工程檔案電子化的技術(shù)要點(diǎn)分析

韓健

1 工程檔案的重要性

工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行、投入使用等過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的信函、郵件、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

工程檔案的完整、系統(tǒng)、長(zhǎng)久地保存，為今后提高工程項(xiàng)目管理水平，改善工程設(shè)計(jì)理念，擴(kuò)展工程規(guī)劃思路保留了寶貴的知識(shí)和信息資源；對(duì)于工程項(xiàng)目將來(lái)的改建、擴(kuò)建保留了珍貴原始的依據(jù)和憑證。

2 工程檔案電子化的必然趨勢(shì)

在計(jì)算機(jī)尚未普及的年代， 工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙質(zhì)。在縮微技術(shù)引進(jìn)后， 存儲(chǔ)介質(zhì)開(kāi)始有膠片， 后來(lái)也有一定數(shù)量的錄音帶、錄像帶等磁性材料。總體來(lái)說(shuō)， 紙作為工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有其特有的優(yōu)勢(shì)， 價(jià)格便宜， 管理直觀， 保存時(shí)間長(zhǎng)。同時(shí)也存在著很大的問(wèn)題， 如體積龐大， 保存條件相對(duì)苛刻， 重復(fù)利用相對(duì)困難， 檢索速度慢等。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異、生產(chǎn)建設(shè)水平的不斷提高、計(jì)算機(jī)的普及和大范圍應(yīng)用、電子文件大量產(chǎn)生、各種新存儲(chǔ)技術(shù)的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實(shí)和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進(jìn)步而走入以光盤、磁盤等作為載體保存電子文件的電子數(shù)字化時(shí)代，這是必然的趨勢(shì)。

3 工程檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數(shù)字化，使我們?cè)谑褂脵n案材料時(shí)，可以通過(guò)完善、敏銳的計(jì)算機(jī)智能檢索系統(tǒng)，非常快速準(zhǔn)確的查詢資料。

電子檔案是通過(guò)光盤、磁盤來(lái)存儲(chǔ)資料，在科學(xué)、合適的保管條件和相應(yīng)的使用情況下，通過(guò)現(xiàn)代閱讀工具來(lái)進(jìn)行檔案的使用，即使多次使用也不會(huì)發(fā)生檔案材料破損和缺損現(xiàn)象，需要詳細(xì)研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權(quán)下，可以隨時(shí)打印到紙張上，而不會(huì)影響資料的保管和使用。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源在保管期限上，通過(guò)嚴(yán)格控制電腦的復(fù)制轉(zhuǎn)載過(guò)程，檔案材料保管期限可以說(shuō)會(huì)達(dá)到真正的完美永久。

利用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件可以對(duì)電子檔案輕松實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號(hào)等電腦化，使用高容量的存儲(chǔ)器，達(dá)到占用空間小型化，節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力。并且一次投入，多次產(chǎn)出。

4 工程檔案電子化技術(shù)要點(diǎn)

第一是應(yīng)該能確保工程檔案資料的真實(shí)、合法、有效、不被改動(dòng)的原始憑證的功能，通過(guò)數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)對(duì)所歸檔文件設(shè)置安全密鑰，用以保障文件的不可改動(dòng)，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。

第二是擁有能提供隨時(shí)實(shí)現(xiàn)即時(shí)生效的電子簽章系統(tǒng)，通過(guò)一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軟硬件結(jié)合的系統(tǒng)，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統(tǒng)的手寫簽名、蓋章具有完全相同功能，同時(shí)依據(jù)《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實(shí)的法律效力。

第三是要嚴(yán)格把握好工程檔案材料格式的統(tǒng)一化。工程檔案一個(gè)重要的屬性是應(yīng)用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應(yīng)該按照一個(gè)統(tǒng)一、通用、規(guī)定的格式來(lái)存儲(chǔ)電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件后再存儲(chǔ)，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

第四是要建立一個(gè)完善、系統(tǒng)、統(tǒng)一、規(guī)范化的工程建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)涵蓋了文件處理和檔案管理全過(guò)程，集文件登記、公文處理、自動(dòng)組卷、自動(dòng)編目、智能檢索、統(tǒng)計(jì)編研于一體的檔案管理軟件系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)“一次登記，多次使用”的電子數(shù)字化檔案的管理模式。

第五要建立一支工程檔案電子數(shù)字化的人才隊(duì)伍，這支隊(duì)伍要具備較強(qiáng)、熟練的業(yè)務(wù)能力，獨(dú)立地掌握和運(yùn)用檔案工作的各項(xiàng)規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、技能，具備一定的分析、綜合、概括能力和文字表達(dá)能力。還要具有工程建設(shè)和管理方面的專業(yè)化、技術(shù)性的知識(shí)和能力，并且具備一定能力的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)水平。這樣才能打造一個(gè)高層次、高標(biāo)準(zhǔn)、高效能的工程建設(shè)檔案電子數(shù)字化的專業(yè)隊(duì)伍。

工程檔案的電子化發(fā)展，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的管理，提高工程檔案管理效率，還具有明顯的經(jīng)濟(jì)效益。