血站物資采購庫存一體化管理淺析

●杜莉

血站物資采購庫存一體化管理淺析

●杜莉

物資管理是血站后勤工作重要的組成部分。文章從血站物資管理的要求和特點出發，對物資保障的目標、要點等進行了詳細闡述。對物資從計劃、采購、庫存、合同、動態分析等進行全方位管控的方法和內容做了說明，并按可視化、可控化和數字化實現物資采購與庫存的一體化管理。

采購庫存一體化管理 可控化 及時供應

物資保障是血站后勤保障工作的重要組成部分，對保證血液的質量和采供血的安全有著重要影響。及時、高效的物資保障是保證血站各項工作正常運轉的基礎與關鍵因素之一，也是完成各項科研、采供血、教學、服務等各項工作的物質基礎。通過一系列有效手段優化采購與庫存管理，構成一體化的完整供應鏈，實現適時、適地、適量的物資保障，對于保證血液質量安全和完整有著重要影響。

廣義的血站物資包括儀器設備、行政辦公儀器、車輛，采血耗材、檢測試劑、辦公耗材、文化用品、印刷品、宣傳品，獻血紀念品、營養品以及基建維修材料等。這其中又把直接影響血液和血液成分制品的質量特征，特別是安全性的物資，如一次性采血袋、一次性病毒滅活袋、采血耗材、檢測試劑、一次性注射器等作為關鍵物料管理。把不影響最終產品的質量或即使略有影響但可以采取措施加以糾正的物料作為一般物料管理，如一次性口罩帽子、一次性鞋套、手套、試管等。在本文中把關鍵物料和一般性物料定義為狹義的血站物資加以闡述（下文中稱為血站物資），其它部分如儀器設備、辦公用品、設備、車輛、印刷品、紀念品及維修材料等不再做過多說明。本文就從關鍵物料及一般性物料的管理目標、要點談起，就血站物資采購與庫存管理一體化的問題與業內同行進行探討。

一、血站物資采購庫存一體化管理的目標

在《血站質量管理規范》中，為了保證采供血機構的血液質量安全，采供血所使用的物料必須符合國家相關標準，不得對獻血者健康和血液質量產生不良影響。物資管理看似簡單，實則涉及到多個方面，過程復雜，對血液的運行、血液的質量有著重要的影響。實行科學的物資管理是一項復雜而細致的工作，需要付出艱苦的努力。

血站物資對于血站的管理又有著特殊的意義，一般來說，從每一天每輛采血車出發之前的物資準備，到血液制備、加工、儲存過程中所用的原輔材料，包括一個血型條碼、一盒試劑、一個棉簽都對血液的質量有著重要影響。物資采購庫存一體化管理的內容包括：基礎管理、采購、庫存、供應商、合同管理等，管理的目標是：

1.最優化。血站物資采購庫存一體化管理不僅要做到采購有計劃、管理有臺賬、物料有卡片、數量清楚、金額清楚、用途清楚、去向清楚、準確無誤、賬務相符、及時入庫、及時入賬、及時供貨等，對于大宗物料的采購與庫存還應采取延續策略，即在有適量庫存的條件下，采用即時供應的原則，既保證了物料在最佳有效期內使用，又有效降低成本。

一是庫存最優化。庫存管理是要使兩個對立的目標保持平衡，即采供血所需的物資的可用性達到最大及最小庫存余量和相關的運輸成本。也就是找到確保采供血工作順利運行前提下的最低庫存量。主要包括以下幾個方面：（1）庫存結構的最優化。按ABC分類法以及物資消耗歷史記錄來確定存量。ABC分類管理就是將庫存物資按品種和占用資金的多少分為重要的A類，一般重要的B類和不重要的C類三個等級，針對不同等級分別進行管理和控制的一種方法，其具體分類方法為：A類物資所占品種少，占用資金大。如一次性采血袋、檢測試劑等；B類物資占用品種比A類物資多一些，占用的資金比A類物資少一點。如一次性注射器、真空采血管等；如C類物資所占品種多，占用的資金少。如一次性手套、一次性棉棒等。（2）物資狀態的最優化。包括對應于使用部門需求的預留量、可用量、接近過期量，以及安全庫存、經濟訂購量確定的再訂購點，以減少人為因素影響。（3）編碼方法最優化。編碼好記、好用，無需有特定含義，可以采用條碼掃描方式快速定位。

二是采購最優化。從采購需求的申請審批、明確采購人員對供應商的選擇、驗收入庫、出庫使用到最后的發票結算，盡可能地減少環節，每個節點的職責明晰，運轉高效，并能夠有效地跟蹤、審核、控制。

三是業務流程最優化。應涵蓋生產商和供貨商的各種資質證明材料的審核、正確的采購計劃、物料采購、驗收入庫、庫房管理、出庫管理、不合格物料的控制、物料使用管理、臺賬管理、安全防護等方面，均需按最佳業務模式加以優化，形成高效、流程的業務流程。

四是供應商結構最優化。通過對供應商資質以及相關條件的考核，建立以主供應商制為基礎的供應商目錄，實現供應商結構的最優化。

2.及時供應。物資的儲備狀況是在滿足采供血需求，可預計發生或者某種事態變化需求量突然增大下的重要因素。所以應把物資管理與采供血計劃統一考慮，采購計劃對應于采供血計劃。一種情況是常態采供血的物資需求計劃，隨時補庫，使采供血計劃能夠與物資的采購與庫存動態平衡，不需要緊急采購；另一種情況是突發或者集中大規模采血時能夠根據計劃快速補充物資。比較好的方式是建立相應的數學模型，通過計算以及對歷史消耗數據的分析，提出安全、經濟的物資儲備方案以及團體無償采血的應急預案。

3.可控性與可追溯性。無論是物資的采購過程，還是庫存管理過程，通過任何一點都可以對采購和庫存的過程進行全面追蹤，并對每筆物資申請、采購、訂單、入庫、結算、供應商進行追溯。如某種物料在哪個倉庫中有、可用數量有多少、預留的有多少、預留與哪份計劃對應、替代品是什么、哪家買的、在哪份合同上、哪個批次、采購需求是誰提出的、在哪份采購單上、價格是多少、采購歷史價格如何、誰驗收的、往年的數量等都是可以跟蹤和可控的。

4.綜合分析。可以對物資的采購、出入庫、ABC分類、供應商等進行全面的分析，通過這些分析提出物資保障決策。這些分析不但可以實時刷新，而且還要以直觀的圖形展現出來。比如：可以隨時了解現在有哪些物資、存放在哪些倉庫中、有多少是可用的、前一天的物資使用了多少、未來一個月內采購某種物資要花多少錢等等都可以通過圖表實時查看。從血站領導到物資部門、業務部門可以直接透視到每個倉庫、每臺采血車的物資使用及儲備實時情況。

二、血站物資采購庫存一體化管理的要點

無論是物資存量的優化與降低，還是降低成本和及時有效地供應都是以最大程度地保障采供血的正常進行為基礎的，物資管理要與血站的采供血計劃一起規劃。所以血站物資管理的要點包括：

1.與采血車、采血屋相關聯。即每臺采血車、采血屋都需要哪些物資，每天的消耗量有多大，不同地點不同時間采血車的物資需要量。根據血站采供血計劃，對每臺車、每個采血屋每天實際用量分析匯總，制定最佳的物資需求計劃。

2.過程全面管控。通過安全庫存、重訂購點、ABC分類法、采購提前期、資源共享、臺車物資消耗分析、臺車物資需求計劃等多種方法來保證物資的全面管控。除了記錄所有物資的相關信息，實時了解其批次、狀態、有效期，發放歷史、重訂購、盤點以及對應技術檔案資料外，還包括跟蹤出入庫狀況，優化物資的管理，消除冗余或呆滯庫存，從而降低成本。通過對庫存的優化和合理計劃，建立符合采供血要求的合理庫存水平，即在適當的時間、適當的地點保證適當的庫存。

3.建立完善的供應商目錄。血站物資管理的安全性、時效性、專業性對供應商有著嚴格的要求，建立供應商準入制度是最基本的要求，通常要求五證齊全，并且在國內有較廣泛的應用。以主供應商制為主體建立供應商目錄，詳細記錄供應商相關信息，如所屬類別、付款條件、信用額度等，每種物料按1∶3的比例對應供應商，其中以質量、價格、服務、信譽等綜合分析后確定其中的一家為主供應商。供應商目錄使選擇余地和議價余地大大增加，可以更好地控制物資的質量，提高保障的可靠性。

4.采購流程與庫存管理流程。通過確定采購工作流程，幫助完成采購工作。（1）申請審批流程。采購申請由使用部門提出，所有物資采購合同、采購辦理必須先批準后實行，有效審批者是血站站長和分管領導。（2）規定采購管理責任。采購必須從合格供應商目錄中選擇。明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質量和需求的滿足保證等付完全責任。（3）采購要有嚴格的招標、詢價、比價和議價。（4）強調入庫驗收職能。任何物資入庫后須經采購員和庫房管理員一起驗收并在送貨單、發票上簽名備查。驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符，對經手驗收物品的品種、規格、數量和質量等與采購發票或采購約定所載之要求的相符性負責。(5)明確退貨與貨款結付流程。為避免損失，采購物資由于質量、規格不符，采購部門需立即辦理退貨，無論貨品是否退還供應商，均需立即書面通知財務部門及時扣回相應款項。禁止采購員直接辦理款項支付。貨款由財務部門根據采購合同、物資使用情況和資金流轉情況安排結付。同時作為物流供應鏈的一部分，能根據采供血計劃和庫存狀況實現自動采購，確定在正確的時間采購正確的物資。

5.最佳配送。對于關鍵物料動態配送，如一次性采血袋、采血耗材等按日配送。對于一般物料按需配送，如跟采供血工作相關的一次性口罩、手套、棉簽等采取即采即領的方式。對于辦公用品、其他材料按月配送，如打印紙、簽字筆等采取使用科室月底提交采購計劃、月初配送的方式。

6.基礎檔案管理。技術檔案包括供應商本身的資質檔案與物料的技術檔案，供應商的資質檔案詳細記錄供應商所取得的資質，有效期、范圍、主要指標等內容，物料的技術檔案則詳細記錄物料本身的技術參數，如一次性采血袋的規格型號、批次號、生產日期、有效期等，可保證每一種物料來源的可追溯性，保證血液的質量和安全性。

7.物資的盤活與調劑。對于某一區域內的若干血站，可以實現物資的共享與調劑。如有的物資可能購買量過大而使用期過長，當有效期過后可能會造成較大浪費。因此，可以考慮某些血站共享資源，分散存儲某些物資，一方面降低了成本，另一方面提高供應的有效性。如某種物料需要進口，而進口周期較長，因此若干個血站經過協商后，確認某些物料的存儲，一旦需要就近調劑。對于一些存儲期較長而自身用量不大或者不常用的物料，可以“盤活”與其它血站交換或者調劑。

三、建立血站物資采購庫存一體化管理信息平臺

對于血站而言，建立起從物資采購、庫存、合同、供應商到每臺采血車的物資保障體系，對于保證物資的有效供應，實現高效、精確、即時、便捷的管理目標，其唯一途徑就是采用信息化手段，建立物資采購庫存一體化管理信息平臺。

1.基本要求。血站物資采購庫存一體化管理從血站層面來說就是將物資管理的采購、庫存、發放等與供應商管理、合同管理、分析決策等構成一體化的信息平臺，把血站的制度、流程、規范、標準等固化到信息平臺上，包括以下幾個方面：（1）標準的管理模式：實現管理模式的標準化，對于若干區域內的血站而言，標準化的模式可以實現物資的資源共享，統一調配、差異化存儲、內部調劑互換。（2）規范的管理流程：引入先進管理理念、方法和手段，使備件計劃、采購、倉儲、合同、統計、分析等科學規范，流程最優化。（3）科學的動態數據分析：動態跟蹤物資的采購、供應情況，對采購計劃、庫存控制、合同執行等進行動態跟蹤管理和統計分析，及時、準確地提供決策依據。（4）有效的供應商管理：供應商管理更加科學、全面、客觀，應建立健全供應商檔案。檔案要有編號、詳細地址和聯系方式、結算條件、交貨條款、品質評級和銀行賬號等，并定期或不定期更新，由專人負責管理。供應商檔案的評估應按三個關鍵要素進行：成本和價格；質量；交付相關指標。（5）統一的編碼：實現編碼的一體化管理，一處地點維護，多處應用。

實施策略與方法.物資采購庫存一體化管理是以采供血工作為基礎，實現物流供應鏈流暢運行，這就要求按照“整體規劃，集成共享”的原則來實施，具體實施方法是：（1）建賬立標打基礎：以血站物料為基礎，建立物料臺賬、供應商臺賬，確定倉庫地點及布局。確定相應的物資分類、供應商分類等相應的標準。（2）規范標準定編碼：建立編碼標準、管理標準、制度標準、技術標準等，建立統一的代碼體系以及制定相應的管理制度。確定其安全庫存、ABC分類、再訂購點等指標。（3）優化流程明職責：建立和優化相應的流程，如采購流程、入庫驗收流程、出庫退庫流程、退貨與付款結付流程、編碼流程等，根據流程確定相應崗位，明確其職責。需要注意的是盡量消除交叉點重疊部分的職責。（4）梳理廠商建目錄：對供應商進行梳理，建立以主供應商為基礎的供應商目錄。（5）三高標準”保質量：為保證信息平臺能在短期內快速發揮作用并產生明顯效益，要求所有數據加載量達到95%、軟件功能的使用情況達到95%、使用部門或人員的投入達到95%。（6）清產盤資享資源：同一區域內的多家血站通過清產核資，盤活沉淀的物資，各血站之間通過平臺進行調撥、互換。各血站定義不同物料的存儲數量，由于在同一區域內采用統一的編碼，所以可以實時看到物資在倉庫存儲、預留、可用等情況，各家根據自身采供血業務工作的特點和要求，確定所要存儲的物資的種類、數量、成本等信息，實現各血站物資的差異存儲和資源的共享，有效降低成本。（7）實時跟蹤易管控：信息系統上線后，從采供血業務部門、檢驗部門、質量管理部門到物資保障部門內的所有人員按統一的標準，執行統一的流程，在統一的制度下嚴格按要求操作，就保證了對物資管理方方面面的實時跟蹤。

四、結束語

在物資保障一體化信息平臺建設中，有四個環節：一是數據基礎準備，二是標準化體系的形成，三是業務流程的優化，四是綜合平臺的建立。這樣，物資保障一體化平臺就建起來了。物資保障一體化不僅僅是對物資供應鏈的管理，還是與設備儀器、技術檔案、質量監測、合同等融合為一體的信息平臺。物資保障一體化不僅對于單個的血站降低庫存、降低成本，保證物資的及時供應有著重要作用，同時也是同一區域內的血站規范物資標準，實現物資的資源共享所必須的信息化平臺。

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（作者單位：北京市紅十字血液中心 北京 100000）

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1004-4914(2014)09-267-03