淺析提升高校一線行政人員專業化的重要性和實施途徑

王文忠

摘要：高校一線行政工作具有繁雜性、瑣碎性、突發性等特點，因而要求高校一線行政人員應有專業知識，熟練的技能來處理和應對高校行政工作，確保高校的日常行政工作能得到順利進行。本文就提升高校一線行政人員專業化的角度，來探討提升行政人員專業化的途徑。

關鍵詞：高校；一線行政人員；專業化；實施途徑

中圖分類號：G645 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）13-0029-02

高校一線行政管理是對高校日常教育行政事務的管理，是連接高校各職能部門，院領導班子、校領導、教師、學生以及學生家長的溝通橋梁，是信息的傳遞橋梁，是高校實施教育、科研的前提條件，是貫徹黨的教育方針、實施依法治校的必要保障。它在高校行政管理體系中處于組織、保障和服務的基礎地位，其目的在于確保高校日常行政管理、學生教育、教學科研等各項工作得到正常運行，順利實現教育目標。所以我們需要高度重視高校一線行政管理工作，努力提高管理效率和服務效果。筆者結合自己所學的教育行政管理專業，不斷嘗試把教育行政管理的先進理念融入到工作崗位中。

一、高校一線行政工作的特點及行政人員的角色

高校行政工作的主要服務對象是具有深厚學術背景、素養較高的教師隊伍和正在接受新知識、新思想傳播的優秀學生。總體來說，高校一線行政管理工作程序性強，且日常行政工作充斥著大量煩瑣的事情。具體事務往往千頭萬緒，要耗費大量的時間與精力，對人的耐性與細心是一個很大考驗。筆者所在的學院辦公室是高校按照專業性質設置的一線行政工作基層單位，是院領導班子的決策參謀助理，肩負著確保日常行政、教學、科研等工作正常開展的重要任務。從筆者具體的工作實踐來看，學院辦公室一線行政工作繁雜，具有瑣碎性、突發性和多樣性的特點，面對的職能部門眾多，這不僅需要辦公室一線行政人員不僅要從各方面提高自身的素質和能力，還要加強自身的協調溝通和分析處理能力，不斷了解和學習突發事件的應對與處理方法，以確保各項事務都能有序地進行，并提高工作效率。高校一線行政工作從性質上講是一種腦力與體力兼備、教育管理與服務相結合的綜合性、奉獻性的復雜勞動，工作內容涉及日常教育行政管理、教學科研、教師和學生工作的方方面面。高校一線行政人員在各種行政工作中扮演著不同的協調、溝通的重要角色，因而一線行政人員需要有積極的工作態度，不僅要按時、按量、保質地完成工作，同時還要跳出自身煩瑣的事務思考問題、尋求和諧的工作方法。有效地上傳下達，將教師、學生、領導班子及上級的需求有效結合起來，向需求方傳遞所需要的信息。實施一線行政工作人員的專業化，具有十分重要的意義和作用。

二、高校一線行政工作人員專業化的重要性

高校一線行政工作人員肩負著保證高校日常行政、教學、科研及學生管理工作正常運行的重要使命。行政工作人員的專業性對于高校的日常營運起著非常重要的作用。沒有行政工作人員的專業性和敬業精神，高校行政工作很難開展，高校日常教學科研管理很難得到有效的貫徹。

三、提升高校一線行政人員專業化的途徑

既然高校一線行政工作人員角色定位及其專業性如此重要，那么如何實現一線行政工作人員專業化呢？筆者認為，提高一線行政人員的專業能力，需要從以下幾個方面努力。

1.轉變觀念，樹立正確的工作態度，明確自身定位。一線行政人員需要在具體行政工作過程中清醒地認識到高校行政管理的特點、職能和作用，擺脫機關化傾向和官本位思想的束縛，堅持以人為本，積極思考一線行政管理工作的方式方法，切實轉變工作作風，尊重、關心、理解自己的服務和管理對象，對于一些出現問題或者犯錯誤的教職工與學生，更要加強關心和指導，不能使這部分教職工和學生產生被孤立、被冷落的感覺，以保證他們的健康發展。

2.加強時間管理。高校一線行政管理工作具有繁雜性、突發性、臨時性等特點，每天都要面對各種各樣的事務，涉及方方面面，千頭萬緒。這些特點造成了工作繁重頭緒多、特定時間特別繁忙、計劃不如變化快等，時間浪費現象嚴重，大大降低了工作效率。如何在繁多的工作事務中抓住重點，理清頭緒，有條不紊地開展和完成相關工作，在時間處理上由忙亂轉向有序、由被動轉向主動、由隨機轉向掌握某種規律，從而提高工作效率，就要加強時間管理。日常事務都可以用重要性和急迫性兩個維度來劃分，克服受急迫性的驅使來支配時間的習慣思維。以原則為中心，配合人對任務的認知，將事情分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急四類。當事情發生或任務出現時，先判斷屬于哪一類，再決定要不要花時間或花多少時間，最大限度地發揮時間的作用，促進任務的成功。隨著高校的發展和行政機構的精簡，高校行政工作已從單純的管理轉變為融管理、服務于一身的重要工作。高校行政人員要做到從單純收發、傳遞行政指令轉變為綜合處理，從單憑經驗辦事轉變為實行科學化管理，從被動服務轉變為主動服務。這就要求每個行政人員合理安排，最大限度地利用好自己的時間，通過科學的時間管理，可以幫助行政管理人員合理安排時間，理順工作，緩解壓力，有條不紊地開展和完成各項任務，最終實現提升管理水平，提高工作效率的目的。

3.加強溝通，提升協調效率。在積極的工作中我們不僅要追求結果的圓滿，還要追求過程的和諧。行政工作是通過人和人的溝通協作來完成的，建立健康的人際關系舉足輕重。所謂“健康”是基于行政人員對于事物正確的認知和把握，采取恰當的方式來理順工作中的各種關系。因而要求我們行政人員自身需具有成熟的心態和獨立的人格。高校關于人才培養目標的實現，主要通過教學育人、管理育人、服務育人等來實現，這就要涉及到高校的許多部門。而不同的工作部門由于工作方式方法、特點和分管領導不同，工作中難免會出現一些不協調的現象，這就要求高校行政管理發揮協調作用，處理好不同部門之間的關系，從而團結各個部門，集中全校力量，有效推進高校各項人才培養工作。這就要求一線行政工作人員需要不斷提升自身的溝通協調能力，提升協調效率。一線行政工作人員是領導的好幫手，是學校與院系之間、教師與學生之間溝通的橋梁和紐帶。這就要求一線行政工作人員要有主人翁意識，樹立勤務員意識，做好與教師和學生之間的溝通和服務工作。基于一線行政工作人員的工作離不開各位同事及學校各職能部門配合的情況，行政工作人員需要不斷地加強溝通，調控好自己的情緒，使用客觀、友好、善解人意的表達方式，做到及時有效地溝通，要站在對方的角度去考慮問題，盡可能少給各職能部門增加工作量，對每一項需要配合的工作，都要做好充分的準備，整理好各項材料，高效率地完成需配合的工作，多替對方著想，善于調動同事及各職能部門配合工作的積極性。這樣，工作可以得到有效的配合和支持，學院的形象得到維護。由于行政工作很具體、煩瑣，大多數的情況都是忙于應付出現的問題，在工作之外多和師生接觸，關注師生情感需要，互相理解，增進情感，統一認識，用真情打動人，用真情感化人，竭盡全力為師生做好事、辦實事。教師和學生遇到困難或利益受到侵害時，要真誠地幫助解決。帶著學習的目的做事、采取兼聽多思的方法、處理好人際關系、學會運用換位思考才能切實做好高校一線行政工作。

4.構建科學的評估和激勵機制。很多高校在考核一線行政工作人員工作時，往往側重于德、勤、能、績等方面進考核，強調政治素質、思想品德、職業道德、出勤率、組織紀律、協調能力，工作量等方面的內容，而忽視評估其業務技能、工作業績、科研能力。鑒于一線行政人員工作的特殊性，那么該如何評價一線行政工作人員的績效呢？筆者認為對于一線行政工作人員的考評機制需要建立科學的評估和激勵機制，綜合各方面進行全方位的考評。因而科學考評機制應該從以下幾方面努力：第一，敬業精神，一線行政工作人員對于行政事務是否積極響應并及時地完成；第二，專業性，一線行政工作人員對于本工作崗位的職責是否熟悉，是否認真完成，出錯率究竟有多高，一項事務是否需要反復多次完成；第三，一線行政工作人員的效率，主要是響應速度，對于緊急且重要的行政事務是否是第一時間響應并且第一時間著手準備，完成事務的時間是否是高效率地完成。

總之，高校一線行政工作人員的專業化對于高校的建設和發展具有重要意義，它起著協調行政、教學、科研管理等重要任務，是溝通協調的橋梁。因而高校要重視一線行政工作人員的專業化，不斷地提升行政人員的專業化程度，以便更好地服務高校，為高校的國際化發展戰略做出應有的貢獻。

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