高職高專學校系部檔案管理的現狀和對策研究

【摘要】系部檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校檔案的基本單元，它真實地記錄了系部教學、科研和社會服務活動的過程和成果，記載著前一階段教學與科研人員的思想、方法和經驗，反映系部發展進程與規模，是高校檔案管理信息的重要來源。我們有必要對高職高專學校系部檔案管理工作的現狀進行研究，并在此基礎上嘗試著對系部檔案管理理念、檔案管理制度、檔案管理方法和檔案管理載體等方面進行對策研究。

【關鍵詞】高職高專；系部；檔案管理；對策

我國教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》規定：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。”此處的高校既包括獨立設置的學院和高等專科學校，也包含高等職業學校和成人高等學校。所謂基礎性工作，就是一項事業發展的根本或起點，對事業發展具有支撐作用的工作。高校檔案是高校科研、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是高校可持續發展不可缺少的信息資源，這是高校檔案工作基礎性的重要體現。

隨著院系管理權責的逐步理清和完善，系部逐步成為相對獨立的，集教學、科研和管理于一體的教學單位。系部作為相對獨立的教學單位，是高職高專學校的重要組成部分，它既是培養人才的一線單位，又是全校各項工作的最基層單位，也是許多數據和第一手資料的來源基地。隨著高等教育改革的不斷深入開展，高職高專學校對檔案工作的要求越來越高，檔案工作也以其越來越規范的管理和操作為高職高專學校的各項工作服務，促進高職高專學校的健康快速發展。正因為如此，高職高專學校系部檔案工作的效果在一定程度上影響著高職高專學校檔案管理的開展。系部檔案工作效果的好壞，直接影響著高職高專學校的檔案質量，因此，有必要對高職院校系部檔案管理狀況進行審視，并作進一步的思考。

1.高職高專學校系部檔案管理的現狀

1.1 理念上，對檔案管理重視程度不夠，檔案管理意識薄弱

系部長期處在教學第一線，不管是領導還是普通教師，往往都認識到教學、科研的重要性，而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理，導致平時不注意檔案材料的收集和整理，認為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂，或認為是系（部）辦公室人員的工作，把檔案管理看作是自己的額外工作，只有在上級部門檢查、評估工作時，才臨時突擊，應付了事。另外，部分教師對檔案的歸檔持抵觸情緒，認為教學、科研成果屬于自己，理應由自己保管，不應提供給系（部）作為檔案管理起來，更有甚者為了查閱方便，常常將自己經手的文件材料據為己有不愿歸檔。這就給檔案材料的收集增加了難度，致使部分檔案收集不全，同時也破壞了檔案的完整性。

1.2 制度上，教學檔案管理缺乏規范化和程序化，管理范圍和職責不明確

系部檔案建設起步較晚，人們往往忽視工作的程序化、規范化，習慣于個案處理，按經驗辦事，沒有制定相應的管理規章制度和具體的實施細則。首先，界限不清。系部產生的許多有保存價值的文件材料經常處于散亂狀態，隨意堆放，沒有集中統一的管理。其次，管理不細。對于已經收集起來的檔案材料的管理十分混亂，不同類別、不同學年的材料被存放在一處，不僅不便于查找和利用，而且也容易造成檔案的丟失。借閱、歸還制度不嚴，這樣很容易造成檔案材料的丟失。再次，職責不明。系部雖然有兼職檔案員，并有領導負責，但檔案管理工作的職責仍不十分明確。

1.3 人員上，檔案管理隊伍穩定性差、人員素質有待提高

高校系部一般都是兼職檔案管理員，由于兼職檔案員身兼多職，工作繁雜，每天需要花費大量的時間處理日常事務和一些應急的事情，對于檔案工作基本上是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。又由于系部兼職檔案管理員變動頻繁、流動性大，影響了檔案工作的連續性、穩定性和系統性，且多數人員沒有受過檔案管理專業知識的培訓，對檔案理論知識和技能掌握有限，致使一些資料沒有及時保留、歸檔，對系部檔案工作造成了損失和影響。同時也制約了學院檔案管理和建設工作的順利、有序開展。

1.4 軟硬件設施上，資金投入不足，檔案管理設施落后，不能滿足教學、科研管理的需要

近年來，隨著高校辦學規模的擴大，系部經費短缺問題突顯出來。經費一般都用在購置教學設備、教學儀器、圖書資料、實驗室硬件建設上，很少有經費用在用來購置檔案設備上。這就造成系部檔案管理仍采用原始的手工操作，查閱效率很低，在檔案利用上給教學、科研帶來很大影響。因此，檔案管理設施落后，是當前系部檔案管理存在的主要問題之一。正所謂“巧婦難為無米之炊”。例如，系部缺少檔案庫房，文件材料經常處于散亂狀態，隨意堆放，沒有集中統一的放置室，或不同類別、不同學年的材料被存放在一處，不僅不便于查找和利用，而且也容易造成檔案的丟失，這會直接影響檔案材料的收集和存放。

1.5 管理手段上，紙質檔案的保存性能差，電子檔案建設尚處于起步階段

系部檔案管理工大多數仍處于手工作業的狀態，未能實行電子文檔與紙質文檔兩套管理模式。紙質檔案管理現狀不僅會增加大量的紙質填寫和管理手續，還會增加紙質資料的收藏管理費用，如增加資料信息收藏室、增加紙質材料的購買量等。相對應地，如果一旦采用電子檔案進行資料錄入，可以減免大量的紙質材料的使用，這也是高校響應社會環保理念提倡的有效做法。

2.高職高專學校系部檔案管理的對策

2.1 理念創新

轉變觀念，提高對系部檔案管理重要性的認識，爭取領導重視、教師支持。系部檔案資料是本系廣大師生員工在各項工作中形成的，并服務于廣大師生員工的。因此，一方面要積極想辦法，主動向領導請示匯報，當好參謀，獻計獻策，爭取領導的重視，使領導認識到檔案工作與系部的其他工作同等重要；另一方面，要積極向教師宣傳檔案工作的重要性，積極宣傳、介紹檔案的價值和作用，使廣大教師認識到系部檔案是全系教職工工作的歷史和現實的反映，是師生的經驗總結，使全系廣大師生員工都能參與、支持和配合檔案工作，形成層層動手、上下努力、人人參與、個個出力的良好氣氛。

培養創新意識，擔當起現代檔案管理的任務。針對檔案管理工作，系部必須要有創新意識，否則，就不能接受現代科學技術為檔案管理工作提供的辦公自動化、機讀文件、電子文件等先進手段，也無法擔當起現代檔案管理的任務。

2.2 制度保障

建章立制、科學管理，為做好系部檔案管理工作提供依據，奠定基礎。檔案管理工作如同其他工作一樣，沒有規矩不成方圓。因此，要做好系部檔案管理工作，一是要根據上級檔案管理的有關規定，結合自身的特點，制定嚴格的管理制度和借閱制度，建立系部檔案資料賬目表，明確兼職檔案員的崗位職責和考核辦法，規定具體的歸檔范圍和歸檔時間，進一步加強管理。二是要實行統一管理，有專門的檔案資料柜，對檔案資料的收集、存儲和利用要實行微機管理，使檔案管理工作更加規范和科學化。通過建章立制、科學管理，使系部檔案管理工作逐步走上日常積累與定期收集相結合、個別承辦與大家動手相結合、活動資料與固定檔案相結合的良性軌道。

2.3 人員保障

提高管理人員的專業技術水平。電子化管理需要專門的技術型人才，因而要改善管理人員的知識結構和業務能力，提高其專業技術水平。由于編制等各種原因的限制，給系部檔案管理工作崗位配備一名專職人員可能有點難度。系部需要借助學校的力量，為兼職檔案管理人員創造培訓機會，為學校擁有一支穩定的兼職檔案員隊伍奠定基礎。

2.4 增加軟硬件設施

加大投入、增配軟硬件設施。要加快檔案管理的電子化，必須要舍得財力和物力去配置與檔案管理相適應的軟硬件，并且需要購買相關的數據庫軟件，沒有軟硬件平臺的建設，檔案管理的電子化就無從談起。

2.5 更新管理手段

借助電子化載體管理系部檔案，最終實行管理紙質和電子檔案的雙軌制管理。在實踐過程中，我們要注意對資料的不斷更新，對管理模式的優化，拓寬電子化檔案管理的范圍，以點帶面，以系部教師電子檔案建設帶動系教學、黨建和管理等工作的建設，促進系部的高效建設。

參考文獻

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作者簡介：殷樟鳳（1987—），女，研究實習員，從事系教學秘書工作。