商業企業的合同管理與風險控制

摘 要：現代商業企業是合同的集合體，合同管理是商業企業經營管理的重要基礎工作。為了有效維護商業企業合法權益，需要企業建立起規范的合同管理部門，配備稱職的合同管理人員，建立和完善合同管理相關制度，從企業管理制度上保障合同風險降低到最低限度，建立從合同審查、內容、履行等各環節的具體管理規范。本文以商場為例，簡單介紹商業企業的合同管理及風險控制。

關鍵詞：商業企業；合同管理；風險控制

一、合同管理的概念

了解合同管理，必須先了解什么是合同和管理。

合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議：包括買賣合同、供用（電水氣熱）合同，贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同等。本文所指合同包括企業所有對外簽署的協議書、契約性文件、備忘錄、正式書面承諾以及前述修訂與補充等。

管理是確立組織目標和有效地組織資源以實現組織目標的活動。管理的要素可分為規劃、組織、領導和控制，企業管理目標是獲得最佳經濟效益。

合同管理并非法律上的嚴格概念，是指企業為規范合同涉及的各項事務，充分發揮法律制度在企業運營中的作用，運用法律制度的特性和功能，從法律、經濟和科技的角度，對企業的合同行為進行有計劃的組織、領導與控制的活動。對企業經營來講，合同管理是工具、是手段，服務于企業的業務運營，合同管理的最終目標是防范合同風險、規范合同管理、維護合法權益、力爭公司利益最大化。

二、商業企業的特點與合同管理的模式

1.商業企業的特點

（1）主體眾多。與其他企業相比，商業企業的經營中過程中的市場參與主體存在“兩頭大、中間小”的特點。也就是說，商業企業在運營過程中，一頭面對的是眾多的商品供應商，為商業企業提供商品來源，另一頭面對的是眾多的消費者，是商業企業經營商品的最終去處。主體眾多，就意味合同關系眾多，同時也意味著商業企業合同管理工作量巨大。

（2）涉及的商品種類繁多。其他企業、特別是生產性企業的經營產品一般單一，而商業企業的經營范圍比較廣，經營過程中涉及的商品種類繁多，有服裝、鞋帽、針織、黃金、珠寶、化妝品、食品，甚至家具家電等等。商品涉及各種品類甚者不同的行業，每種商品都有每種商品的特點，管理過程中需要針對不同的商品特點，拿出具體的措施和方法。

（3）管理過程中的法律風險多。因商業企業經營過程中涉及的商品眾多，不同的商品有不同的特點、有不同的國家規范和標準，再加上眾多參與交易的市場主體，所以出現法律風險的比率就高，就進一步加大了合同管理的難度。

2.商業企業的合同管理模式

鑒于商業企業經營活動中的上述特點，可以看出企業合同管理工作涉及面廣、內容復雜，本著安全與效率并舉的原則，合同管理可以實行分級管理制度與歸口管理制度并存并落實法務人員法律審核制度。

（1）分級管理制度。分級管理制度是指將合同標的按照一定的標準（比如合同金額、比如合同涉及品牌的知名度等）進行劃分，再區別進行管理。以合同金額為例，商業企業可以將合同金額大小劃分一定的標準，不同的標準由不同層級的人員負責審核、簽署。這種管理模式的優勢在于可對具體的業務人員適當放權，減少企業管理層的工作量，同時又能將風險控制在一定的范圍內。

（2）業務歸口管理制度。業務歸口管理制度是企業根據不同的業務區分來劃分具體的合同管理部門并由其實施管理的制度。比如涉及基建的合同，由基建部門負責審核簽署、涉及設備的合同，由設備管理部門負責審核簽署等等。業務歸口合同管理制度的優勢在于可實現企業合同文本的集中、統一管理，不致發生合同原件的散落、遺失；便于企業能迅速及時的查詢不同業務部門的合同；也便于集中審查企業不同業務部門的業務進展情況。

（3）法務人員法律審核制度。法務人員法律審核制度是企業對外簽署的所有合同文本非經法務人員法律審核不得簽署的制度。法務人員的法律審核，有助于維護企業經營的合法性，規避不必要的法律風險，減少企業損失。

上述三項合同管理制度需要有機結合、缺一不可。分級管理和歸口管理不僅可以提高各層級人員的業務技能、提高企業效率，也能增強具體經辦人員的責任心、從一定程度上降低法律風險。而法務人員的法律審核，跟能從根本上保障企業經營的合法性，為企業經營保駕護航。但需要注意的是，法律人員的法律審核，一定要服從企業的業務經營需要，即法務審核工作服務于企業的業務經營工作，企業的業務經營工作是企業的重中之重，是企業存在的根本，居于主導地位，而法務審核工作是企業經營過程中的具體手段和措施，居于附屬地位。

三、商業企業合同管理中的風險控制

合同是雙方交易的書面材料、是雙方交易的證據材料、是雙方交易的見證，從一定程度上講，合同管理即是證據管理、是風險管理，所以，在合同的管理過程，一定要全過程樹立風險意識、證據意識，做到“先小人后君子”。下面從合同的簽訂、內容、履行等幾個方面簡單予以介紹。

1.合同簽訂過程中的注意事項

（1）對方主體資質的審查。訂立合同前，應當對合同向對方的主體資格、相關業務資質、資信能力、履約能力進行調查，并讓對方出具相關證照的原件，合同簽署時留存對方有效的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、商標注冊證或授權使用證明、專利證書或授權使用證明等相關證書的復印件。上述證件能從形式上反映對方的主體資格是否合適、是否具備相應的經營能力等問題，在簽訂合同前對上述證件予以審查，相當于把風險控制在一定的范圍內。

（2）對方履約能力的審查。訂立合同前，根據合同標的大小，甚至可以讓對方提供最近一期經審計的財務報表，結合對方的上述證件和注冊資本數額，可以對其基本履約能力做出一個綜合判斷。

（3）合同的形式與起草權。作為商業企業來講，訂立合同，均應當采用書面形式，有關書面合同文件簽署后必須取得合同原件，并妥善保存。對于重大合同，應爭取合同的起草權，并盡量使用本單位擬定的合同示范文本。這樣就可以在合同談判過程中爭取有利的談判地位，并有利于本單位合同管理和審批的效率。

（4）合同的批準和授權。有些單位，本身可能沒有簽約權，比如單位內部的分支機構等，必須有一定的授權才能簽訂合同，這種情況下，在簽訂合同前，就需要讓對方提供必要的授權證明文件，以防止合同簽署后效力處于不確定狀態，從而帶來不必要的法律風險。

（5）合同簽訂過程中的注意事項。合同簽署前應仔細檢查、核對合同各條款，確保所簽署版本是最后定稿版本。在正式簽署的合同文本中，應避免空白，以避免少數不誠信的單位在合同簽署過程中擅自增加合同的內容，同時，對兩頁以上的合同文本，都應加蓋騎縫章防止對方偷換內容。

2.合同內容的注意事項

合同條款在設計起草時，可以適當參考國家相關部門頒布的各種示范文本，做到內容、條款完備，但是絕不能完全依賴示范文本，一定要根據企業自己的情況，對其進行修改、補充和完善。作為商業企業來說，除具備合同的常規條款外（比如當事人條款、標的、數量、質量、價款或報酬、各方權利義務等），一定要設計一些具備行業特色的條款，結合商業企業的特點，下面的一些內容必不可少：

（1）保證金條款。商業企業為眾多的供應商提供交易場所，使供應商的商品順利地銷售到消費手中，但是商業企業與每一個供應商的合作關系，隨著商場的升級、供應商自行撤柜等原因，有可能會隨時終止，但對消費者來講，他是從你商場購買的商品，如果商品出現質量問題，他不可能去找供應商維權，他只能找商場維權。假如這時供應商已經撤柜，對商場來講，再向供應商即自己的前手追索就比較麻煩。所以在合同條款中設計保證金條款就很有必要。對保證金的數額及留存期限作出約定，出現質量問題，商場有權直接從保證金中予以扣除。

（2）廣告宣傳條款。現在的好多品牌，特別是一些大牌的知名品牌，都有自己的注冊商標甚至知名代言人，隨著人們法律意識的普遍提高，都具有很高的維權意識，因此，作為商業企業，一定要有這方面的風險防范意識，防止侵犯別人的肖像權、注冊商標權等權利。因此，在合同中要設計一定的條款，對廣告宣傳方面做出約定，即商業企業有權使用供應商的注冊商標、品牌代言人的肖像進行廣告宣傳，規避法律風險。

（3）裝修安全條款。商場作為公共場所，日常經營中，不僅涉及到公共衛生安全，更是與公共消防安全密不可分，從商場的整個布局、消防通道、商場的裝修，都會涉及消防安全。因此，在與供應商的合同中，一定要約定涉及裝修、消防安全的條款，對雙方的權利義務作出明確約定，避免消防事故發生時，無處追索。

（4）保密條款。商場在與供應商的合作過程中，雙方可能都會接觸到對方一定范圍的商業秘密，在雙方的合同中，要對商業秘密的保密事項作出約定，對哪些數據屬于商業秘密、保密期限的長短、違反保密條款的罰則作出明確約定。

另外，合同內容的其他條款，特別是違約責任條款的約定，內容一定要明確、具體；一定要具有可操作性；一定要把對方當成不誠信之人來對待，做到先小人后君子，才能從根本上防范法律風險。

3.合同履行中和履行完畢后的注意事項

在合同的履行過程中，也要注意留存相信的書面記錄用于證明合同的履行情況，比如合同履行過程中雙方的備忘錄、會議紀要等內容，都可以對合同的履行情況予以證明。另外，在合同到期后，也要注意合同文本的留存時間、后合同義務等內容，避免出現不必要的損失。

總之，對合同的管理工作，全過程都要樹立證據意識，注意索要證據、保留證據，樹立合同即是雙方當事人之間法律的觀念，樹立對方承諾有記錄、自己承諾要做到的良好意識，才能從根本上防范法律風險。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國合同法》，1999年3月15日

[2]李立秋.《企業合同管理的概念與意義》，2014年2月20日

[3]徐艷.《從律師的角度看—企業商務合同的管理》，2012年6月14日

作者簡介：張清紅，經濟師，鄭州百貨大樓股份有限公司副總經理；主要負責公司業務經營，即招商、營銷、售后服務合同管理