高校檔案室設立的保障條件分析

陳程

摘 要 高校檔案室的設立，是檔案事業發展的必然產物。它既是規范高校檔案管理工作的有力保障，又是實現服務師生的重要途徑。本文以湖北大學知行學院綜合檔案室為例，結合其在設立過程中遇到的實際問題，從四個方面簡要闡述高校檔案設立必須具備的保障條件。

關鍵詞 高校檔案室 設立 保障條件

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A

Analysis of the Security Conditions to Establish University Archives

——Take Zhixing College of Hubei University Archive

CHEN Cheng

（ZhiXing College of HuBei University， Wuhan， Hubei 430011）

Abstract Establishment of university archives is the inevitable product of the development of archives. It is a powerful protection to standardize the management of university archives， but also an important way to achieve the service of teachers and students. This paper takes ZhiXing College of Hubei University as an example， combined with its practical problems encountered in the process of establishing， and elaborated security conditions to establish university archives from four aspects.

Key words university archives； establish； security conditions

1 高校建立檔案部門的必要性

1.1 高校檔案工作的重要性

高校檔案客觀并且直觀地反映了高校人才培養、學科建設、科學研究等各方面的過程和成果，為學校保留珍貴記憶，為學校各項工作提供參考依據，也為廣大師生提供有力服務，是高等學校的重要歷史文化財富。2008年9月，根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第 27 號令），明確指出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”。這一規定充分體現了高校檔案工作的重要性和高校成立檔案管理機構的必要性。

1.2 湖北大學知行學院綜合檔案室的誕生

高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。根據《高等學校檔案管理辦法》的要求，建校歷史在50年以上，全日制在校生規模在1萬以上，已集中保管資料在3萬卷以上的高校可以成立檔案館。湖北大學知行學院建院歷史十余年，擁有本專科學生共計9000余人，目前共有19個直屬部門（含系部），參照相關規定，學院于2009年成立了綜合檔案室，將學院散存各部門的檔案集中于此，統一提供利用。

2 高校檔案室設立的保障條件

2.1 領導重視是高校檔案室設立的前提

領導重視與檔案事業的發展是相輔相成的，高校領導對檔案工作的重視不僅有利于確保高校檔案工作在全校各項事業中應有的地位和運行機制的優化，也有利于增強全校員工的檔案意識，提高檔案工作者的積極性，保證檔案工作的順利健康開展。

領導重視主要體現在兩個方面：一是思想上，二是行動上。首先領導自己要真正轉變思想觀念，自覺學習相關法律法規，方針政策，主動了解當前形勢。從宏觀上將檔案工作納入學校整體規劃，例如湖北大學知行學院就將檔案工作列入學院2014年工作要點，對相關工作提出具體要求，并制定方案和實施步驟，定期督促檢查落實情況。在任何一個高校，檔案工作相比教學科研，毋庸置疑不可能是主角，但是它的輔助功能卻不容忽視，這一點也是所有領導干部必須認清的事實。

行動上的重視體現在諸多方面，如安排分管領導、設立專門機構、招聘專業人才、配備相關設備等等，領導的重視程度直接影響了每一個環節的最終效果。例如，湖北大學知行學院綜合檔案室就分別在2013年11月和2014年5月先后召集3次工作協調會，解決檔案信息管理系統上線、檔案網站更新和畢業生成績歸檔等幾件大事。通過實踐，我們發現領導的重視和直接參與在很大程度上提高了檔案工作效率和與部門之間的溝通協調頻率。

2.2 機構人員是高校檔案室設立的基礎

設立檔案機構，建立一支素質高、專業精、能力強的隊伍，是做好高校檔案工作的基礎。一般而言，規模較小的高校綜合檔案室多設立在校辦、院辦內部，便于宏觀把握學校發展。湖北大學知行學院綜合檔案室設立在圖書館內，目前類似模式在國內比較少見。我院采用這一模式，主要是為了利用圖書館已有的符合檔案保管要求的庫房，具體而言，1至6樓主要實現圖書館功能，7至8樓分別設立綜合檔案室辦公室、檔案庫房及陳列室。

高校檔案管理機構屬于科研性、服務型機構，應該配備專職檔案人員，并應綜合考慮學歷結構、年齡結構及專業職務結構等諸多因素。目前我院檔案室有一名副院長分管，圖書館副館長兼任檔案室負責人，另有工作人員2名，其中1名畢業于武漢大學檔案學專業，另1名則是非專業人員，各部門均有1名兼職檔案員，年輕的隊伍預示著我院檔案事業無限的潛力和后勁，但僅有1名專業人員的現狀和相對不太穩定的兼職檔案員隊伍也對提高我院檔案管理的水平產生了一定的制約作用。

2.3 健全制度是高校檔案室設立的關鍵

制定并實施科學完善的檔案管理制度是實現高校檔案工作標準化、規范化管理的重要保證，也是高校檔案工作的重要業務建設內容之一。我院綜合檔案室在2009年～2010年期間結合《高等學校檔案管理辦法》等先后制訂了《湖北大學知行學院檔案管理辦法》、《湖北大學知行學院實體分類實施辦法》等一系列檔案工作管理制度，并計劃將這些制度編制成《湖北大學知行學院檔案制度匯編》。目前，工作人員正加緊制定《湖北大學知行學院檔案歸檔范圍及保管期限表》。除了制定針對檔案業務的制度之外，我院還計劃逐步完善檔案工作人員的考核評估和獎懲制度，試圖通過規范檔案工作者的職業行為來培養其責任意識和專業意識，以適當的激勵機制來調動其工作積極性，避免長期枯燥的工作帶來的消極待命情緒。

2.4 完善設施是高校檔案室設立的保障

配備檔案整理保管所必需的軟硬件設施，是加快高校檔案管理信息化和現代化進程的重要物質保障。硬件設施主要是指庫房和管理設施，我院綜合檔案室因設在圖書館內，所以庫房采用的是圖書書庫統一標準，庫房共有兩個，面積均在6000平米左右，目前暫時啟用了一個，已啟用的庫房內現有60個檔案柜，配有溫濕度記錄表，遮光窗簾，打印機復印機等，檔案盒檔案袋包角紙等檔案基本用品齊全。但是目前庫房尚未配置空調，無法實現恒溫恒濕，離標準化要求確有一定距離，存放聲像、電子等特殊載體檔案的設備也仍未到位，影響了我院檔案保管的質量。2011年我院購置了武漢大學檔案館開發研制的《E—Archive文檔綜合管理系統》，數字化建設開始起步，2013年為此系統購置了兩臺服務器，使我院檔案管理的數字化、標準化處在一個不俗的水平。

3 小結

高校設立綜合檔案室，領導重視、建設隊伍、健全制度和完善設施是必備的保障條件。另外加強兄弟院校之間的溝通學習同樣必不可少。湖北大學知行學院綜合檔案室成立5年來，著力在以上幾個方面下功夫，但是仍有許多不足之處，道路崎嶇，任重道遠，雖然有諸多不利因素的制約，但我們仍然堅定信念，延續發展學院檔案事業的夢想。

參考文獻

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