縮短水土保持標書編制時間

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黃河勘測規劃設計有限公司水土保持中心QC小組

(黃河勘測規劃設計有限公司， 鄭州 450003)

縮短水土保持標書編制時間

李旭輝，席琳，劉飛

黃河勘測規劃設計有限公司水土保持中心QC小組

(黃河勘測規劃設計有限公司， 鄭州 450003)

為了提高標書編制效率，QC小組從人、機、料、法、環等5個方面分析找到2個要因。針對商務標書材料繁瑣的要因，制作了4個投標控制表和9個數據庫；針對辦理投標手續復雜的要因，制作了1個流程圖；從制度上和程序上規范化了標書制作的過程。通過PDCA循環，完成了標書編寫的規范化和投標手續辦理的標準化，總結為“一圖、四表、九庫”， 大幅提高了管理水平和工作效率。

水土保持； 投標； 標書編制； “一圖、四表、九庫”

1 小組概況

黃河勘測規劃設計有限公司水土保持中心QC小組成立于2011年4月，是一個管理型小組。小組成員來自公司多個部門，共有10名成員，包括組長薛建慧，組員史志平、李旭輝、席琳、劉飛、寧亞偉、張繼勇、李瑞品、牛磊、劉亞麗。其中，教授級高工1名、高級工程師1名、工程師4名、助理工程師2名、經濟師1名、助理政工師1名。

2 選擇課題

隨著《中華人民共和國招標投標法》的實施，企業通過投標獲得合同訂單將是主要的途徑。水土保持專業近年來發展迅速，市場承攬的項目越來越多，投標活動中編制標書需要耗費大量時間和人手，怎樣節約時間、提高投標文件編寫效率迫在眉睫。

黃河設計公司投標活動涉及5個部門、10多個審批表、程序繁瑣，而且投標活動時間緊、要求高、受制約因素多。水土保持中心為了強化管理，理順生產經營流程，提高標書編制質量和效率，確定此次選題。

3 現狀調查

以最近一年多6個典型的投標項目為現狀調查對象，其中涵蓋了水土保持方案編制、驗收評估和監理3個類型，分析水土保持投標文件編制所用時間。見表1。

表1 六個典型投標項目消耗工時對比

4 目標設定

從表1可以看出，一個項目現狀投標消耗工時最多可達224h，該項目的招標邀請函所要求的投標書相對較難，因此不同項目耗費的時間也不同。6個典型項目投標平均消耗143h，占用了中心大量的時間與精力。圖1為6個典型投標項目消耗工時情況對比。

圖1 六個典型投標項目消耗工時對比

從表1可以看出，歷史最好水平為2010年1月河南煤業化工集團乙二醇項目投標所用工時為96個工時。因此，小組設定目標為，通過縮短標書編制時間，由平均消耗143工時降低到平均消耗96個工時，見圖2。

圖2 目標設定柱狀圖

5 分析原因

2011年5月QC小組成員采用頭腦風暴法，對人員、環境、方法、機械、材料等5個方面進行認真討論分析，得出影響標書編寫效率低的10個末端因素，如圖3所示。

圖3 因果分析

6 確認要因

小組成員根據樹圖，采取了現場調查、驗證和比較分析等方法，對影響投標效率的10個末端因素進行了逐個確認，并編制了要因確認表(見表2)，最終識別出兩個主要因素。

表2 末端原因確認

7 制定對策

針對確認出的要因，制定相關對策，見表3。

表3 對策

8 對策實施

根據對策表，逐項展開活動，每一項都有專人負責，明確時間。

8.1 對策一：將商務材料規范化

措施1:標書編寫規范化，制定四張投標標準化表格，詳見表4。

“四表”涵蓋了項目策劃—分工編寫—審查—備案的各方面，不僅規范化了投標工作，還為今后中心開展投標工作打下基礎。

措施2：將商務標材料歸類，建立9個數據庫，詳見圖5。

九個水土保持投標數據庫分別為：企業財務數據庫、企業資信證明庫、企業獲獎證書庫、企業資質證書庫、企業人員證書庫、水土保持榮譽庫、水土保持業績庫、業主評價證明庫、投標相關文件庫。

措施3：組織專業人員管理水土保持投標資料庫。

前兩年先由QC小組的4名成員負責管理水土保持投標資料庫(見表4)，總結梳理相關數據庫，以后推廣到整個水土保持領域，由大家輪流對投標資料庫進行管理和補充完善。

表4 投標資料庫的管理分工

8.2 對策二：將辦理手續標準化

措施1：開會研討。

QC小組的成員來自公司多個部門，開會研討如何簡化辦理投標手續，聽取各方意見，提高辦事效率。

措施2：梳理流程。

編制商務標涉及公司市場部、總經辦、財務部和人力部4個部門，重要程序有9個：公司辦理投標保證金審批表——借用資質證書審批表—公司授權委托書存根—公司用印申請表—蓋公司鮮章，辦理法人簽章—辦理投標保證金—公司借用財務相關資料審批表—辦理保函審批表—復印養老保險對賬單，其中大項目還要辦理履約保函。

通過QC小組成員集思廣益，最終制定了水土保持標書編制流程圖，見圖4。

圖4 水土保持標書編制流程

9 效果檢查

表5為2011年6月水保中心投標耗時情況統計。

表5 2011年6月水保中心投標耗時統計

效益分析：通過小組開展QC小組活動，中心2011年6月投標消耗平均時間為68工時，比目標值縮短了28工時，超額完成了既定目標，為水保中心提高了投標效率，詳見圖5。

圖5 效果對比

10 鞏固措施

10.1 標準化措施

經過QC小組討論，縮短標書編訂時間的對策可以濃縮為“一、四、九”法，即“一圖、四表、九庫” 。

a.一圖：水土保持標書編制流程控制圖。

b.四表：將辦理投標手續標準化，制定4張投標標準化表格(水土保持投標項目策劃表SWCC-BS-01，水土保持投標文件分工表SWCC-BS-02，水土保持投標文件審查表SWCC-BS-03，水土保持投標項目備案表SWCC-BS-04)。

c.九庫：建立9個水土保持數據庫(企業財務數據庫、企業資信證明庫、企業獲獎證書庫、企業資質證書庫、企業人員證書庫、水土保持榮譽庫、水土保持業績庫、業主評價證明庫、投標相關文件庫)。

10.2 鞏固情況

QC小組抽樣調查了中心2011年7～9月4個典型項目投標文件的編寫效率，平均耗時62工時，鞏固效果良好。詳見表6、圖6。

表6 2011年7～9月水保中心標書編制消耗工時統計

圖6 鞏固期效果對比

11 總結和下一步打算

小組本著以人為本的管理理念，充分發揮顧問、專家及全體成員的聰明才智，學習并靈活運用了PDCA的工作方法，在團隊精神、質量意識、進度精神、改進意識、進取精神、QC統計工具運用技巧等方面獲得了提升，詳見圖7。通過活動，小組成員分工明確，完成了標書編寫的規范化和投標手續辦理的標準化，并通過 “一圖、四表、九庫”的措施，從制度上和程序上規范化了標書制作的過程，總結打印了公司投標手續，大大提高了水土保持投標效率，取得了較好的經濟效益。

圖7 自我評價雷達圖

今后，將繼續開展QC小組活動，再接再厲，不斷提高水土保持中心質量管理水平。下一個課題名稱為：多元控制提高水土保持標書編制質量。

Shortening of Time for Preparing Water Conservation Tender

LI Xu-hui, XI Lin, LIU Fei Yellow River Survey Planning and Design Co., Ltd., Soil and Water Conservation Center QC Team

(YellowRiverEngineeringConsultingCo.,Ltd.,Zhengzhou450003,China)

QC team analyzes and discovers two causes from five aspects of labor, machine, material, method and environment protection in order to improve the efficiency of tender preparation. Four tender control table and nine databases are formulated aiming at reasons of complex materials in business tender. One flowchart is formulated aiming at reasons of complex tender procedures. Tender production process is standardized from system and procedure. Tender preparation standardization and tender procedure transaction standardization are completed through PDCA cycle. The above methods are summarized as ‘one figure, four tables and nine databases’, thereby greatly improving management level and working efficiency.

soil and water conservation; bid; tender preparation; one figure, four tables and nine databases

TV212

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1005-4774(2014)07-0073-05