關(guān)于事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

郭雪瑩

摘 要：當(dāng)前，在檔案宣傳工作的大力開(kāi)展下，檔案工作具有的重要性越發(fā)的突出，然而，本文主要從兩大部分展開(kāi)了論述，即事業(yè)單位辦公室檔案管理內(nèi)容、提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案 管理

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用越發(fā)的突出，一個(gè)效率好、質(zhì)量高的辦公室檔案管理工作不僅對(duì)單位的運(yùn)行可靠性起到了關(guān)鍵性作用，而且還有效促進(jìn)了單位持續(xù)健康發(fā)展。所以加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作是當(dāng)前刻不容緩的事情。

1.事業(yè)單位辦公室檔案管理內(nèi)容

1.1檔案收集工作

隨著科技的不斷進(jìn)步，涌現(xiàn)出了大量的檔案載體記錄方式，現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的記錄已摒棄了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的記錄方式，采用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)聲像、圖片等各種多媒體手段實(shí)施記錄與保存工作，采用各類匹配的方法將檔案保存到計(jì)算機(jī)中，形成了機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保了檔案的及時(shí)收集。

1.2檔案整理工作

檔案管理主要是按照一定的規(guī)律綜合對(duì)各類零散文件進(jìn)行管理，把原本處于零散狀態(tài)的文件變成系統(tǒng)狀態(tài)。規(guī)范科學(xué)的管理檔案原件。計(jì)算機(jī)通過(guò)WPS、WORD等軟件參與到整理編目工作中。在分類與組卷過(guò)程中，計(jì)算機(jī)能無(wú)時(shí)無(wú)刻的分類組合電子檔案的單份文件，充分揭露出文件來(lái)源、文件內(nèi)容、文件形式等之間存在的歷史關(guān)系。

1.3檔案鑒定工作

檔案鑒定主要任務(wù)是對(duì)檔案具體價(jià)值進(jìn)行鑒別，明確具體的檔案保管期限，把檔案從之前的繁瑣狀態(tài)變?yōu)樽罴褷顟B(tài)，以提高檔案的存貯效率。

1.4檔案保管工作

檔案保管主要對(duì)檔案的安全性提供保障，確保檔案具有更長(zhǎng)的使用壽命，增強(qiáng)檔案?jìng)鬟f速度，及時(shí)有效的利用。在先進(jìn)科技的不斷發(fā)展下，使得檔案管理工作涌現(xiàn)了新的手段。要想保證檔案服務(wù)質(zhì)量的提升、增強(qiáng)檔案實(shí)際利用效率，就必須引入各類先進(jìn)的管理方法與設(shè)施，將計(jì)算機(jī)技術(shù)具有的優(yōu)勢(shì)作用在檔案管理中全面發(fā)揮，從而加快檔案管理朝著信息化方向快速發(fā)展。并且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，對(duì)檔案管理效率提供了重要保障，及時(shí)有效的進(jìn)行了信息的收集。檔案人員利用網(wǎng)絡(luò)能夠直接的采集與核對(duì)信息，相關(guān)部門利用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)⒆陨硇纬傻年P(guān)鍵性電子文件傳送至檔案室中。

2提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

隨著檔案管理改革的進(jìn)一步深化，相關(guān)執(zhí)行人員必須對(duì)檔案管理工作的重要性予以充分認(rèn)識(shí)。在單位領(lǐng)導(dǎo)層中大力宣傳與推廣先進(jìn)的檔案管理模式具有的優(yōu)勢(shì)作用，從而讓單位領(lǐng)導(dǎo)者清楚的意識(shí)到保障檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率是促進(jìn)單位穩(wěn)定有序發(fā)展的關(guān)鍵，積極參與到檔案管理工作改革活動(dòng)中，基于檔案管理工作編制相應(yīng)的激勵(lì)措施，不斷加快檔案管理工作改革步伐。

2.2樹(shù)立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)

加強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新力度至關(guān)重要；隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，各類電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用，對(duì)于從事檔案工作的人員，除了擁有雄厚的專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)外，還必須表現(xiàn)出良好的信息素質(zhì)與正確的檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)。集素質(zhì)教育與創(chuàng)新服務(wù)為一體，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高創(chuàng)新能力，通過(guò)良好的創(chuàng)新加快發(fā)展，緊跟現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐，激發(fā)全體員工的工作積極性，培養(yǎng)新的工作理念、創(chuàng)新意識(shí)。全面掌握現(xiàn)代事業(yè)單位檔案工作具體的發(fā)展規(guī)律，清晰劃分檔案人員實(shí)際應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)與義務(wù)，從而滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，保證檔案工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3健全檔案管理制度

構(gòu)建一套健全的檔案工作規(guī)章制度對(duì)檔案工作行為具有規(guī)范性意義。實(shí)際構(gòu)建時(shí)，應(yīng)結(jié)合單位工作實(shí)況，根據(jù)檔案管理實(shí)際需求，注重科學(xué)性與實(shí)踐操作性。與此同時(shí)，為了提高單位全員都重視起檔案工作，檔案工作規(guī)章制度中應(yīng)明確既能約束單位領(lǐng)導(dǎo)又對(duì)干部職工有強(qiáng)制性的條款。切實(shí)根據(jù)國(guó)家頒布實(shí)施的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位具體規(guī)模、工作特點(diǎn)，合理相應(yīng)的對(duì)其管理方式及制度規(guī)范加以調(diào)整，從而體現(xiàn)出規(guī)范性與靈活性。檔案部門應(yīng)結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建并落實(shí)系統(tǒng)完善的規(guī)章制度體系。

2.4加強(qiáng)檔管檔人員的教育培訓(xùn)

對(duì)單位干部檔案管理人員強(qiáng)化思想政治教育，以確保其時(shí)刻根據(jù)規(guī)章制度辦事，自覺(jué)為單位的持續(xù)健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。尤其要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因?yàn)槟壳暗墓軝n人員專業(yè)水平不高，綜合素質(zhì)低，對(duì)干部檔案管理工作的穩(wěn)定有序發(fā)展造成了一定的阻礙，所以管檔單位必須投入一定的力度，明確合理的培訓(xùn)計(jì)劃，不斷強(qiáng)化干部檔案管理人員的學(xué)習(xí)，引進(jìn)大量的優(yōu)秀人員擔(dān)任干部檔案工作。現(xiàn)階段，檔案工作人員必須充分掌握檔案事業(yè)的發(fā)展形勢(shì)及發(fā)展目標(biāo)，樹(shù)立謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度，為現(xiàn)代社會(huì)建設(shè)與廣大的人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)實(shí)踐、不斷創(chuàng)新，從而為檔案事業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.結(jié)論

綜上所述可知，當(dāng)前，檔案管理改革已經(jīng)成為了事業(yè)單位內(nèi)部管理改革的一大核心，對(duì)單位管理水平具有決定性作用，單位領(lǐng)導(dǎo)者可根據(jù)檔案具體內(nèi)容掌握單位整體情況，明確配套的管理措施；結(jié)合具體的檔案記錄，深入分析單位工作質(zhì)量。可見(jiàn)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作意義重大，單位全體員工都應(yīng)予以高度重視。

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