現代檔案管理體系的數字化發展探析

單海燕

鶴崗市房地產產權市場管理處

摘要：現如今，我國的信息化技術發展迅速，社會的各個領域都實現了數字化，檔案管理工作也不例外。隨著科技的發展，檔案管理工作的基本模式已經從傳統的對于紙質載體的管理轉變為信息化和數字化的管理。因此，本文主要對現代檔案管理體系的數字化發展趨勢進行了深入探究，希望能夠給相關的檔案管理工作者提供借鑒和參考。

關鍵詞：現代檔案管理；管理體系；發展趨勢；數字化

檔案管理的數字化主要是以先進的網絡技術和計算機技術的發展為主要依托，為了完善檔案管理體系，建立了一定的數字管理平臺，這種方式的運用對我國傳統的檔案管理方法產生了嚴重的沖擊。到目前為止，我國的檔案管理工作的形式主要是以電子檔案管理為主，紙質檔案管理為輔。要想促進檔案管理的數字化發展，需要對檔案管理的基本特點以及未來的發展趨勢等進行分析和探究。

1、現代檔案管理體系的特點及優勢

檔案管理工作包含的范圍較廣，而且涉及到的領域也相對較多，需要檔案管理工作人員對此加強重視。其中包括對檔案信息的收集、查閱以及整理的全部過程。和傳統的檔案信息管理工作相比，較為明顯的特點就是引入了先進的技術和設備，轉化傳統的檔案信息的紙質載體為電子化和數字化的形式，管理的過程主要是通過計算機設備來進行。隨著網絡的普及，可以實現檔案信息的共享，同時可以在檔案管理數字化平臺的幫助下，展開更加全面的檔案管理工作，提高檔案信息的利用率，促進社會的發展。

2、現代檔案管理體系的完善措施分析

在數字化不斷發展的過程中，一些企業和部門在日常的辦公中還是采用紙質管理的方式和手工抄寫的模式，這就在一定程度上降低了工作效率。另外，相應的數字化平臺的基本設施建設還需要進一步完善，管理體系和現實的檔案管理工作現狀相脫節。為了解決這些問題，加快檔案數字化的管理水平，需要從兩個方面入手，一是平臺建設，一是完善體制。

要實現對檔案信息的管理體系進行建設，需要考慮到檔案管理軟件的優化和管理，要在保證軟件配置的全面性的基礎上進行其他的工作，另外，需要確保軟件運行功能的完善，提高其基本性能。基于數字化檔案管理模式，需要進行軟硬件的積極配合，使得檔案能偶從紙質轉變成數據形式，保證企業發展所用資料的完整性。另外在數據入庫之前要對相應的數據進行整合，為以后的數據利用提供參考和依據。只有對檔案管理體系和機制進行完善管理，才能最大限度地提供檔案管理共走的效率，進而提高其社會價值。

3、數字化管理平臺下現代檔案管理的發展趨勢

隨著新時期檔案管理工作的發展，信息化和數字化已經成為一種趨勢，而且部分的企業基本已經達到了這一目的。但是從我國各大企業的發展現狀上來看，還存在著較為嚴重的問題。因此，在進行檔案信息化管理的過程中，應該加強對管理設備、方法以及技術的重視。在引進先進的技術、設備的同時，優化檔案管理的體制，促進現代檔案管理的健康發展。具體的措施可以從以下幾個方面來進行分析和介紹：

3.1檔案管理手段將得到創新，努力深化

由于信息化和數字化是社會發展的整體趨勢，因此，檔案管理工作的發展也要順應社會發展的需要。因此，創新意識就是促進檔案管理工作長足發展的關鍵和重點。傳統的檔案管理工作已經無法滿足社會和個人對于檔案信息的需要。

取而代之的是全程數字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進行深化、改革和創新，從而適應新的信息環境。未來的發展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質量，因此在檔案編制、統計、調研、等諸多管理環節上都將優化改進，實現全自動整合、檢索、統計確保多項檔案管理業務間的無縫鏈接，實現云端推送服務和覆蓋更為廣泛的網絡資源共享，這一系列變革，都將檔案管理帶上一個新的發展方向。

3.2檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時代的發展與進步，數字信息概念的普及，檔案界的學術研究也將出現新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統一枝獨秀的局面，呈現百花齊放的態勢，這種現象有助于業界人士展開深入的討論，并通過理論聯系實際的方法對新產生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經得起實踐檢驗、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環演變下去，預示著我國檔案管理水平走向成熟。

3.3檔案管理制度將變得更加規范、完善

檔案管理體系的構建，是一項融合了檔案基礎設施建設、檔案管理組織機構設置、檔案設置、檔案管理制度確立等多項任務整合的系統性工作，在未來的發展過程中，要求檔案管理制度更為規范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業務支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規范和調整，使其適應數字信息的發展需求，特別是加強對電子文檔的保存、數據交換、技術鑒定、資源共享等眾多業務的規范，這些均是未來檔案管理制度發展過程中亟待解決的問題。

4、現代檔案管理體系數字化發展的措施

4.1要為數字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強數字化硬件建設和軟件開發，改善工作環境，提供相應的技術支持。加快檔案館原始信息的數字轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數字檔案館正常運轉，保持旺盛生命力。

4.2要培養和造就一大批具有檔案、圖書、經濟信息、科技信息、信息技術開發與服務等多方面技能的數字化檔案管理人才。這要求我們調整檔案管理人員結構和知識結構，培養一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常運行。同時加快各級檔案管理人員的知識結構，加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能。

4.3要正確處理傳統與現代化的關系，正確解決數字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬關系等問題。紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。

5、結論

檔案管理事業走向數字化管理平臺，可以說是迎來了一個嶄新的局面，檔案管理體系發展的總體趨勢也將越來越適應社會主義市場經濟建設需要，總體呈現出一片大好局面，然而針對檔案管理體系的建設仍任重道遠，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負起時代交付的重任，把握每一次機遇與挑戰，與時俱進，力圖將我國的檔案管理事業推上更高層次的發展平臺。

參考文獻：

[1]于春林.淺析現代檔案管理工作創新的手段[J].民營科技.2011（05）

[2]劉紅，高建軍.檔案網站發展策略芻議[J].黑龍江檔案.2010（04）

[3]李林.檔案管理系統的設計與開發[J].考試周刊.2010（10）

[4]趙巖，常寧.淺談新時期檔案保密工作[J].黑龍江史志.2010（03）