做好基層水管單位檔案工作的幾點思考

汪暢

摘 要：從機構經費保障、專業人員培養、在建項目等幾個方面對如何做好水管單位檔案管理工作進行了探研。

關鍵詞：機構經費 在建項目 日常工作

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）07（b）-0182-01

水利工程是社會發展的基礎，防汛抗旱的物質條件，水利工程管理單位（以下簡稱水管單位）擔負著水利工程運行維護管理工作，是水利工作的基石。由于基層水管理單位是水利工程建設管理的最基本單位，對水利工程的建設管理最了解，掌握了第一手資料，作好基層水管單位的檔案工作有助與真實記錄水利建設管理的真實情況。基層水管單位的檔案是水利部門日常管理決策的重要依據也是以后社會發展的重要基礎數據，因此做好基層單位水利檔案工作意義重大。

作者所在的安徽省龍河口水庫管理處是廳直水管單位，是機關檔案管理安徽省一級、科技事業單位檔案管理國家二級，近年來單位檔案管理立足為水利建設和社會經濟服務，取得可喜的成效，檔案工作走在全省水管單位前列。現結合龍河口水庫單位情況就如何做好水管單位檔案管理工作談談自己的認識。

1 機構和經費保障是基礎

由于重建輕管等多種原因，水管單位普遍存在體制不順、經費不足、機構臃腫等情況。龍河口庫管理處人員超編，日常運行經費不足問題十分突出，機關人員和機構進行了數次精減，在機構改革和事業編制十分緊張的情況下，保留了綜合檔案室，設置了專職人員，明確了分管領導，職能科室都配備了兼 職檔案人員，檔案管理網絡健全。并引入競爭機制，公開聘用學歷較高、懂業務、素質高、能力強的優秀人才，通過自學和培訓相結合的方式，使檔案管理人員的整體素質大有提高。建立健全檔案管理的各項規章制度，使檔案工作有法可依、有章可循。將檔案事業的發展納入單位經濟發展的規劃之中，科技檔案納入科技管理，文件材料的形成、分類、整理、歸檔納入檔案人員和工程技術人員崗位責任制，實行了文件材料形成部門的預立卷制度。檔案部門通過參加重要計劃工作會議，有關辦公會議和工程竣工驗收等，歸檔文件的完整率、準確率、歸檔率大大提高。檔案工作與科研、設計及勘察、觀測等項活動實行“四同步”管理。

在單位經濟十分拮據的情況下，千方百計地籌措資金，改造裝修庫房，添置密集架、檔案柜，更新了檔案裝具，配備了安全防護裝置，購置了計算機、復印機、掃描儀、空調器、去濕機、數碼照相機、攝像機等先進技術設備。做到檔案庫房、辦公室、調閱室“三分開”，并設有陳列展覽室和資料室。

不斷改善檔案保管和安全防護條件。檔案部門堅持“安全第一、預防為主”的方針，認真執行安全責任制，進一步完善檔案安全預案，制發了安徽省《龍河口水庫管理處檔案安全應急處置預案》，嚴查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。

2 進一步加強檔案工作業務建設。

根據各類檔案管理要求和規范，應對文書檔案進行了重新整理、分類、組卷、編目、編號、排列，完善檔案收集、接收、借閱、鑒定、銷毀等各項管理制度，并據以執行。采用檔案管理系統軟件，對科技、文書、會計、設備檔案實行計算機管理。借助掃描儀、刻錄機等將單位全部聲像檔案實行微機管理，實現紙質文件與電子文件同步歸檔的雙軌制。實物檔案根據其本質屬性或顯著特性分類管理。通過局域網和辦公自動化，實現公開檔案的案卷目錄和內部發文原件級的網上查詢。檔案部門實時掌握單位動態，做到單位的中心在哪里，檔案工作就延伸到哪里。檔案部門應堅持“安全第一、預防為主”的方針，認真執行安全責任制，進一步完善檔案安全預案，嚴查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。加強檔案的宣傳力度，加強檔案管理人員的學習和培訓，更新業務知識，提高專業水平.并引進競爭激勵機制，使檔案管理人員不斷更新觀念，提升服務理念。除做好以上幾點還要進一步加強檔案室法制和法規建設，堅持以法治檔，將檔案工作納入到單位整體管理工作之中，做到各項工作有機配合，協調發展。把檔案工作進一步納入到領導者的議事日程和目標管理責任制中去，納入到處屬單位的目標責任制和檔案管理人員的目標責任制中去。業務建設和開發利用同時抓，努力提高服務水平.堅持以提高“三率”為重點的業務基礎建設.完善各項檔案管理辦法和制度。

3 做好新建工程項目檔案工作

水利工程建設情況比較復雜，需要收集的資料包括：審批、立項、征地、勘察、設計、招投標文件；監理在工程實施過程中形成的文件；施工單位在工程施工過程中形成的文件；各類竣工圖紙。按水利工程建設管理局組成主體一般可分為建管合一型和建管分開型兩種。

（1）建管理合一型，既建成后的使用單位和水利工程的建設單位相統一。這種情況工程檔案的收集管理工作相對來說簡單一些，通常的作方是由單位的檔案管理人員作為工程建設管理局的檔案負責人，在工程建設的各個階段全程參與建設工作，因為是本單位工程，所以檔案管理人員對工程情況和流程了解，能及時跟進，資料收集全面。工程完工后交水管單位日常管理時檔案工作也可實現無縫對結。

（2）建管分開型，既建成后的使用單位和水利工程的建設單位不是同一主體。一般是由上級水利主管單位批準建立工程建設管理局，完成工程建設任務后交水管單位進行日常管理，檔案也是一次驗收交結。因水利工程一般建設周期比較長，形成的文件類型多、量大，往往在交接時出現檔案資料不全，或不規等情況，需花大量時間補充。管理單位的檔案管理人員在接手后還需比較長的時間對資料進行熟悉。水管理單位檔案人員在工程未完工時應提前介入建管局的檔案管理工作，變被動接收為主動協助建管局做好檔案工作，這時工程還在進行中，發現問題處理比較容易。這種情況的建管局人員都是各單位抽調來的，工程完成后水管理單位檔案管理人員再去找資料難度可想而知。

4 日常檔案收集工作注意的幾點問題

（1）做好日常運行維護項目的技術檔案的收集整理。日常維護項目都是一些小的工程，沒有大的建設項目哪么完整的流程，技術資收集難度大。首先思想上要重視，特別是領導和施工人員，項目小但作用不小，特別是一些地下隱蔽工程如不急收集相關資料，對單位的日常運行和以后的建設發展都會帶來很多麻煩。財務把關，不進行技術檔案上交的不結算。

（2）作好單位大事記。作為基層水管單位在日常工作中沒有多少特別的事，工作內容相近。作為單位的記錄者要注意事件記錄的尺度，既不要事無大小多多益善，也不要什么都不重要什么也不記，可多記后多人在一起進行篩選，多部門記，檔案部門篩選。

（3）做好與本單位相關的事件的資料收集工作。如現在各水管單位都在開展水利旅游活動，有些項目不是水管單位主管，但與水管單位利益密切相關。還有一些水政審批項目、水管單位周邊建設項目等。

（4）電子檔案安全。注意數據的備份和病毒查殺工作，定期對硬件設備進行檢查和更換。相關密碼專人掌握，如和外網相接應定期請網絡安全專業人員對安全風險進行評估。endprint