辦公自動化系統的應用探討

張楊

(山東藝術學院 現代技術教育部計算機中心,山東濟南 250014)

辦公自動化系統的應用探討

張楊

(山東藝術學院 現代技術教育部計算機中心,山東濟南 250014)

OA是應用計算機技術、通信技術、多媒體技術和行為科學等先進技術,其主要的應用熱點包括在企業中的應用、在行政部門管理系統中的應用和在政府財政部門中的應用。其在應用中具有以下優勢:一是提高效率;二是應用的空間巨大;三是具有較高的安全性;四是使用方便,隨著OA技術的飛速發展,其應用領域必將越來越廣闊,具有非常寬闊的發展前景。

辦公自動化軟件 通信技術 多媒體技術 行為科學

辦公自動化系統(Office Automation System，OA)是一種將行為科學、通信、多媒體、計算機等技術綜合應用的先進技術，可以讓部分的辦公型業務通過對各種類型的辦公設備進行借助，并且使得辦公設備和辦公的人員共同組建成能夠對某項辦公目標進行服務的辦公目標的一種人機結合信息系統。經過了十幾年的迅速發展之后，OA辦公軟件已經從原來的模式當中脫胎換骨，產生了巨變，現今更是發現了許多新型的應用型的熱點，這些應用型的熱點能夠在行政管理部門的管理系統、政府財政部門的管理系統以及企業的管理系統當中進行應用。

1 OA在企業中的應用

獨創的web型服務器、應用程序的傻瓜化完全自動化的安裝、和數據庫是在企業的應用當中OA系統所占據的主要優，僅僅需要幾分鐘就能夠使企業信息得到建立；客戶機不需要安裝專門的軟件，可以運用瀏覽器達到全球化辦公模式；OA的無線新概念，同手機的短信相結合，無線的辦公應用可以通過手機瀏覽器來實現；任意的成員或多級部門模式得到支持，可以將角色的權限進行靈活的定義，對集團的應用進行全面面向；內部放置工作流系統，通過對同群進行可視化的“智能表單設計”、自定義的靈活的圖形化流程的傲視，使得各種業務的流程管理、文件審批和流轉得到實現；菜單的自定義機制得到完善靈活，使得外部的C/S、B/S或者單機版的系統的掛接變得便捷，擁有較好的擴展性；界面主題的獨特性，可以讓每個用過針對自己喜歡選擇桌面；也可以靈活的設置主界面的圖片以及文字；內置Office文檔的在線編輯控件，可以對手寫簽名、全文批注、電子印章、文檔自動化上傳等進行支持，可以對文件的打印和閱讀權限進行設置；OA即可以成為企業和業務伙伴之間相互聯系的紐帶，也可以成為企業對外的窗口；為了保證系統的穩定運行和安全性，可以經過USB對用戶進行KEY身份認證、系統的安全設置及訪問控制。重點在于運用OA系統的企業有以下四種類型。

1.1 信息化尚未入門的企業

因為還沒有信息化的應用基礎，先應用辦公自動化(OA)，就會有著幾乎100%的成功率，對提高企業當中各種級別的工作人員在計算機方面的實際的操作能力以及自身的基本素質方面十分有利，同時對企業今后的信息化工作和業務領域的拓展更加有利。

1.2 信息化失敗的企業

信息化的失敗，尤其是一些大型的業務性管理系統的信息化失敗，例如ERP，會給企業的信心方面帶來十分沉重的打擊，所以應用辦公自動化(OA)就會使企業在剛開始就可以回避一些風險，同時可以使企業重塑信心，因此企業選擇OA一種明智的選擇。

1.3 缺少信息化資金準備的企業

一般情況想信息化的投入會比較昂貴，在沒有看見實際的效果時，大多數的企業就會猶豫不決。所以對于這些資金部充?；蛘呤禽^為謹慎的企業來說，首先應用辦公自動化(OA)，對企業進一步的對企業信心化進行了解十分有利，還能夠使得企業以后的信息化工作中存在的盲目性大大的減少。

1.4 已擁有業務管理系統的企業

對已經擁有了業務管理系統的企業來說，應用辦公自動化(OA)就可以對其本身的業務管理系統進行互為補充，能夠使企業的信息化工作的內容和形式得到更好的完善和豐富。

2 OA在行政部門辦公中的應用

OA主要面向的是業務的管理層次，能夠給各種不同類型的文案等工作提供支持，經過對信息技術的應用、對辦公室內部各種信息處理工作的支持，來對不同的地域、職能、信息工作者之間的信息的聯系進行支持，使得辦公的效率和質量得到大大的提高。在不同的組織當中辦公的業務也會不同，因此，不同的辦公系統之間的差別很大，但是通常情況下，辦公的自動化系統能夠對文字進行自動處理、文檔進行電子化管理、桌面印刷；經過數字化的日歷以及備忘錄來對日程和計劃進行安排；對數據庫經過桌面型的數字化管理；經過數字化傳真系統、電子郵件、語音信箱以及電視會議等模式來進行信息的溝通和聯絡。

2.1 OA的應用使公文流轉信息化

各省市辦公自動化系統都承載了各自財政公文流轉制度，構建了財政公文運轉體系。其將實際工作中公文的收發、起草、審核、簽發、印制等流程系統定制，實現了文檔電子化管理，并以電子簽章等安全技術為保障，簡單快捷地實現了公文流轉的痕跡追蹤、督查督辦、信息傳達等智能管理，在提高財政工作效率的同時，也進一步規范了財政公文處理行為。

2.2 OA的應用使業務工作協同化

在實現公文處理功能的基礎上，部分省市不斷延伸辦公自動化系統范圍，與財政業務系統進行了有效整合。如河北省辦公自動化系統，分別與預算指標管理系統和國庫執行系統銜接，實現了預算指標文共享、預算執行數據推送等功能：預算指標文經辦公系統最終簽發，即可通過標準數據接口，傳輸到預算指標管理系統，實現自動登記指標賬，有效緩解了以往手工錄入指標文的工作強度。

3 OA在政府財政部門中的應用

辦公自動化系統和業務生產系統是財政信息化的“一體兩翼”，為進一步提升財政辦公自動化水平，財政部對部分地方財政部門辦公自動化系統建設情況進行了調查研究。從調研情況看，目前大部分財政廳(局)建成辦公自動化系統，在內部實現“無紙化”辦公，財政系統文件采用電子化方式傳輸，并逐步建立了與行政管理和財政業務系統之間的連接，在智能文件流轉、促進業務協同等方面應用效果明顯。

3.1 OA的應用使行政管理集成化

將公文流轉與行政審批進行集成，通過辦公自動化系統可實現人事、財務、后勤、會議等行政管理功能。如新疆等地辦公自動化系統集成了人事、車輛、餐飲等行政管理功能，諸如打卡請假、派車用車等日常性事務，只需登錄辦公自動化系統就可輕松解決，既為財政干部提供便利，也助推了行政管理水平的提高。

3.2 OA的應用使辦公模式移動化

隨著移動互聯網的發展和智能終端的普及，移動辦公已經成為一種趨勢，很多省市也積極探索和實踐了移動辦公，并初步實現了辦公移動化。財政干部擺脫了時間和空間的束縛，可隨時隨地進行辦公，工作效能大大提高。移動辦公確保網絡和數據安全是首要問題。目前，各省市與當地移動通訊運營商制定了安全接入和數據傳輸方式。如廈門市財政局移動辦公，主要由廈門市財政無線專網平臺保障，整合應用成熟且已經廣泛認可的技術，實現平臺的搭建。在平臺的設計上，分有不同區域，且分屬不同虛擬局域網，有效實現了管控分離。在技術上，采用中國聯通WCDMA(寬帶碼分多址)的3G網絡和WVPDN(無線虛擬撥號專用網絡)技術實現接入，通過虛擬撥號技術建立虛擬數據專網，提供數據傳輸服務，對用戶接入進行嚴格控制和多重認證，多種先進技術層層保護，確保了移動辦公平臺的安全性。

3.3 OA的應用使系統功能實用化

各省市在建設辦公自動化系統時，均能夠從實際出發，因地制宜，按需而建，設計原則大多強調“以人為本”和“簡單實用”。如四川省辦公自動化系統，自主設計研發，根據實際業務量身定制，設計理念類似于蘋果操作系統，系統界面簡潔干凈，操作流程全部封裝。用戶只需選擇辦公類型，即可一鍵完成所有工作流程，減少人為操作，使辦公更加高效，且整個系統建設過程“短、平、快”，在較短時間內即收到了理想實效。

4 結語

辦公自動化系統是能夠實現辦公自動化處理的系統。它基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，其在應用中具有以下優勢：一是提高效率：特別是在企業中，日常工作繁多而且復雜，每個人都有可能接觸到企業事務的參與和決策，尤其是在那些分工細致，管理嚴格的企業。通過OA系統辦公，節省了時間，提高了效率；二是空間巨大：傳統的辦公手段在人少時操作方便，但員工規模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統可以容納較大數量的信息和資源，空間巨大；三是安全性高：辦公系統都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進入，保證了信息的安全；四是使用方便：其功能龐大，單位可以根據需要自己定制服務內容，滿足不同的需求。

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張楊(1981—),女,山東高青人,本科,講師,現就職于山東藝術學院現代技術教育部計算機中心,研究方向:軟件工程。