現代企業信息化環境下的檔案工作創新

陳天月

摘 要：本文首先對現代企業信息化環境與檔案工作的開展狀況進行分析，說明現代企業信息化環境對檔案工作的影響，引出創新檔案工作的必要性；隨后，作者從三個方面闡述如何在現代企業信息化環境下進行檔案工作創新，最后，對檔案工作創新進行要點問題的說明和探討，希望本文能夠為新時期企業檔案工作的發展提供幫助和建議。

關鍵詞：現代企業;信息化環境;檔案工作

引言：企業檔案是對企業發展的記錄，包括企業生產經營、人事、企業發展規劃等各個方面。企業檔案工作能夠為企業發展提供經驗總結，為企業制定未來戰略提供借鑒，為企業發展前景進行預測和分析提供依據，因此，在信息化環境下如何創新檔案管理，使之為現代企業的發展，發揮更為有效的任用，值得我們進行思考和探討。

1.現代企業信息化環境與檔案工作

1.1 現代企業信息化環境概述

現代企業環境體現出十分明顯的信息化特征，表現在三個方面，首先，企業的日常工作多通過信息化手段完成，如設備的電腦化控制、產品信息的采集、員工考評、財務報表等，ERP的使用已經成為大多數企業發展的模塊之一；其次，企業的經濟利益實現依靠信息化手段，如通過遠程操控完成合同的簽訂、對運輸途中的商品進行跟蹤等；最后，企業發展實際應用的資源是以信息為載體的，及當前企業發展所需的“知識資本”，實際上體現在企業的信息化程度上，企業的信息化程度越高，企業運營的效率就越高。

1.2 現代企業信息化環境對檔案工作發展的影響

現代企業信息化環境直接影響到檔案工作的發展，同樣表現在三個方面，首先，檔案資料的構成發生變化，檔案資料從單純的紙質發展成為以電子數據為主要形式；其次，檔案管理方式發生變化，手工的管理已經不再是企業檔案工作的主要方式，實現信息化管理是企業檔案工作發展的重點內容；最后，檔案工作人員的工作理念也發生改變，適應企業信息化環境，尋找檔案工作在企業信息化進程中的切入點，實現檔案工作的信息化，是檔案工作發展的主要方向。

2.在現代企業信息化環境下進行檔案工作創新的手段

2.1 改善檔案管理工作人員的工作意識

在現代企業信息環境下的檔案工作要想發揮對企業的宣傳作用和對員工、企業發展的服務作用，就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用，即，企業應該重視檔案管理工作人才隊伍的建設，優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質，并且重視對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度。

2.2 針對信息化環境對檔案工作制定標準化程序

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各企業檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了企業檔案數字化建設的發展。有的企業在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響企業對檔案數字化建設的信心。因此，筆者認為，為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據我國企業的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，幫助企業在檔案數字化建設中少走彎路。

2.3 加快企業檔案網絡化建設促進企業資源共享

企業各子公司之間的檔案網絡化建設勢在必行。首先，企業應該從檔案管理信息化本身入手，進行企業檔案庫建設，并通過企業內部網站建設，實現企業檔案庫的互相連接，進而達到資源共享的目的；另外，企業對檔案的保存、調用應該實現網絡化，單一子公司的檔案不應該僅存于單獨的資料庫里，對多個子公司的檔案進行云備份和綜合管理是必須的，這需要相應的檔案管理軟件的支持；最后，企業應對檔案管理工作進行綜合性的評定，以檔案管理網絡化為基礎，確保信息技術下的檔案管理工作能夠真正發揮效用。

3.創新企業檔案管理途徑需要注意的問題

3.1 檔案管理方法應與企業信息化程度相匹配

在現代企業信息技術環境下的檔案工作創新途徑有很多種，大多與檔案管理辦法的革新有關系，企業需要注意的是，不管引用什么辦法，檔案管理工作的信息化程度都應該與企業的信息化程度相匹配。如果企業尚未擁有對信息技術進行足夠的掌控的能力，不能保證信息技術環境下企業檔案的安全，則所采取的的檔案管理方法也應當加以斟酌。

3.2 重視檔案管理軟件的高效使用

目前軟件市場上流行的檔案管理軟件有許多種，但并不是任何軟件都適合企業檔案管理工作的，檔案管理工作人員應該根據工作實際妥善選擇管理軟件，使信息管理的投資得以高效利用，使信息技術的使用能夠真正促進檔案工作的發展，而不是成為檔案工作中的“麻煩”。

參考文獻：

[1]周文潔.淺議企業信息化環境下的企業檔案管理[C].2010年全國檔案工作者年會論文集（廣西卷），2010（11）：118-120.

[2]安艷芳.淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].山西檔案，2012（04）：129-131.

[3]張瓊.檔案信息化管理的創新[J].消費導刊，2009（06）：223-225.

[4]孟慶華.利用信息化建設創新檔案工作[J].黑龍江史志，2013(08):208-210.

endprint