新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作思考

摘 要：新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展變化，使檔案形成主體日益多樣化。經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展變化很快，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，檔案形成主體自然越來(lái)越多，產(chǎn)品也多樣化，主體也多樣化，同時(shí)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案的載體日益多樣化，因此，要求檔案管理工作者解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理實(shí)踐和發(fā)展對(duì)創(chuàng)新能力的要求，在檔案管理工作體制、管理方式、管理方法、管理手段、人才隊(duì)伍等各方面都要有根本的轉(zhuǎn)變。在推動(dòng)工作發(fā)展過(guò)程中，既要在傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)上面引起重視，又要在新型載體、新型領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)加大關(guān)注，既要在為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)服務(wù)的效率上下功夫，又要在拓展為企業(yè)服務(wù)的廣度和深度上動(dòng)腦筋，在加快檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程中，做到有計(jì)劃、有準(zhǔn)備、有預(yù)案、有重點(diǎn)，更好地體現(xiàn)時(shí)代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，對(duì)于規(guī)范和提升企業(yè)檔案管理工作至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理； 工作思考

一、當(dāng)前油田設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

油田設(shè)計(jì)企業(yè)在貫徹落實(shí)黨的十八大、十八屆三中全會(huì)精神進(jìn)程中，作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，積極調(diào)整、完善企業(yè)內(nèi)部的日常管理工作，在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，從而促進(jìn)了檔案管理工作日趨規(guī)范化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

二、企業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題分析

1. 企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

企業(yè)發(fā)展與檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)的不同步，導(dǎo)致在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，降低了公司人員在檔案管理工作中的默契度，很大程度上影響了整體辦公效益的提升。

2. 檔案管理信息化問(wèn)題

信息傳送過(guò)程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。其信息化不足的根源是企業(yè)建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)有待進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理工作中良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持需要進(jìn)一步深化，工作質(zhì)量與工作效率需要進(jìn)一步提升；檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能與檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整難以做到及時(shí)同步，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

3. 檔案管理評(píng)估體系不健全

檔案管理的評(píng)估工作是過(guò)程性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關(guān)鍵所在，根據(jù)自身檔案管理工作特點(diǎn)與工作流程制定相應(yīng)的管理評(píng)估體系的欠缺，致使對(duì)檔案管理工作難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

三、管理工作的優(yōu)化與健全措施

1. 人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

檔案工作的原則性、真實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性、保密性都非常強(qiáng)，崗位特點(diǎn)決定了檔案工作者必須具有過(guò)硬的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的作風(fēng)。一是要重視加強(qiáng)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，選配好各級(jí)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)班子，選拔政治素質(zhì)好、事業(yè)心強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)優(yōu)的干部擔(dān)任檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，鼓勵(lì)和支持優(yōu)秀人才到檔案部門(mén)工作，不斷提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是要加大對(duì)檔案人員的培養(yǎng)力度。人事部門(mén)要制定專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，加大文檔人員的培訓(xùn)力度，建立一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力精的檔案工作者隊(duì)伍。三是各級(jí)檔案部門(mén)和檔案人員要從貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的高度，進(jìn)一步抓好自身建設(shè)，建立專(zhuān)家?guī)臁?/p>

2. 建立信息管理體系

按照檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，保證檔案管理規(guī)范。明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要有主動(dòng)作為的精神，以檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息技術(shù)總體規(guī)劃。強(qiáng)化總部檔案管理職能，加大業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)力度，開(kāi)展綜合評(píng)估或目標(biāo)管理工作。統(tǒng)籌研究檔案資源的優(yōu)化整合工作，妥善解決好檔案管理運(yùn)行問(wèn)題，積極探索，大膽實(shí)踐，提出好的建議并抓好落實(shí)，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面。

3. 檔案管理系統(tǒng)化自動(dòng)化

面對(duì)當(dāng)前信息管理系統(tǒng)自動(dòng)化的浪潮，對(duì)于信息量非常大的檔案管理來(lái)說(shuō)其意義重大，因此檔案信息資源應(yīng)由傳統(tǒng)運(yùn)行模式向采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)人性化過(guò)渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案信息交流傳送，通過(guò)信息系統(tǒng)的利用實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，以利信息的永久保存。

4. 創(chuàng)新檔案管理工作思維

充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和檔案管理工作效率。通過(guò)建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案完整和安全。

總之，結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門(mén)，形成從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，在積極適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)的同時(shí)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整非常有必要，公司的檔案管理改革經(jīng)驗(yàn)表明，新時(shí)期的企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

作者簡(jiǎn)介：楊瑞萍（1969.1-），女，畢業(yè)于武漢測(cè)繪科技大學(xué)大地測(cè)量專(zhuān)業(yè)，大專(zhuān)，現(xiàn)于新疆石油勘察設(shè)計(jì)研究院（有限公司）從事檔案管理工作。endprint