淺談計算機技術在檔案管理中的應用

陶鑫

摘 要：隨著我國社會經濟、政治、科技和文化的不斷發展，我國的計算機技術也沖入世界高端行列，并且逐漸應用于我國企事業單位各項管理體制之中。其中檔案管理應用中的計算技術既是一項典型的應用實例。我國檔案管理工作的現代化管理理念中將計算機技術的管理作用進行發揮，其本身的作用愈顯重要。筆者根據自身的多年檔案管理經驗，在本文中將現代化檔案管理中計算機技術的作用進行分析探討，全面了解計算機技術在檔案管理應用中存在的問題并且提出相應的可行性建議。

關鍵詞：計算機技術應用 檔案管理 探討分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）01（b）-0032-01

計算機技術的出現、發展及推廣推動著世界經濟的發展和全球經濟化進程的推進。計算機技術在檔案管理中應用后，其本身的特點淋漓盡致的顯現出來：檢索快、容量大、可靠性強、保密程度高、成本低等等。隨著計算機技術的應用和互聯網平臺的建立，在一定程度上代替了手工作業，提高了工作效率，同時實現了資源共享和信息共享。對于檔案管理中計算機技術的應用給人們的生活帶來巨大的方便。

1 計算機技術在檔案信息管理中的作用

1.1 計算機技術能夠實現數字化檔案信息管理

從傳統的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。而社會現代化計算機技術在檔案管理中應用后，通過計算機系統能夠將檔案管理過程中的信息儲存、查閱和修改過程直接完成，節省了大量的人力、物力和財力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費用，保證了檔案管理的準確性。而且，在保證檔案管理的質量和效率的過程中的計算機技術的應用還實現了資源共享和信息共享。

1.2 計算機技術能夠實現自動化檔案管理

在信息化技術的使用過程中，我們感受到了計算機技術的高容量、高效率和程序化的數據處理等特點。計算機技術的使用時通過程序編寫后能夠高效的執行程序并且能夠保證期準確性。因此，計算機技術在檔案管理中的應用能夠通過程序編寫后直接實現化錄入保存修改和管理等過程的自動化。

1.3 計算機技術能夠實現網絡化的信息檢索

應用計算機技術的檔案管理能夠將各類檔案進行分類匯總，并且通過計算機的自動化程序能夠實現檔案查閱過程中的及時信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲存位置而丟失資料或者不能夠及時準確的查找到需要的資料。同時計算機技術的檢索功能不僅在檔案管理過程中應用還推廣到各個行業領域。這樣就能夠在最大程度上實現共享平臺。

2 檔案信息庫的特點、構成以及計算機技術要求

2.1 檔案信息庫的特點

檔案信息庫即為在檔案管理過程中通過計算機技術實現檔案的大容量儲存和分類。其本身的特點為：第一，計算機技術的出現能夠將信息文件轉變為計算機數據的形式進行儲存，在計算機信息平臺中通過計算機電子數據流的形式進行傳遞，從而實現了檔案信息儲存共享的信息化和自動化特點；第二，計算機儲存技術能夠將圖、文、聲等綜合信息通過多媒體信息化方式進行儲存，體現了現代計算機技術的數字化特點；第三，計算機技術在檔案管理中的應用體現了計算機技術的信息化、自動化、媒體化等特點，并且計算機技術的應用改變了以往檔案管理的形式，體現了現代化檔案管理模式的計算機化特點；第四，計算機技術在檔案管理中應用后不但能夠將檔案進行高效管理還能夠將檔案信息以圖、文、聲等綜合媒體形式進行儲存，體現了計算機儲存技術的多樣化特點。

2.2 檔案信息庫的主要構成框架

將檔案信息庫進行分類可分為：終端用戶部分、數據庫管理系統、數據庫檢錯系統和通訊系統等幾部分。其各部分的主要作用是通過檔案信息庫的不同分工將檔案管理程序變得更為清晰明了，完善了檔案信息庫系統，使人們能夠方便輕松的獲取所需并能夠通過網絡通訊系統進行傳遞和資源共享。

2.3 檔案信息庫管理過程中對于計算機技術的要求

在檔案管理過程中使用計算機技術是由于計算機技術能夠準確高效的實現檔案的錄入、查閱、修改和管理。這也是檔案管理的基本要求和基本保障。因此，在檔案管理中應用計算機技術應達到以下要求：首先，檔案管理中的計算機系統應當保證其硬件設施能夠達到相應的條件和質量，軟件程序管理應當保證檔案信息庫的技術水平達到要求；其次，計算機技術的檔案管理依然需要進行科學的規劃，并且對于管理人員的計算機技術操作能夠提出更高的要求，保證大量檔案信息錄入過程中不因操作人員的原因而導致信息錯誤或者不完整。

3 實現計算機檔案管理可采取的幾點措施

3.1 健全的服務設施

為確保計算機技術在檔案管理中應用達到預期的效果，應當加大檔案管理過程中的資金投入，用于配制相關的硬件設施和軟件設施以及檔案管理的網絡化程序。同時還用當有完善的保護系統、信息檢索系統和資源共享平臺系統。為檔案的信息化管理提供良好和安全的環境。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質

計算機技術在檔案管理中的能夠高效的完成一定的工作，但是計算機技術是一種操作系統不能完全自主的進行檔案管理，所以檔案管理人員素質在計算機檔案管理中是決定性的。提高檔案管理人員的綜合素質能夠將計算機系統的直接操作者和管理者進行能力培訓和專業技能訓練，能夠保證計算機系統在實際應用中的準確性，實現計算機技術在檔案管理過程中的優勢。

3.3 提高檔案管理者的檔案管理水平

通過計算機系統進行檔案管理，不僅需要專業的知識技能還必須具備科學管理的意識，懂得科學管理的內涵。在計算機信息庫的管理過程中體現出現代化的管理水平，實現檔案管理工作改革，在實際工作中不斷完善計算機管理系統，并不斷的學習先進的知識體系，及時的引進更為便捷的檔案管理程序。

3.4 實現各方面制度的完善

由于計算機技術在檔案管理中的應用，能夠很大程度上解決檔案管理方面的漏洞，但是相應的科學管理制度并未及時的設定?？偹苤玫墓芾硎浅晒Φ囊话?，因此，要想做好現代化的計算機技術的檔案管理工作，各方面的管理制度應當及時的進行完善。在實際的管理過程中，將計算機的檔案管理的各個環節進行充分的考慮，并制定相應的制度以彌補技術漏洞。在檔案管理工作的管理過程中，任何一個環節應做到有章可循，有法可依，來保障現代化計算機檔案管理的高效性和完整性。

參考文獻

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