新形勢下事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略探究

朱婷 韓偉

摘 要：檔案資料管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)重要位置，其主要目標任務是完善機關檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。對于事業(yè)單位而言，構建一套系統(tǒng)、民主的管理制度，是促進其生存與發(fā)展的關鍵。而檔案資料管理無疑是整個事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。本文首先論述了檔案資料管理作用，其次分析了事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案資料管理 策略

檔案資料管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案資料管理系統(tǒng)的結構就是在該目的基礎上而構建起來的，系統(tǒng)內(nèi)每項工作、程序都必不可少，組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用。那么，怎樣做好事業(yè)單位檔案資料管理工作，這已經(jīng)成為了當前的首要任務。

1.檔案資料管理作用

1.1發(fā)揮管理、服務、政治三方面的功能

事業(yè)單位檔案資料管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，其具體的職能作用是對各部門形成的歷史文件進行管理，因此具有管理性特點。不過，檔案資料管理系統(tǒng)并非孤立存在的，是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。提供有價值的檔案信息良好的服務于社會，是檔案資料管理工作最顯著的特點。盡管檔案部門也涉及了檔案的研究與編制等活動，但宗旨依舊是為了更好地適應社會的利用需要，服務性較強。社會歷史的各環(huán)節(jié)階段中，檔案資料管理工作必然在當時的經(jīng)濟、政治、文化方面提供良好的服務，不然就不會形成與發(fā)展。階級社會中，檔案資料管理工作顯現(xiàn)出了相應的階級關系與階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務，呈現(xiàn)出了政治性特點。檔案內(nèi)容與國家政治利益、經(jīng)濟利益直接相關，因此國家對檔案資料管理有一定的保密要求。

1.2遵循集中管理單位檔案，提高檔案的完整與安全，有效利用的原則

事業(yè)單位所有檔案應由專門的檔案保管機構分別進行集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。提高檔案的安全性與完整性應注重：在數(shù)量上要保證檔案齊全；在質(zhì)量上促進檔案的有機聯(lián)系，禁止亂堆亂放；避免檔案遭受損壞，延長檔案使用壽命；防止檔案人為破壞，防止檔案機密丟失。有效利用是檔案資料管理工作的最終目的，同樣還是對檔案資料管理工作進行檢驗的一個標準。檔案是單位發(fā)展歷程的見證，反映了單位實際情況，不得隨意的篡改與修正，因此維護檔案的真實性也是檔案資料管理工作需要遵循的一項基本原則。

2.事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略

2.1提高檔案資料管理人員的業(yè)務技能

事業(yè)單位檔案資料管理工作具有較強的專業(yè)性，除了強調(diào)相關工作人員充分掌握了解業(yè)務方面的知識外，還必須熟知管理知識和具備較高的管理能力，唯有達到這些要求方可促進檔案資料管理工作在知識經(jīng)濟時代下健康良好的發(fā)展。實際中，事業(yè)單位檔案資料管理部門應結合單位檔案資料管理的具體需求，制定詳細的招聘申請并遞交給人力資源部門，同時指出招聘的人員應達到的學歷與崗位能力，由人力資源部門將這些要求公布。事業(yè)單位還可按照自身實況，在內(nèi)部其他部門中選取一批工作認真、政治素質(zhì)高、工作能力強的人員擔任檔案資料管理工作。其次，針對檔案資料管理人員開展相關的培訓活動；事業(yè)單位應加強所有檔案人員的崗前培訓，具體應做好：重視思想政治教育，檔案資料管理工作者不僅要具有較高的政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，工作責任心強，而且還要緊跟現(xiàn)代社會發(fā)展步伐，對自己的工作方式及思路予以科學合理的創(chuàng)新，力爭實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的檔案資料管理工作。對于檔案資料管理人員技能的培訓也至關重要，不僅要學習掌握檔案資料管理專業(yè)知識，還應了解該項工作具體流程與環(huán)節(jié)。特別隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案資料管理人員應充分運用先進高效的現(xiàn)代化、信息化方式與手段，熟知各類計算機技術、網(wǎng)絡技術。單位可安排組織檔案資料管理人員深入到高校檔案管理專業(yè)參加系統(tǒng)培訓，還可聘請相關專家到單位開展座談會，以提高檔案資料管理人員的技能。唯有如此，才能培養(yǎng)一批各方面都很好的檔案資料管理人才隊伍。

2.2積極研發(fā)相關軟件

首先，必須加大軟件的投入力度，確立適應于檔案信息化的軟硬件，積極研發(fā)符合本單位、本部門的檔案軟件，做到信息的共享。其次，提高檔案工作人員參與檔案管理軟件研發(fā)活動的積極主動性，只有這樣，最后所形成的自動化軟件方可達到檔案管理需求，將自動化管理落實到實處。另外，檔案工作人員應詳細分析考慮各部門的意見，準確獲取各部門基礎工作和歸檔工作間存在的聯(lián)系，把有價值的信息提供給軟件設計者，以幫助其明確優(yōu)質(zhì)的方案，從而防止業(yè)務部門和檔案部門重復勞動情況的發(fā)生。

2.3規(guī)范信息處理流程

檔案資料管理部門應設置專門的數(shù)據(jù)庫，把所有文件中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息保存到公文數(shù)據(jù)庫中，利用數(shù)據(jù)庫提供日常文書處理的各功能、傳閱登記等。同時，按照事先明確的文件保管期限與分類代碼，將保管期限一樣與分類代碼一樣的文件歸納為一類，然后按照已經(jīng)設定完的案卷總頁數(shù)，設置為案卷，這就是計算機輔助立卷的原理。

3.結論

綜上所述可知，事業(yè)單位要不斷強化檔案資料管理工作，培養(yǎng)檔案資料管理人員的素質(zhì)與業(yè)務技能，注重創(chuàng)新檔案資料管理方式手段，從而推動檔案資料管理工作朝著科學化、合理化、規(guī)范化方向快速發(fā)展。

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