論科技期刊與檔案管理的融合發(fā)展

張玉芳

陜西省糧油科學(xué)研究設(shè)計(jì)院 陜西省西安市 710082

摘要：在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，科技期刊在傳播科技成果、科普知識(shí)和科研學(xué)術(shù)方面都發(fā)揮著不可替代的作用。而如何管理好、使用好科技期刊的檔案成為一個(gè)重要課題。因此辦好科技期刊，提高我國(guó)科技期刊的運(yùn)營(yíng)工作，對(duì)我佃的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)發(fā)展都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：科技期刊；檔案管理；發(fā)展

引言

我國(guó)是當(dāng)今世界科技期刊的大國(guó)，數(shù)量?jī)H次于美國(guó)，但是從總體水平來說，我國(guó)科技期刊與科技強(qiáng)國(guó)還存在著一定的差距。眾所周知，對(duì)于任何一個(gè)組織來說，檔案管理都是一項(xiàng)非常重要的工作，正所謂“千里之堤，毀于蟻穴”，可見細(xì)微工作的重要性。然而隨著高科技時(shí)代的到來，人們更加迫切的需要了解掌握各種科普知識(shí)，才能跟上飛速發(fā)展的科技步伐。那么檔案管理也需要相應(yīng)的信息化了。

一、科技期刊的發(fā)展問題

與其他期刊相比較而言，科技期刊的編輯工作要求更高。因?yàn)椋蟮牟粌H是一名合格的稿件加工人員，而是要求編輯人員既能夠熟練掌握現(xiàn)代編輯加工技能，深諳各項(xiàng)編輯加工標(biāo)準(zhǔn)，完成學(xué)科價(jià)值意義上的一個(gè)編輯所應(yīng)該完成的任務(wù)，同時(shí)，他必須對(duì)所編輯的專業(yè)性的科技文章具有一定的了解，有一定的鑒別能力并能給出專業(yè)的評(píng)價(jià)，且擁有自身獨(dú)特的理解與看法，因?yàn)槠诳庉嬋藛T的知識(shí)水平、編審能力、信息采集能力等都將直接影響刊社的效益。這就要求刊社人才要有豐富的專業(yè)知識(shí)、大膽的創(chuàng)新意識(shí)、敏銳的信息捕捉和把握能力等，從而推動(dòng)期刊實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

1、要加強(qiáng)期刊內(nèi)部人員的業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)工作，為員工提供參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使他們熟悉并熱愛本職工作，提高期刊內(nèi)部員工的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。

2、與期刊專業(yè)的全國(guó)知名教授、專家和學(xué)者建立良好的穩(wěn)固的關(guān)系，以利于運(yùn)用其在該領(lǐng)域的權(quán)威性，塑造和樹立本刊的品牌形象。

3、優(yōu)秀的稿源一直是保證科技期刊內(nèi)容質(zhì)量的重中之重。在此，要保證期刊文章作者的學(xué)術(shù)和業(yè)界經(jīng)驗(yàn)水平。

4、要注重培養(yǎng)具有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)以及較強(qiáng)的營(yíng)銷能力的復(fù)合型營(yíng)銷推廣隊(duì)伍。

二、科技期刊的檔案信息化管理的必要性

科技期刊的檔案管理是科技期刊服務(wù)部門為開展編輯業(yè)務(wù)工作而建立的，目的是實(shí)現(xiàn)期刊編輯從網(wǎng)上申報(bào)、推薦、審批立項(xiàng)、合同簽訂、項(xiàng)目管理及驗(yàn)收、資料歸檔等全流程的電子化管理，并與上級(jí)編輯業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，從而提升業(yè)務(wù)管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。科技期刊檔案管理的系統(tǒng)信息化，不僅級(jí)提高科技期刊工作人員的工作效率、處理能力，還極大地加強(qiáng)部門之間的溝通和資源共享，密切與社會(huì)各界的聯(lián)系，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，讓一切繁雜的工作盡可能的簡(jiǎn)單，明了化，為工作人員節(jié)省不必要的時(shí)間，從而使工作更快捷簡(jiǎn)便。

三、科技期刊的信息化管理使期刊業(yè)務(wù)呈現(xiàn)多樣化

長(zhǎng)期以來，科技期刊作為一種專業(yè)化的期刊，有其獨(dú)特和針對(duì)的目標(biāo)受眾群，在魚龍混雜的科技期刊市場(chǎng)，同質(zhì)化現(xiàn)像嚴(yán)重。對(duì)此，要想在期刊市場(chǎng)占據(jù)自己的一席之地，就必須多樣化發(fā)展。在科技期刊的管理工作中，有較多的文獻(xiàn)資料，這些資料是文獻(xiàn)資源中的活躍要素，期刊管理工作的信息化技術(shù)解決了這一問題：人們可以根據(jù)自己的需要，通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文獻(xiàn)的選擇、檢索和查閱工作，大大提高了人們獲取文獻(xiàn)的效率，也提升了期刊的信息化管理水平。與此同時(shí)，合理的檔案管理還可以增強(qiáng)期刊知名度和提高期刊的美譽(yù)度。因?yàn)槠诳|(zhì)量永遠(yuǎn)是品牌價(jià)值的核心內(nèi)容。

四、科技檔案信息化管理的社會(huì)效益

1、提高科技檔案管理質(zhì)量和效率，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需項(xiàng)目檔案信息，利用檔案庫數(shù)據(jù)自行生成各類報(bào)表，節(jié)省大量手工操作填表時(shí)間。

2、提高科技項(xiàng)目檔案的利用率，進(jìn)行檔案的查詢，可以按業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)名稱、申報(bào)專題、技術(shù)領(lǐng)域、推薦單位、年度等任意條件查詢相關(guān)科技項(xiàng)目檔案；科技項(xiàng)目基本情況的統(tǒng)計(jì)和查詢，檔案輸出，可以輸出單個(gè)檔案、全體檔案、各類檔案名冊(cè)等。省去了調(diào)卷、閱卷、摘抄材料等工序，為科技檔案管理人員和利用者節(jié)省了大量時(shí)間。

3、延長(zhǎng)科技項(xiàng)目檔案材料的壽命。以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹鳎瑥亩乖紮n案材料的利用率大大降低。減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長(zhǎng)了科技項(xiàng)目檔案的壽命。

五、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化存在的問題以及解決辦法

網(wǎng)路信息化應(yīng)用于檔案管理實(shí)際上是將文件存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)之中，并且其存在的形式是一種數(shù)字代碼，它需要依靠相關(guān)電腦的軟硬件系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)才能擁有生命力。所以這種檔案管理方式不僅受到任務(wù)操作影響還受到了許多自然因素的影響。此外，在利用電子數(shù)據(jù)保存資料的時(shí)候，電子數(shù)據(jù)對(duì)操作以及設(shè)備具有很高的依賴性。所以應(yīng)用電子文件進(jìn)行資料保存時(shí)必須要注意資料的安全。在將網(wǎng)絡(luò)信息化的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理時(shí)，還存在著很多安全隱患問題方面。一方面是在利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)一定會(huì)用到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，而一旦有網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵就可能會(huì)使資料被盜用或者受到損壞，而且這種入侵是隱蔽、突發(fā)的，令人防不勝防。另一方面是在設(shè)備和數(shù)據(jù)載體出現(xiàn)物力故障時(shí)，可能會(huì)損害到原有文件，危及到資料的正常運(yùn)行。所以利用這一技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也會(huì)增加管理的難度。

為了避免上述一些問題的出現(xiàn)，有效保證資料安全性，在管理時(shí)一定要做好殺毒軟件安裝和防火墻處理，與此同時(shí)要定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，要防止病毒的入侵。在對(duì)于設(shè)備技術(shù)故障還有物理故障時(shí)，管理人員必須在管理時(shí)定期對(duì)設(shè)備和數(shù)據(jù)載體進(jìn)行詳細(xì)檢查，避免故障發(fā)生只夠所造成的不可挽回局面。此外，在利用網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)行檔案管理時(shí)的網(wǎng)絡(luò)一般比較小，但是還應(yīng)該對(duì)保密方面的工作加強(qiáng)管理，在管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候要制定一個(gè)全面的管理制度，使網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)應(yīng)用于方案管理的時(shí)候可以依靠一定的制度進(jìn)行管理。防止一系列人為原因?qū)е碌钠茐摹？梢岳迷O(shè)置系統(tǒng)密碼的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息進(jìn)行有效管理，想要進(jìn)入系統(tǒng)就需要一個(gè)身份驗(yàn)證的過程，有效預(yù)防對(duì)資料蓄意破壞的人進(jìn)入。

通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，企業(yè)科技檔案是具有保存價(jià)值的科技文件，是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容，也是企業(yè)重要的知識(shí)資源。

結(jié)語

我國(guó)科技期刊必須深化改革，實(shí)現(xiàn)集約型方式經(jīng)營(yíng)和多樣化，走產(chǎn)業(yè)化道路努力做到新穎，細(xì)化，形式活潑。這是能夠突破重圍、力求發(fā)展的不二法門。也是中國(guó)科技期刊走出低谷的一條合理路線。如今，在商品生產(chǎn)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中，檔案信息能夠在經(jīng)濟(jì)決策的正確與否，起到關(guān)鍵性作用。知己知彼，才能百戰(zhàn)百勝。在經(jīng)濟(jì)決策中，一個(gè)商家不僅掌握自己生產(chǎn)工藝技術(shù)中的檔案信息，而且還要掌握市場(chǎng)及同行業(yè)的檔案信息。而同行對(duì)檔案信息通常是互相保密的。一條檔案信息有時(shí)可以使一個(gè)企業(yè)起死回生，扭虧轉(zhuǎn)盈。檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。