淺析檔案管理的現(xiàn)代化

郭偉成?鹿曉玲

摘 要：本文以檔案管理重要性為基礎(chǔ)，分析了當(dāng)前檔案管理中的主要問題，并提出了相關(guān)加強檔案現(xiàn)代化管理工作的措施，以期促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；問題；創(chuàng)新

一、檔案及檔案管理

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

二、檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用

1.檔案管理現(xiàn)代化適應(yīng)時代的發(fā)展要求。作為社會信息產(chǎn)業(yè)的重要做成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下工夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案嘻嘻轉(zhuǎn)化為推動社會前進(jìn)的動力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時代。否則，檔案共作就不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求，也就不能再信息時代中發(fā)揮作用。

2.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的重要組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務(wù)于人類整個可持續(xù)發(fā)展本身。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主題制約著檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展。因此，如果不運用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。

3.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟、社會協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟、社會發(fā)展比不可少的環(huán)節(jié)，其發(fā)展要受到整個社會和各個環(huán)節(jié)的制約，并對整個社會和各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生了一定的影響。改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、國民經(jīng)濟和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步，作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項事業(yè)系統(tǒng)發(fā)展的檔案事業(yè)，要進(jìn)一步加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案工作更好的適應(yīng)社會的發(fā)展。

三、檔案現(xiàn)代化管理的基本條件

檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。

檔案現(xiàn)代化管理需要達(dá)到以下的幾個基本條件：

1.科學(xué)的管理理念和機制，具體包括先進(jìn)的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，具體包括檔案著錄標(biāo)引工作、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。

3.設(shè)備技術(shù)條件，一是要選擇適用的計算機技術(shù)裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。

四、目前檔案管理中的問題

1.檔案收集整理工作不夠規(guī)范

目前，一些單位依然沒有配備專門的檔案管理人員或者臨時抽調(diào)人員管理檔案，導(dǎo)致了單位在檔案管理上較為混亂。如，檔案管理錯誤較多，管理較為混亂等。另外，有相當(dāng)多的單位依然沒有健全檔案管理監(jiān)督檢查及業(yè)務(wù)指導(dǎo)的體制，造成了單位在檔案管理方面依然不夠嚴(yán)格，不夠規(guī)范。

2.檔案管理方式落后。一些單位在檔案管理方面依然采用過去那種落后的管理方式，管理質(zhì)量和效率較為低下，也不能最大限度地發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用和價值。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)操守，辦事縝密的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，導(dǎo)致了單位在檔案管理的模式、方法以及體制方面較為滯后。

3.檔案管理作用發(fā)揮不夠。在一些單位，由于其檔案管理較為混亂，加之所收集到的檔案資料不夠全面、整理歸檔也不夠規(guī)范，必然造成了單位的檔案管理工作與其他中心業(yè)務(wù)相互脫節(jié)，根本不能充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用和功能，在一定程度上影響制約了單位檔案管理的全面快速健康發(fā)展。

五、加強檔案現(xiàn)代化管理工作的措施

1.樹立檔案管理創(chuàng)新理念，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新人才。檔案管理的創(chuàng)新，就是適應(yīng)知識經(jīng)濟不斷發(fā)展的新要求，對原有的檔案管理工作進(jìn)行具有創(chuàng)造性變革和完善。實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新化，首先，檔案管理者應(yīng)具有檔案管理創(chuàng)新理念。不斷轉(zhuǎn)變觀念、明確工作重點、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠(yuǎn)超前意識，研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機制上的創(chuàng)新。其次，注重培養(yǎng)檔案管理人才創(chuàng)新意識。培養(yǎng)檔案專業(yè)創(chuàng)新人才就是要使之具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思維、創(chuàng)新能力。在檔案管理不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，因為在知識經(jīng)濟時代檔案工作很多問題的解決已不可能僅靠檔案專業(yè)知識即能完成的，許多新興學(xué)科本身就涉及了多學(xué)科綜合知識，所以保有培養(yǎng)能夠持續(xù)、健康發(fā)展的具有綜合素質(zhì)、適應(yīng)社會需求的“專”、“通”兼并的人才才能適應(yīng)不斷變化和發(fā)展的科學(xué)技術(shù)和社會需要。

2.完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案種類和規(guī)范化的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作等方面都提出了新的更高要求。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟效益和社會效益的保障，同時也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機會。同時，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識，來充實和發(fā)展檔案管理學(xué)。

3.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收，案卷整理等等，主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個現(xiàn)實、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

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