論城市建設檔案管理的重要性

劉錦

安陸市城鄉建設局 湖北省孝感市 432600

工程檔案是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業服務。

一、工程檔案管理的意義

工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。

（1）工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設生產活 動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著 它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

（2）工程檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制，應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。

（3）工程檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案--人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

（4）工程檔案是城市防災、減災和戰后重建的重要依據。1976 年唐山大地震后的城市基礎設施的搶修、重建，工程檔案發揮了重要作用；2002 年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質，就是查閱了大量工程檔案，利用該建筑物現有的通風管道向實踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對城市進行

二、如何做好工程檔案的管理

工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維持一種環境，管理的核心是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。

（1）要完善法規，依法治檔。《萊西市城市建設檔 案管理規定》已于2003年10月1日起施行，該《規定》是依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程檔 案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法規制定的，這是政府對城建檔案工作的極大重視和支持，對新時期的城建檔案工作做了明確的規范和要求，為城建檔案工作的發展指明了方向。《規定》明確了三項制度：即檔案預驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度，將檔案的預驗收、備案、報送時限和執法要求以政府令的形式納入規劃、建設、管理程序中，從根本上保證了工程檔案的內在質量和外在質量。因此在工程檔案管理中要認真學習、貫徹落實《規定》，提高大家的思想素質和理論水平，逐步完善規范各種制度，理順各種程序，嚴格把關，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。

（2）詳實的業務規范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓，一些無形的道德底線規范著我們生活的方方面面，而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據性文件更需要一個統一的、順應社會發展和變革的標準來指導我們的行動。我們根據工作中長期使用的《湖北省城市建設檔案管理辦法》和國標《建設工程文件歸檔整理規范》、行標《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》編寫了《安陸市建設工程文件歸檔整理規定》，并將聲像檔案整理、檔案信息著錄、信息整理等內容補充進來，符合城市現代化發展、數字化建設的需要，順應時 代發展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現工程檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉變，為我市的信息現代化管理夯實基礎。我們應該熟練掌握和運用該《規定》。

（3）“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的 管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關信息傳播出去，特別是建立網絡信息共享平臺--工程檔案專業網站，明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。現代化的城市建設離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦工程檔案管理的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程檔案管理工作的重要 途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設單位和施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力，對工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作。重點工程建設項目是城市經濟 發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建設日新月異，對工程檔案的管理也必須與城市建設相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。

綜上所述，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的 潛力，使之能更好地為工程檔案事業服務。通過對工程檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。