淺談業務外包對圖書館的影響

馮子平

摘要：圖書館事業的迅速發展，促使其各項功能和業務更趨細化和社會化，業務外包應時而生給圖書館帶來新的發展機遇和挑戰。本文首先介紹圖書館業務外包現狀，概括歸納三種圖書館業務外包形式，探討業務外包對圖書館從管理思想、業務內容、人力資源等方面深刻影響，以期對圖書館未來發展戰略制定提供有益幫助。

關鍵詞：圖書館；業務外包；圖書館管理；發展戰略

中圖分類號：G251.5 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）08-000-02

“業務外包”起源于企業運營管理，它指企業委托外部公司團隊承擔自己部分業務活動或服務，以爭取花費最少時間和成本，獲得最大競爭優勢。國外圖書館早在20世紀60年代將業務外包模式引入圖書館管理服務之中，國內圖書館業務外包開始于20世紀90年代，這種形式被越來越多的圖書館認同和采用。業務外包改變了圖書館管理理念，節省圖書館人力和物力資源，提升圖書館管理效率和服務質量，對圖書館的發展起到重要推動作用。

一、圖書館業務外包現狀

近年來，圖書館業務外包發展迅速，據調查國內有85%的圖書館存在不同形式和內容的業務外包，越來越多的圖書館接受并利用外包服務改變自身管理模式，提升自身服務效率。調查同時發現，對圖書館業務外包學術界尤其是圖書館界評價褒貶不一。隨著圖書館業務外包服務的深入推進，其缺點和弊端也隨著而來，如外包質量欠缺、外包管理困難、不利于館員業務能力培養，圖書館市場化加重等等問題凸顯。盡管如此，圖書館業務外包已成決堤之水，勢不可檔。

二、圖書館業務外包形式

圖書館業務外包形式多種多樣，諸如，圖書采購外包、編目外包、圖書加工外包，書刊上架和整架外包，圖書流通外包、數據庫建設外包、物業管理外包等等，根據目前外包形式，筆者歸納如下三種類型。

1.圖書館資源建設外包

圖書館資源建設外包主要涵蓋：采訪業務外包、書刊加工外包、編目業務外包及數據庫建設外包等幾種主要方式。采訪業務外包，是指圖書館要求書商提供采訪數據，采訪人員對照數據及實物確認訂單；或者是采訪人員劃定采書標準，書商按要求直接配送圖書。書刊加工外包，是指外包公司組織人員到館拆包驗收、蓋館藏章、貼磁條、貼書標、貼膜等工作，圖書館人員擔負監督、抽查、糾錯等工作。編目業務外包，是指外包公司隨書提供編目數據，圖書館承擔數據導入、審校、取索書號等完善工作；或者是外包公司派人到館直接完成所有書刊編目流程，圖書館負責對編目數據進行抽查、審校。數據庫建設外包，是指圖書館將一些回溯建庫或特色資源庫建設任務委托給外包公司，外包公司依據圖書館的要求規范建庫。

2.圖書館服務外包

圖書館服務外包是指由外包公司承擔圖書館服務的內容，主要包括信息參考咨詢服務外包、期刊閱覽服務外包、圖書流通服務外包等。該模式可以節省大量人力資料，適合中小型或人員不足的圖書館。圖書館服務外包使得圖書館有更多精力投入到提升服務質量，提高運行效益上來。

3.圖書館管理外包

圖書館管理外包是指把圖書館部分或全部管理委托給外包公司，圖書館提供場地，外包公司派遣專業管理團隊管理圖書館日常業務，如物業管理外包等。多數公共和高校圖書館選擇物業管理外包，而一些民辦和私立學校圖書館選擇全部管理外包方式。民辦和私立學校圖書館創建之初，缺乏人員和管理經驗，一般選擇引入外來管理團隊對圖書館進行管理，同時本館員工參與其中，快速熟悉業務流程，積累工作經驗。該模式能節約圖書館開放準備時間，有助于圖書館學習先進管理理念。

三、業務外包對圖書館發展的影響

業務外包服務是一定社會條件下產生的新事物，其服務范圍不斷擴大，服務項目不斷增多，服務質量不斷提高，越來越適合圖書館業務工作。圖書館通過業務外包形式吸收外部優質資源，降低運營成本，提高管理效率，提升服務質量，打破固步自封狀態，促進圖書館可持續發展。

1.業務外包對圖書館管理思想的影響

首先，業務外包改變圖書館管理模式，開闊圖書館視野，打破自給自足局面。業務外包給圖書館帶來了先進管理理念和方法，突破了長久以來圖書館封閉式管理的模式囚籠，加深圖書館與館外機構的接觸和聯系，促使圖書館與館外世界進行信息、資源、管理理念等的交換，吸收外部優質資源彌補自身管理、資源、運營等方面的不足。開展業務外包促使圖書館改變傳統管理思想和方法，主動聯系、溝通外部優秀資源，以求適應時代發展要求，獲得新的發展機遇。

其次，業務外包促使圖書館關注運營成本，促成圖書館科學化、規范化管理模式形成。傳統圖書館管理不考慮或很少考慮運營成本，人力、物力資源管理混亂，造成資源浪費。實施業務外包后，圖書館的各項外包服務必須進行成本核算，使得有限資源發揮最大效益。業務外包是對各種資源進行吸收、利用和重組科學管理活動，圖書館在實施業務外包過程，潛移默化學習、借鑒外包公司科學管理方法模式，以提升自身科學管理水平。

再者，業務外包促成圖書館風險意識形成。傳統圖書館日常運作基本不考慮或很少考慮存在的各種風險因素，出現經營風險也全部由圖書館承擔。開展業務外包后，圖書館日常運作風險相應分攤給外包公司，降低了圖書館管理風險。但是，引入業務外包后，圖書館管理也面臨著業務外包本身帶來的各種風險，如外包質量差、了解溝通欠缺造成監管不力、圖書館外包決策失誤、圖書館與外包公司經營目的矛盾和差異等。因此，業務外包促使圖書館不斷改變管理方式，不斷學習改進養成風險管理意識，構建成熟、有效的風險管理機制。

2.業務外包對圖書館業務工作的影響

業務外包前，圖書館各項業務工作立足館內人員，分工協作共同完成日常工作。實施業務外包后，一些原來由館內自行操作的業務工作改由外包公司完成，圖書館業務工作內容發生較大變動。如，采訪工作。外包前，采訪人員需要制定采購方案，四處收集新書數據，查重比對核定數據等。外包后，圖書館可將部分采訪業務（如，數據收集、查重核定數據）或全部采訪工作委托給外包公司，圖書館采訪人員工作重點轉移，將更多精力投入到館藏發展規劃、采訪質量監控等方面。編目工作。外包前，圖書館需要專職編目人員分編圖書，經常出現因人員不夠發生新書遲遲無法上架流通現象。外包后，外包公司隨書提供編目數據，圖書館只承擔數據導入、審校、取索書號等書目數據快速套錄工作；或是直接由外包公司完成整個編目流程，編目人員只負責質量監管。物業管理工作。外包前圖書館需要安排人員負責衛生、保安、綠化等日常工作。外包后，圖書館只需派人負責管理和監督等。

實施業務外包后，圖書館減少了一些業務工作流程同時，增加了新的內容，最突出的如業務外包管理。管理內容包括：外包需求分析、外包形式確定、質量監管、合同制定等。業務外包管理將成為未來圖書館業務工作的重點之一。

3.業務外包對圖書館人力資源管理的影響

業務外包對圖書館人力資源構成有較大影響，原來由館員從事的崗位都由外包公司替代，館員的角色轉換明顯。一方面，業務外包給人力資源管理帶來積極影響。它進一步優化圖書館人力資源，將一些專業人員從初級事務性工作中解放出來，有利于館員自身創造性發揮；促使館員角色轉變，知識結構升級，工作理念改變，進而促進館員綜合素質提升。另一方面，業務外包給人力資源管理帶來消極影響。原來許多由館員從事的重要工作崗位如采編、閱覽等，外包后這些人員或轉崗或辭退，心里難免存在各種失望、焦慮、不安；同時外包公司的介入，促使圖書館市場化程度加深，館員對圖書館存在價值產生懷疑，館員整體歸屬感降低。

因此，圖書館在獲取業務外包給人力資源管理帶來的紅利時，必須關注和重視其消極影響，積極主動安撫、妥善安置受影響館員，通過教育引導和重新培訓，幫助他們重塑信心積極工作。業務外包對圖書館人力資源管理是把雙刃劍，圖書館需要揚長避短，統籌協調。

4.業務外包對圖書館組織結構的影響

業務外包對圖書館組織結構造成較大影響，突出表現在采訪、編目、閱覽室管理工作中。實施業務外包后圖書館相關業務部門功能和組織機構發生變化，新的工作內容將導致新管理機構的產生和原有機構功能的消減。如編目部門，原有編目業務職能減弱，新增編目質量管理、編目外包組織規劃等職能。業務外包的成功開展必須調整或改變圖書館相關組織架構。

因此，實施業務外包后，圖書館必須盡快調整組織結構，將有關業務部門、機構、人事及時作出調整， 建立與業務外包相適應的新的組織機構和管理系統， 撤并相關部門和職位， 轉變部門角色，做好組織、部門、人員間協調工作，切實做好新舊管理機制和業務部門的互相銜接和配合，以適應業務外包對圖書館組織機構造成的影響，減少業務外包沖擊帶來的損失。

四、結語

業務外包是圖書館事業發展的趨勢，體現了圖書館現代化經營戰略和管理理念，業務外包既為圖書館帶來新的發展機遇，又對圖書館產生挑戰和影響。圖書館需要對業務外包進行深刻研究和實踐探索，了解其規律和特點，科學合理運用業務外包服務，促使圖書館新的更大的發展。

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