如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量

曲春霞

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，其質(zhì)量的高低也從側(cè)面反映了學(xué)校的管理水平，那么，如何做好學(xué)校的檔案管理工作呢？我們該從哪些角度入手呢？本文就從以下幾個方面對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量進行概述，為學(xué)生管理水平的提高打下堅實的基礎(chǔ)。

一、檔案管理中人員的培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理室的直接負(fù)責(zé)人，除了要有一定的服務(wù)意識之外，還要具有一定的原則性和保密意識。對于檔案管理人員來說，并不是簡單的檔案保管員，還要有意識地去規(guī)劃檔案，去對相關(guān)檔案進行分類等，這就要求檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識，不要認(rèn)為檔案一般沒人使用而怠慢這項工作。而所謂的原則性和保密意識是指檔案的外借或者是泄露，這是最基本的職責(zé)。所以，我們要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要為檔案管理質(zhì)量的提高做好保障工作。

二、檔案管理的方法設(shè)計

對于學(xué)校的檔案來說比較多也比較繁瑣，如果沒有一定的管理方法勢必會出現(xiàn)錯誤。比如：同名同姓的學(xué)生拿錯檔案或者是檔案丟失或者遺漏等等，這些都是發(fā)生過的。所以，我們要設(shè)計一套檔案管理的方法。比如：我們可以借助編號分區(qū)管理，比如：每個年級、每個班級都有自己的區(qū)域，并有自己的區(qū)號，然后每個學(xué)生的檔案也有編號，編號的組成是用自己年級、班級的區(qū)號和自己的編號組成，這樣即便出現(xiàn)同名同姓的學(xué)生也會因為區(qū)域的不同和編號的不同而進行區(qū)分。而且為了避免出現(xiàn)因為外界因素的影響而對這些紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響，我們還要與電腦同步，同樣是借助編號管理來提高質(zhì)量。這樣既能做好保證工作，也有助于檔案的外調(diào)，對提高工作效率也起著非常重要的作用。

三、檔案借閱制度的完善

一般學(xué)校的檔案是不外借的，但是，一些教師為了做好管理和轉(zhuǎn)化工作，需要借助相關(guān)的檔案來提供一些資料，所以，為了確保檔案的保密性，借閱者要有相關(guān)的手續(xù);不得將檔案資料拿出檔案室;如果檔案需要外調(diào)限期內(nèi)必須歸還等等，以確保檔案的安全性。

除了上述幾點之外，還需要有一些基本的管理制度，比如：檔案室里不得吸煙、要保持檔案室的干燥性等等，同時，還要制定檔案銷毀制度和學(xué)校教職工檔案管理制度等等。總之，作為檔案管理人員，我們要不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠更好地為學(xué)校管理水平的提高做好服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

侯詠紅.談學(xué)校檔案管理工作的重要性[J].錫林郭勒職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2008（1）.

編輯 溫雪蓮