醫院基建檔案管理中存在的問題與改進

寇延華

醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率很重要，醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案的特點是真實性。它以文字、圖表、聲像等不同載體方式記載基建項目在改建、使用、維修等整個過程中的歷史和狀態。筆者就醫院基建檔案管理中存在的問題和改進的措施談談自己的觀點供大家探討。

一、基建檔案在醫院管理中的作用

近年來，我國對醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案載體種類多、檔案數量大、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分之一，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和事業不斷發展服務。因此，檔案部門在收集檔案時要抓住兩個環節：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝等施工過程和結果的記錄。

二、 基建檔案管理中存在的問題

醫院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對一些數字的統計整理不夠齊全，一些數字和報表不夠規范。這些結果構成的原因主要有以下方面：

1.對檔案管理工作重視不夠。由于醫院建筑物改變設計用途不是經常施行，因而醫院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導致檔案殘缺不全等現象。

2.檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，在執行上也存在“軟”現象。

3.檔案專業人才缺乏，知識結構老化，知識層次低。在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生。檔案專業畢業或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規制度，熟練掌握網絡技術、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。

三、保證檔案完整準確應采取的措施

1.檔案的工作質量關鍵是領導的重視問題。醫院施工負責人與施工方應進行了協調和核對，并將醫院檔案管理員的工作納入醫院的管理制度，納入有關干部的年終目標考核內容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。

2.加強檔案的宣傳教育工作，增強檔案意識。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態度，進而引起關注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補充和完善。

3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參戰人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。

4.醫院基建檔案應實行集中統一管理。及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、系統、安全和有效利用，這也是國家對于各類檔案管理的基本要求。

5.做好檔案資源的開發利用工作。檔案資源的真正目的是合理的開發利用，充分發揮出應有的價值。隨著醫院的發展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，為不斷推進醫院檔案工作的開展，檔案工作者應積極開發檔案信息，開展咨詢服務，提高檔案工作的效率，實現檔案管理現代化，滿足不同需求者的利用要求，從而達到檔案價值的真正目的。同時，檔案部門可以編制檔案開發利用的實例面向社會公布從而贏得各級領導和員工支持和信賴，這對檔案工作提供了一個有力的保障。

（作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司延安煉油廠檔案科）