關于檔案管理存在的問題及建議

姚豐

湖南省婁底市城市基本建設檔案館 湖南婁底 417000

摘要：隨著時代的進步，檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。目前的檔案管理工作存在著一些問題，針對這些問題，要強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序；檔案交接要嚴格按程序進行；要健全檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，規(guī)范操作。本文作者對檔案管理相關問題進行了簡要分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對策

隨著我國高科技產業(yè)化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革?，F如今，發(fā)展檔案管理工作越來越受重視，它將直接影響檔案工作的規(guī)范化和標準化。因此我們要從觀念上對檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進我國的和諧社會建設。

一、加強檔案資源建設的重要性

1、把握好檔案收集關。在當今服務型社會的大環(huán)境下，檔案館應把國家和社會的具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統(tǒng)一管理。檔案館應向各級基層檔案管理部門下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，讓基層檔案管理部門向社會各界廣泛征集內容豐富，有特色，有價值的檔案資料，及時修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達到豐富館藏檔案，為利用者良好服務的目的。

2、檔案工作要走“特色”路。所謂特色檔案是指反映地方特色經濟、特色歷史、特色文化以及風土人情、自然區(qū)域特色等方面的檔案。檔案管理部門應充分認識館藏建設的“特色”性，認真研究、分析本地區(qū)的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內容，優(yōu)化結構，體現特色，打造精品。

3、要正確處理好檔案館藏的質量與數量關系。過去比較注重檔案數量的多少來衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設實踐來看，僅僅片面追求數量是不夠的，應該豐富館藏，改變館藏結構單一、缺乏特色，案卷質量不高等諸多發(fā)展檔案建設的不利因素，辯證的處理好數量與質量的關系，按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優(yōu)化和豐富館藏建設。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題

1、檔案管理工作執(zhí)行力不夠

企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)部門活動具有輔助作用，對檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側面能反映出一個企業(yè)的整體素質。但是大多數企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設檔案，存在著重建設，輕檔案的現象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產生的檔案資料就不能及時上交檔案室，如工程的變更，竣工驗收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設工程中參與性不強，檔案的管理工作不能與工程的建設同步進行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復印件，影響了檔案的質量。

2、檔案管理人員專業(yè)素質和管理水平不高

檔案管理人員的素質對檔案工作質量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務素質，又要有強烈的責任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學嚴謹的工作態(tài)度。但是在實際工作中，由于對檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務水平、文化程度、專業(yè)素質上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時代發(fā)展脫節(jié)。這已經不能適應新形勢下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質放在第一位。

3、檔案硬件設施老化

隨著現代信息技術的發(fā)展，計算機網絡技術應用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進步。但是只有少數的企業(yè)利用計算機網絡技術進行檔案管理，多數還是采用手工整理。信息量小，檢索進來也比較困難，利用和開發(fā)的價值不高。企業(yè)的檔案室建設不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產生了不利影響。

三、新時期加強企業(yè)檔案管理的幾點建議

1、加強培訓，提高企業(yè)檔案管理人員的素質

現代化的企業(yè)對檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質也由紙質迅速過渡為電子文檔與實物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強自身的學習，提高自身的政治素質，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎。要博學多才，既懂檔案專業(yè)知識，又要懂行業(yè)管理知識，努力提高專業(yè)素質及開拓創(chuàng)新能力，把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

2、建立科學的檔案管理體系，加強企業(yè)檔案管理標準化

檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現代信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應的管理體系，并嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個部門、不同用途的檔案進行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。

3、加強對電子文件的管理

一是將部分傳統(tǒng)的以紙質文件資料轉變成電子文檔的形式，這樣數據生成以后，馬上會貯存在企業(yè)的數據庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動中，電子文件比傳統(tǒng)紙質文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會大大提高，電子繪圖會比手工繪制有更大的優(yōu)勢，它的設計、修改、查

詢比手工更方便、更準確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個管理系統(tǒng)所分享，計算機可以依照規(guī)定的指令，依據工作目的隨時設置和更改類目。

4、擴寬榮譽檔案的歸檔范圍

建立榮譽檔案，首先要確定歸檔范圍。一個單位的榮譽檔案主要是反映本單位各項工作在各個歷史時期所取得的成績，它的歸檔范圍應以本單位或本單位內部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項活動獲得的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等；上級領導知名人士來本單位參加表彰獎勵活動的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領導接見頒獎視察慰問獲得榮譽的集體和個人，有先進集體和個人介紹經驗、載譽歸來、外地外系統(tǒng)、取經學習的活動等內容；本單位的科研成果證書及獎牌等；其他與表彰獎勵有關的實物等。

5、統(tǒng)籌兼顧，做好檔案的保密與利用

日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。檔案的價值是通過利用來實現的，檔案管理人員的管理價值也要在利用檔案的效果中體現出來。檔案人員在提供利用的同時，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產出的經濟效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領導

和員工認識到企業(yè)檔案也是生產力，是寶貴的資產，同時對提高全員的檔案意識有積極的作用。檔案人員要勤于思考，多動腦筋，分析、加工編研二次信息，服務企業(yè)中心工作。檔案主管部門也應每年定期召開一次編研工作研討會，開展業(yè)務探討，交流檔案管理經驗，努力實現檔案管理工作綜合效益的最大化。

四、結束語

總之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，建立完善起相應的檔案管理制度，更新檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規(guī)范化。

參考文獻：

[1]張萍.對檔案管理現狀及對策的幾點思考[J].孝感學院學報，2011.

[2]付帥.對檔案工作創(chuàng)新與服務的思考[J].現代營銷（學苑版），2012.

總之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，建立完善起相應的檔案管理制度，更新檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規(guī)范化，積極探索檔案現代管理模式，進而促進社會主義和諧社會建設。