高校圖書采購的賬務處理問題及對策

關鍵詞：圖書采購；賬務處理；折扣；腐敗

摘要：文章以實際發生額作為計量的唯一依據，提出了正確的賬務處理方法，以杜絕圖書采購環節因折扣而產生的腐敗漏洞。

中圖分類號：G25文獻標識碼:A文章編號：1003-1588（2014）05-0075-02

收稿日期：2014-04-10

作者簡介:卜榮珍(1973-)西安科技大學圖書館館員。圖書館作為為學生和教職工提供主要學習資源的機構，擔負著重要的任務和職責，在高校中有著舉足輕重的地位。圖書采購是圖書館最基本的一項工作，是文獻資源建設的第一步，圖書采購質量的好壞對館藏文獻的優劣起到決定性的作用。圖書采購作為一項采購業務，必然要花費大量的資金，尤其是近些年，隨著高校的擴招，也為了順應教學評估的需要，各高校對圖書館的建設也投入了很大的財力和人力，每年的購書經費多達幾百萬甚至上千萬。所以，如何正確處理圖書采購的賬務就顯得尤為重要。

1正確處理圖書采購賬務的意義

1.1對減少圖書采購環節的腐敗起決定性作用

近年來，由于各大高校持續擴建和擴招，教育部為了保證學校的教學質量，對高校的各項指標規定了一定的標準，這其中就包括人均圖書冊數，許多高校在這方面未達標，于是就在采購圖書方面投入大量的資金。隨著圖書采購的增加，圖書采購環節的吃回扣、虛開發票的問題基本成為“行業慣例”，不少高校教材部甚至將購書吃回扣作為創收的一種手段，腐敗問題不斷凸顯出來。所以，賬務處理應該與時俱進，杜絕腐敗問題的出現。［1］

1.2能大大提高圖書的采購質量，更好地滿足讀者的需求

由于書商間的競爭一直都比較激烈，而高校圖書采購的數額都比較可觀，因此為取得穩定的供貨權，書商給的折扣很大。按行規，正版圖書的折扣比例不低于15%，盜版圖書的折扣可拿到30%。若不采取行之有效的賬務處理手段，圖書采購人員購買圖書時，就會將書商的折扣額度作為是否購買某種圖書的一個考慮因素。可想而知，這將導致所購圖書的質量下降，使得庫存圖書不但不能滿足讀者和教學的需求，還有可能把一些不利于身心健康的圖書納入圖書館。

1.3能夠準確計量庫存圖書的真實價格

由于現在圖書采購階段普遍采取折扣的形式，若再不能進行正確的賬務處理，難免會虛抬庫存圖書的價格。圖書的賬面價格不能反映其真實價格，這同會計的真實性原則是相違背的。［2］

2目前處理圖書采購賬務存在的問題

根據高等學校財務制度第四十二條規定“固定資產是指使用期限超過一年，單位價值在1,000元以上（其中：專用設備單位價值在1,500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖未達到規定標準，但是耐用時間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產管理。高等學校的固定資產一般分為六類：房屋及構筑物；專用設備；通用設備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。”毫無疑問，圖書是固定資產，所以應該按照固定資產的賬務方法進行處理。由于圖書采購折扣的普遍性，故圖書采購的賬務更應該謹慎。然而，在會計實務中，許多高校圖書館將圖書采購折扣按規定全部上繳學校財務，將折扣全部或部分作為圖書館的經營收入，在進行會記核算時，入庫按照發票價格作為教材、圖書的進價，將發票價格與實付金額之間的差額即折扣記入“其他收入”，將折扣收入的全部或部分作為圖書館的額外收入。如：某高校圖書館采購人員張某某按返折扣的方式采購進一批圖書，圖書發票價格為10萬元，和書商協議按20%折扣返該圖書館。其會計分錄為（單位：元）：

借：教育事業支出100,000

貸：銀行存款80,000

其他收入20,000

同時：

借：固定資產：100,000

貸：固定基金：100,000

按照高等學校財務制度第二十條第（六）小條對其他收入的定義，“其他收入，包括投資收益、利息收入、捐贈收入等”。同時，根據現行會計制度：采購折扣按折扣的方式和性質可以分為商業折扣和現金折扣兩種方式。商業折扣是指購貨方批量進貨時，要求銷貨方按零售價格打一個折扣而少支付的貨款金額。現金折扣則是指在賒購條件下，企業因在折扣期間內償付貨款而按規定的折扣條件少付的貨款金額。在商業折扣的情況下，購銷雙方在成交當時直接按照商品原價扣除折扣金額后的價格結算貨款，且以扣除折扣金額后的凈值作為購入商品的入賬價格。

顯然，圖書采購折扣無疑是屬于商業折扣，圖書的入賬價格應該是原價扣除折扣金額后的凈值。而在上面的賬務處理中，是按圖書原價作為圖書的入賬價值的，把采購圖書折扣歸入高校其他收入的范疇。這種做法肯定是不合理的，之所以會產生這部分收入，最本質的原因是未對圖書這項固定資產的實際價格采用真實的計價方式。這是一種虛假的賬面，不是圖書采購業務賬務的真實反映，圖書的賬面價額不是其真實價額。而在會計核算的一般原則中，真實性原則位于首條，也是其中最重要的一條。真實性原則是指會計核算應當以實際發生的經濟業務為依據，如實地反映經濟業務、財務狀況和經營成果，做到內容真實、數字準確、資料可靠。

卜榮珍：高校圖書采購的賬務處理問題及對策卜榮珍：高校圖書采購的賬務處理問題及對策所以說，一方面，以上的這種財務處理方法不但沒有按會計制度的規定對圖書的入賬價值進行正確的計價，而且違背了會計核算的真實性原則。另一方面，這種賬務處理方式導致了很大的漏洞。因為折扣計賬的這種不規范性，有些圖書館的采購人員把圖書折扣全部或部分截流，不上繳學校財務，私設“小金庫”，有些圖書館的經辦人直接將其據為已有，這將構成受賄罪或貪污罪。［3］

3探討正確處理圖書采購賬務的方法

3.1加強對書商的素質教育

圖書供應商不按實際收到的書款開具發票是圖書采購部門不進行規范賬務處理的源頭。書商一般應按書的標價開出發票，而實際情況是，像高校這種大規模的圖書采購業務所采購的圖書很少是按定價售出的，但書商卻仍按原價開具發票，然后再按一定的賬面比例進行返還。也就是說，這部分按比例返還的折扣是在發票上體現不出來的。這就為圖書采購部門以后的賬務處理留下了漏洞。所以，書商的各主管部門需要對書商進行思想素質和業務素質教育，使之明白這種不按實際發生額開具發票的行為是違法的。

3.2加強圖書采購人員的思想素質教育

圖書采購人員為了自己的一己私利，要求書商虛開發票，為自己以后把公款據為己有留下空子。正是這一現象的普遍存在，使得書商把出售圖書返還折扣當做理所當然的了。所以，在選定圖書采購人員時，一定要慎重考慮和仔細考察，啟用道德高尚、對金錢不貪婪的人。同時，要時常對圖書采購人員進行思想品質教育，要讓其始終不忘折扣錢不屬于圖書館更不屬于某個人。

3.3加強財務部門的業務素質教育

圖書館要加強財務部門從業人員的業務素質教育，使其明白圖書采購時的折扣不屬于收入的范疇，而是虛增采購成本、虛增固定資產成本的一種結果。把折扣計入收入，嚴重違背了會計的真實性原則。

3.4正確的財務處理方法

固定資產的計價應以實際發生額作為計量的依據。仍以上文的業務為例，書商應給圖書采購部門開具購書80,000萬元的發票，而不是100,000萬元的發票。

其會計分錄為（單位：萬元）：

借：教育事業支出80,000

貸：銀行存款80,000

同時：

借：固定資產：80,000

貸：固定基金：80,000

4結語

高校圖書采購賬務處理的方法關系到每個學生的切身利益。正確的方法能最大限度地滿足全校師生對文獻資源的需求，而錯誤的處理方法則會造成資金和資源的浪費。正確的圖書采購賬務處理方法能夠避免書商之間的不公平競爭，在某些方面杜絕了腐敗的產生。所以，我們應該重視高校圖書采購賬務處理問題，而不是得過且過、慣性地繼續原有的方法，要認識到這種處理方法的危害性，切實堅持會計的真實性原則，以實際發生額作為賬務處理的唯一依據。

參考文獻：

［1］艾家鳳.高校圖書館圖書采購腐敗問題防范機制研究［J］.圖書館, 2011(1) .

［2］黃曉靜.高校圖書資料固定資產管理的突出問題與解決方案［J］圖書館建設, 2009(10) .

［3］李恩.淺談高校教材、圖書采購折扣管理及其會計處理［J］.財會通訊綜合版, 2006(11) .

（編校：嚴真）

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