新時(shí)期企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

劉琦

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代。數(shù)字信息化的產(chǎn)品不斷影響著人們的日常生活。檔案管理方面同樣受到信息化的影響，原有的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐。數(shù)字化的檔案管理進(jìn)入人們的視線并迅猛發(fā)展，推行檔案的數(shù)字化管理迫在眉睫。本文將對(duì)檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和具體方法進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)

信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)契機(jī)。人們手中的賬本變成了筆記本電腦，越來(lái)越多的數(shù)據(jù)開始了數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)字化的數(shù)據(jù)不僅方便了信息的采錄，更是方便了信息的查詢、使用。自此，人類社會(huì)進(jìn)入嶄新的大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)背景下，如何更好地進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理成為企事業(yè)單位不得不關(guān)注的問(wèn)題。

一、檔案的數(shù)字化管理簡(jiǎn)介

檔案的數(shù)字化管理，顧名思義，就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的錄入、管理和應(yīng)用。原有的檔案存在方式如：文字、圖片等被數(shù)字化的文本，圖像等方式所代替。檔案的數(shù)字化管理方式就存在于我們的日常生活中，比如我們經(jīng)常提到的電子檔案，指紋錄入等。利用優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，檔案管理的方式變得更加科學(xué)，檔案的采錄和提取也變得更加方便。

二、檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，如：財(cái)務(wù)管理、人事管理等方方面面。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)不僅解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設(shè)了DNA采集、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等比較先進(jìn)的新技術(shù)。由此可見，檔案的數(shù)字化管理跟上了時(shí)代進(jìn)步的腳步，具有廣闊的發(fā)展空間。但是紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，為檔案管理方面的發(fā)展起到了砥柱中流的作用，它的優(yōu)劣不能一言以蔽之。時(shí)至今日，紙質(zhì)檔案的存在仍有其意義。例如，合同的存在仍是作為傳統(tǒng)檔案形式的一種，不可取代。因此，傳統(tǒng)檔案還會(huì)存在并會(huì)長(zhǎng)期的存在下去。而什么樣的檔案需要數(shù)字化，什么樣的檔案又應(yīng)該保持傳統(tǒng)形式，這就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌。

三、檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.提高了辦公效率。數(shù)字化的檔案管理因?yàn)橐M(jìn)了先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等軟件簡(jiǎn)化了檔案管理工作的復(fù)雜程度，大大提高了工作效率。省去了傳統(tǒng)檔案采錄和提取應(yīng)用的諸多不便。辦公效率的提高更是直接帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)效益的提升，是高速率的現(xiàn)代生活的體現(xiàn)。

2.增強(qiáng)了檔案原件的保護(hù)。數(shù)字化的檔案保存方式相當(dāng)簡(jiǎn)便，只要存貯的硬盤不損壞，檔案就不會(huì)損壞。相比于傳統(tǒng)形式檔案保存質(zhì)量受天氣、時(shí)間、溫濕度等因素影響嚴(yán)重的情況。數(shù)字化的檔案優(yōu)勢(shì)明顯。另外，以傳統(tǒng)檔案形式為原件的檔案（如：合同），使用時(shí)可以采用數(shù)據(jù)化的檔案復(fù)制品作為替代，增強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)。

四、如何推行檔案的數(shù)字化管理

1.規(guī)范工作流程，提高工作效率。在對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中，規(guī)范化的工作流程至關(guān)重要。為充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，根據(jù)數(shù)字化的內(nèi)容和方式，探索優(yōu)化，確定最佳工作流程，這是提高數(shù)字化效率的捷徑。這里引用某市檔案館的數(shù)字化進(jìn)程為例，該館采用“雙套雙備”的形式開展數(shù)字化進(jìn)程。“雙套雙備”是在數(shù)字化實(shí)施中，完成從紙質(zhì)檔案到電子檔案，再?gòu)碾娮訖n案到縮微膠片、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化。形成可相互轉(zhuǎn)化的、確保安全的檔案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用電子文件和紙質(zhì)復(fù)制件（雙套），備份采用電子數(shù)據(jù)和縮微膠片（雙備），兼顧數(shù)字化成果（電子文件）的安全備份和檔案原件的保護(hù)利用，兼顧國(guó)家局異質(zhì)備份和異地備份戰(zhàn)略的實(shí)施。通過(guò)對(duì)該過(guò)程的具體實(shí)施，該館確定了十幾個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作流程，優(yōu)化了各環(huán)節(jié)崗位數(shù)的配置，提高了數(shù)字化加工的效率，確保了數(shù)字化工作的高效運(yùn)行。這使該館成為數(shù)字化進(jìn)程的模范單位。

2.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，而人則是科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)造者。為更好的運(yùn)用高科技、更好的為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。數(shù)字化的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)水平要求更加嚴(yán)苛，如何建設(shè)這樣一支思想先進(jìn)，技術(shù)過(guò)硬的隊(duì)伍就需要有關(guān)部門的充分重視。有了觀念的不斷更新，才有視野的不斷開闊，新事物才更加容易被吸收。新時(shí)期的檔案工作者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在信息爆炸的今天，檔案的數(shù)字化管理是推進(jìn)檔案管理工作走向歷史新階段的契機(jī)。檔案管理工作必然通過(guò)數(shù)字化進(jìn)程跟上社會(huì)信息化的步伐。大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)日新月異，瞬息萬(wàn)變。檔案管理人員應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，順應(yīng)時(shí)代潮流，更新思想，開闊視野，用新知識(shí)、新觀點(diǎn)、新技能武裝自己。做到檔案管理工作跟得上經(jīng)濟(jì)、政治、文化事業(yè)的發(fā)展腳步，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步相協(xié)調(diào)，相適應(yīng)。

3.充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們?nèi)粘Ｉ顜?lái)了翻天覆地的變化。一部電影不再需要龐大的膠片儲(chǔ)存，一個(gè)小小的u盤就可以搞定。同樣，成千上萬(wàn)的檔案的存儲(chǔ)因?yàn)橛脖P、磁盤等存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)，不再需要龐大的存儲(chǔ)空間，而是一個(gè)高容量的硬盤就足夠。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅解決了檔案資源存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題，更是提高了檔案的利用率和管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)上，人與人之間的距離被無(wú)限縮短。同樣，人與檔案間的距離也被縮短。檔案工作者可將各種檔案信息和電子文件存儲(chǔ)在檔案館的中心服務(wù)器中，建立大型數(shù)據(jù)庫(kù)。新時(shí)代高容量的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)為這項(xiàng)工作的實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)。查閱檔案的人不再需要到檔案館或相關(guān)部門翻閱實(shí)體檔案，而是直接在自己的計(jì)算機(jī)上通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)直接訪問(wèn)檔案中心服務(wù)器，隨時(shí)隨地查閱電子檔案。大大節(jié)省了時(shí)間和資源。

五、結(jié)語(yǔ)

在科技飛速發(fā)展的今天，數(shù)字化滲透到社會(huì)生活的方方面面。我們的模擬有線電視變成數(shù)字IP電視，模擬電話大哥大變成數(shù)字的智能手機(jī)。檔案作為一種信息資源只有得到利用才能體現(xiàn)其存在意義。檔案管理者必須順應(yīng)時(shí)代要求，把數(shù)字化引進(jìn)到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，為更好、更出色地實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值提供基礎(chǔ)平臺(tái)。

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