關于檔案信息化建設發展趨勢的探討

方晉生

摘 要：現在是信息化時代，信息技術已經在眾多行業發揮了作用。作為企事業單位管理的重要部分，檔案信息化建設也成為一種必然趨勢。本文就檔案信息化建設發展趨勢的因素及推進措施進行詳細分析探討。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案信息化管理；檔案信息化趨勢

隨著計算機技術的發展，我國各個行業的信息化水平不斷提升。檔案管理順應形勢實施信息化建設，以實現檔案資源數字化、網絡化、局部共享化轉變。檔案信息化建設的核心價值是檔案信息資源建設，基礎是現代信息技術，目標是社會能夠充分利用檔案信息資源。順應檔案信息化發展的趨勢，才更有助于轉變管理模式，更快捷，高效的提供檢索服務。

信息檢索者在查詢信息的過程中最在意的還是信息內容。不同的信息可能來自不同的存儲檔案中，把這些檔案信息綜合系統地為檢索者提煉出來是檔案工作者義不容辭的責任。方便快捷地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得檔案信息具有系統性，真實性，價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。因此，檔案信息化建設是檔案未來管理發展的必然趨勢。

1.促成檔案信息化發展趨勢的因素

1.1信息化建設為檔案管理提供了便利性

隨著科學技術的發展，檔案管理模式也逐步由傳統管理方式向信息化方向轉變，同時檔案信息化的進程也帶動了現代化辦公，電子文檔，檔案接收，存放，管理，使用等一體化的信息管理模式的發展。信息化極大的提高了檔案管理水平，同時，信息化對檔案管理工作也提出了更高的要求， 使檔案管理工作處于不進則退的境況[1]。在信息化條件下的檔案管理工作是傳統的檔案工作與現代科學技術結合的產物。

要順利實現信息化條件下的檔案建設，就必須認證研究信息化的特點，解決好檔案管理中遇到技術難題，構建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進入信息化時代。因此加強檔案信息化建設是迎合時代發展和社會進步的必然選擇，也是快速提升檔案現代化管理的客觀要求，另外也是提高檔案信息服務水平的必由之路。

1.2順應國家信息化發展的趨勢

國家信息化建設的一項重要內容就是檔案信息化建設。這就對傳統檔案管理造成了很大沖擊，要求檔案內容的載體由傳統的紙媒方式轉變為電子版形式，網絡化形式，數字化形式等，也就是由實際存在的文字變為數據存儲[2]。以使檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內容的利用需要提供更加準確、高效的服務，檔案信息化是符合我國檔案利用需求的新形勢。

檔案信息化的實質是在國家檔案行政管理部門的統籌組織與規劃下，以館藏檔案為基礎，通過一切有效的信息技術手段和途徑，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，滿足信息化社會對檔案信息的需求[3]。傳統的檔案內容建設方式主要依靠手工記錄整理，這在一定時期內符合社會生產力的發展需求，但是現在互聯網技術的發展越來越成熟，傳統的檔案建設方式已完全不能滿足社會發展需要，因此檔案信息化建設已迫在眉睫，勢不可擋。

2.檔案信息化發展趨勢的推進措施

檔案管理者憑借各種網絡電子平臺，各種軟硬件設施筆記本，掌上電腦，云計算方式等再加上公眾服務機構職能的轉變等，這種變革方式令傳統檔案管理人員面臨著巨大的挑戰，因此想要真正落實檔案信息化建設，順應時代發展趨勢，必須采取全方位，有條理的推進措施。

2.1健全檔案信息化建設制度

檔案部門實施信息化建設之路首先就要建立一體化，系統化的規章制度作為保障，這是基本前提。使其在運作的過程中有章可循，有法可依。具體的規章制度包括歸檔制度，備份制度，保密制度，鑒定制度，查閱利用制度，操作管理制度，網絡安全管理制度，機房管理制度，軟件管理制度，監督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等。

2.2提高檔案信息化建設的科技水平

科技是檔案實施信息化建設的核心基礎，是將現代化的計算機應用技術運用于檔案管理，為檔案部門提供全方位的技術支持。這樣不僅保障了管理檔案的技術設備得到恰當的使用和保養，在運用的過程中還能進行技術的升級和更新，使其更加跟進時代發展的步伐。在互聯網的大環境下，信息量十分巨大，內容也十分龐雜，檔案工作人員必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。另外檔案部門和其他相關部門的共同合作也要由國家檔案部統一管理，共同分配資源和技術，統一開展科技攻關項目[4]。以此減少不必要的重復性工作和資源浪費，以增強檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。

2.3增加資金和設備的投入

實現檔案信息化建設轉型的資金投入是非常大的，只有擁有強大的資金做后備力量才能真正建設起來。其中的構建系統包括計算機，掃描儀，光盤刻錄機，打印機，復印機以及光盤，網絡管理系統的開發建設，磁盤等設備的配備等，另外還有相關輔助配套設備，這些都需要經費投入作為保障的。對此首先要要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐[6]。另外作為檔案管理的上級部門，更是義不容辭的為下級部門創造合適的互聯網條件，推進檔案信息化建設的進程，同時還要加強與相關部門的溝通，協商共同面對困難，共同解決問題，為檔案信息化建設掃平道路。

檔案信息化建設已成為社會經濟發展必然趨勢，檔案信息量越來越多，科目越來越繁雜這也需要信息化，數字化的技術作為管理工具，利用專業人員進行科學管理，才能更快捷，更高效的梳理，檢索信息，從而為社會現代化發展做出重要貢獻。

參考文獻：

[1]黃春疏；檔案信息化建設的發展趨勢[J]；環球市場信息導報（理論），2012，5：124.

[2]王瑩，張輝；檔案信息化建設存在的問題與發展趨勢[J]；黑龍江史志，2010.7：58.

[3]李芳；淺析人事檔案管理的信息化發展趨勢[J]；群文天地下半月，2011.192-192.

[4]張玲；檔案信息化建設的發展趨勢[J]；檔案天地，2004.B07：34.

[5]張超；實現企業檔案管理信息化的幾點思考[J]；金融財會.2012.7：136.

[6]江文紅；檔案信息化建設發展的思考[J]；辦公自動化，2013， 4L18-19.