作涉及到的內容較多,工作較為復雜,并且其中還涉及到項目的保密性,因而,投資項目的檔案管理與企業(yè)的檔案管理存在著很大的差別,在進行投資項目的檔案管理中,應該結合具體的情況以及投資項目的實際特點,采取有效的措施進行管理,這樣才能獲得檔案管理的良好效果。

[1]徐禮祥.全程管理原則在固定資產投資項目檔案管理中的應用[J].沿海企業(yè)與科技,2012(12).

[2]侯偉霞.淺析固定資產投資項目檔案的管理[J].中國管理信息化,2012(13).

[3]范越,秦曉宇.國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理的探討[J].項目管理技術,2009(03).

[4]盧冬.對固定資產投資項目檔案驗收工作的思考[J].經(jīng)營管理者,2009(09).

[5]張金花,李藝坤.固定資產投資項目檔案管理工作中存在的問題及應對方案[J].機電兵船檔案,2008(05).