淺議畢業生結業生肄業生裝檔取檔存放問題

董麗彬

摘?要：為明確檔案裝檔材料，各項檔案材料用處，明晰取檔相關事宜及檔案轉出后的檔案存放部門對檔案材料要求、檔案存放問題，針對畢業生、結業生、肄業生的不同要求，總結歸納如下僅供參考。

關鍵詞：檔案材料；畢業生；結業生；肄業生；延期畢業

一、畢業生檔案裝檔材料及作用

1.畢業生檔案裝檔材料

①高中學籍材料、高考招生錄取材料、體檢表等；②大學材料：入學報到證、入學登記表、學生成績單、畢業論文材料、學位申請材料、授予學位材料、畢業生登記表、畢業生自傳、體檢表、就業報到證副聯等；③學籍異動材料：休學、退學、轉學、轉專業、士兵材料、出國材料等；④黨團組織材料：學生在校學習期間加入中國共產主義青年團材料如：入團申請書、入團志愿書、團組織關系轉移證明等材料、加入中國共產黨材料：如入黨申請書、入黨積極分子考察表、外調材料、入黨志愿書、轉正申請書等；⑤考核及獎懲材料：獲得校級及以上表彰獎勵材料、處分材料等；⑥應歸檔的其他材料。

2.檔案及裝檔材料作用

（1）檔案的作用。檔案為各種審核提供依據：辦理就業、考取研究生、考公務員、辦理各種保險、轉正及職稱評定、出國、入黨團、退休及其他各種證明材料的開具均要審核檔案材料，并以檔案材料為依據做出決定。

（2）檔案對個人自身權益的保障：個人只有擁有完整、齊全、真實、有效的檔案才能進行各項事宜的審查，才能以此為依據開出證明，保證各項事宜的順利進行。如果沒有檔案出國政審無法進行、辦理保險時無法確認工齡、考公務員時無法被錄用等。

3.檔案裝檔材料的作用

檔案材料是學生各階段學習及其他各種狀況的真實證明，各項檔案材料都有其自身的價值：如大學生出國留學要查詢該生的高中學習成績；入學報到證是入學辦理戶口的重要材料；就業報到證的作用較多，大致有以下作用：畢業生持有的報到證能夠證明該生是納入國家統一招生計劃的學生、是教育主管部門正式派遣畢業生的重要憑證，畢業生憑借報到證到用人單位報到、用人單位憑報到證接收畢業生、報到證是用人單位為畢業生計算工齡、辦理落戶、接管檔案的重要依據，報到證是各個人才交流中心、檔案保管部門接收檔案的憑據，報到證是畢業生干部身份的證明；人力資源和社會保障局社局存放檔案要求高中必有高中學籍材料、高考招生錄取材料，大學必須有畢業生登記表、成績單、就業報到證，干部人事檔案轉遞通知單，人力資源和社會保障局要求的必有材料缺一不可，如有缺少就無法將檔案存放人力資源和社會保障局。

二、大學生畢業后如何處理存放檔案

（1）首先學生應明確檔案的重要性。由于學生對檔案知識了解不多，對于檔案的各種宣傳不是很在意，覺得檔案自己也看不到沒有用處，導致畢業生對檔案的處理很隨意，如有的畢業生覺得用人單位不要求查看檔案、日常工作中也不涉及檔案、檔案對自己沒有任何用處和影響、放到檔案保管部門還要收取費用不如自己拿著檔案，如果檔案轉到私人單位還容易發生丟失現象，甚至有的學生畢業時隨便簽了一家單位畢業后根本不去該家單位報到導致今后不知檔案去向。針對以前的各種錯誤現象，教師應加強對學生的指導、教育、講解檔案的作用、檔案的相關知識、以往發生的錯誤處理檔案案例對學生終身照成的影響，引導學生重視檔案。

（2）畢業生應明確那些單位能夠接收存放檔案，并以此正確填寫就業報到證信息，畢業生畢業后可以選擇的檔案存放部門有：就業單位（包括國家機關、事業單位、國營企業）、省高校畢業指導中心、生源地考取的高校還有原學校。

（3）有的學生提檔心切就想不要報到證，想憑調檔函直接提取檔案，殊不知這樣已經嚴重影響個人的利益，報到證是畢業生干部身份的證明，如果沒有報到證就不能證明其干部身份，檔案也不能存放到人才中心（因為沒有報到證，人才中心不能接收檔案），而要存放到管理工人檔案的地方。

（4）工作單位、檔案與戶口的關系。從原則上講工作單位、檔案與戶口應存放在一起，但有一部分地區，如北京、天津、上海、深圳、重慶等地單位就業、單位不能給解決戶口問題這些畢業生的檔案就將轉回生源地。檔案不能自帶要通過機要郵寄或用人單位派專人提取，戶口必須本人或委托他人憑身份證、報到證辦理遷出落戶。

三、提取檔案手續

對于已簽就業協議不再辦理改派的學生檔案由學校負責以機要方式郵寄或就業單位派專人提取，畢業生可在檔案郵出一周后到檔案接收地址（畢業生留存的檔案郵寄地址）查詢，如有問題請及時與學校檔案館聯系。

如果就業單位或檔案接收部門允許畢業生自帶檔案，畢業生需要帶齊學校檔案館要求的提檔材料（如果不清楚要隨時與檔案負責人聯系或登錄檔案館網站查詢），經主管學生檔案的老師審核，確認材料齊全后，方能辦理提取檔案。檔案館對于提取的檔案要密封，貼上封條，加蓋公章。同時告知畢業生對提取的檔案應妥善保管不得私自拆封、涂改，及時將檔案交給就業單位或檔案保管部門。