信息網絡環境下的檔案管理探討

王衛平

1 信息網絡環境下檔案管理信息化的重要性

在信息網絡快速發展的21世紀，社會的各個領域、行業都紛紛實現了信息化的轉變，享受信息技術帶來的便利。為了順應時代發展的要求，檔案管理工作逐漸掀開神秘的面紗，開展了檔案管理信息化的建設工作。檔案管理信息化在檔案管理工作中發揮著重要的作用。首先，檔案管理信息化實現了傳統檔案管理工作的有序化。信息化的檔案管理工作建立在一系列先進的現代化技術和設備的基礎上，擁有一套完整的、科學的檔案管理體系，為實現檔案管理工作高效、有序展開提供了技術保障。其次，檔案管理信息化提高了檔案管理工作的效率。通過在計算機管理系統中建立檔案的目錄和索引工具，使得檔案管理工作實現了檔案的輕松管理和查詢，提高了檔案資料查詢的準確率，減少了人力、物力、財力的浪費，使檔案管理的工作效率得到了顯著的提升，實現了高效、科學的檔案管理工作。最后，檔案管理的信息化豐富了檔案信息資源。網絡信息具有時效性強、儲存檢索便捷、信息量大等特點，在進行檔案管理信息化建設的過程中，利用網絡信息帶來的便利，檔案的管理人員通過更寬闊的途徑獲得更多的檔案信息資源，大大地豐富了檔案信息資源，使檔案信息改變了傳統陳舊、單一的現狀，注入了新鮮的生命力，實現檔案資源的全面發展。

2 信息網絡環境下檔案管理所存在的弊端

弊端一：信息網絡環境下檔案管理不同于傳統手工檔案管理，信息網絡管理平臺畢竟是一個虛擬的平臺，其真實的檔案信息與信息載體相互分離，所以，這也就意味著用戶所看到的、觸摸到的僅僅是真實檔案的復制品，真正的檔案無法真實地呈現在用戶的眼前。由于網絡環境下的檔案信息很容易被更改、被復制，所以，這就使得檔案信息的真實性、可靠性大打折扣。網絡下檔案信息的偏差給用戶選擇、使用帶來了極大的不便。弊端二：信息網絡環境下檔案管理對專業管理人員的要求較之以往要高出許多。但現階段，很多檔案管理人員不具備專業的網絡管理知識和管理技能，在進行檔案管理的過程中，因不熟練的操作，導致檔案信息的錯誤、缺失和不真實性，在很大程度上給用戶造成麻煩。檔案管理人員不能對檔案信息作出及時的調整、更新，這使得檔案的平臺信息缺乏活力和生氣，陳舊的檔案信息成為用戶丟失的一個最主要原因。這些因素最終導致網絡下檔案管理效率、檔案管理質量和檔案管理水平的低下。弊端三：因網絡具有較強的流動性和公開性，也就意味著網絡下的檔案管理具備著一定的風險。很多檔案管理部門，對檔案管理的重要性缺乏正確的認識，為了節省開支，在檔案管理系統的開發、設計、后期維護環節所投入的資金較少，這使得檔案管理系統的完整性、安全性存在著較大的缺失，檔案系統很容易受到外界網絡環境的影響，比如病毒、黑客等。最終易造成系統的崩潰，檔案信息的泄露會帶來不可預測的惡果。

3 信息網絡環境下建設檔案管理信息化的相關途徑

3.1 加大檔案管理信息化的宣傳力度，提升管理人員的信息化建設意識。檔案管理人員管理的意識轉變是檔案實現信息化建設過程中的關鍵部分，在檔案管理中發揮著重要的作用。因此，要想實現檔案管理工作的信息化建設，首先就要從檔案管理人員的工作觀念著手。檔案管理部門應加大對檔案管理信息化的便利和優勢的宣傳力度，轉變管理人員的思想觀念，積極開展檔案信息化管理的培訓，使檔案管理人員認識到檔案信息化管理的必要性，主動參加到檔案信息化的培訓中來，提升自己的信息技術操作能力，最終實現檔案的信息化管理。其次，檔案管理部門應加大對專業信息管理人才的培養力度，為檔案管理信息化提供專業管理人才的基本保障。

3.2 加強檔案管理人員專業技能的培訓，提高管理人員管理檔案的專業水平。信息網絡是不斷發展、不斷進步的時代產物。這也就意味著信息網絡環境下檔案管理工作本身具備著很強的時代性和變更性。檔案管理人員應當順應信息網絡管理趨勢，不斷滿足信息檔案管理對管理人員所提出的新要求。檔案管理人員的管理能力和管理手段應當與時俱進。首先，檔案管理人員要不斷地學習信息網絡的基礎知識，了解網絡技術的歷史以及當下發展的水平，加強計算機基礎應用操作的能力，掌握網絡通訊方面相關的技能知識等。在開展檔案管理工作的時候，管理人員能夠熟練地使用搜索引擎對所需資源進行查找。熟知檔案數據庫的查找范圍，掌握檔案的查找方法等。檔案管理人員能夠應用相關知識，在網絡上自主地發布檔案信息，進行檔案主頁的設置和更新。使用數據庫“增、刪、改、查”的技能，對檔案數據庫的相關信息進行及時的更新和修改。其次，由于當下互聯網檔案管理平臺信息大多是英文顯示，這就要求檔案管理人員要具備一定水平的英語知識，能夠通讀平臺上信息。與此同時，還需具備較強的信息管理能力，能夠將零散、分散的信息整合起來，提取檔案中相類似的檔案信息，對所提取的信息進行整理歸納，將其展現在網絡平臺上，供用戶選擇、借鑒。檔案管理人員要想真正地為用戶提供最周全最貼心的服務，滿足信息網絡發展的需求，在具備以上知識技能的基礎上，還需具備研發信息網絡圖書檔案管理系統的能力和開發、豐富檔案圖書信息的能力。只有這樣，才能為用戶提供最全面最豐富的信息資源，讓用戶在簡潔明朗的檔案管理系統中，輕松地找到自己所需的資料。

3.3 落實檔案管理信息化的基礎設施，及時進行設備和技術的更新。檔案管理信息化的建設離不開基礎設施和操作技術的保障。在檔案管理信息化的建設中，應提前做好相關的規劃和準備，建立一套完整的檔案管理體系。在進行基礎設施的建設中，應根據檔案管理工作本身的基礎進行引進相關的管理設備，例如，計算機、刻錄機、復印機、照相機、路由器、操作系統，等等，為檔案管理信息化提供基礎的設施和條件，保證檔案管理信息化的順利開展。另外，還應定期進行技術設備更新和檢查，在基礎設備的標準上，堅持采用科學的、配套的、先進的基礎設備，使得信息化管理技術得以充分發揮；在檔案的存儲工作上，應及時更新檔案的保存格式和途徑，隨著技術的快速更新，許多文本的保存格式和儲存介質都發生了變化，以及檔案保存的安全問題都成為目前檔案管理信息化中亟須解決的問題。檔案管理人員應及時進行技術的更新，以防出現檔案信息無法打開或者管理系統被病毒侵害的現象，并對重要的檔案及時進行備份和轉移工作。

3.4 加大對網絡下檔案管理系統開發的投入，做好檔案管理系統的后期維護工作。檔案管理系統的開發部門應當樹立正確的思想觀念，加強自身職業道德和責任感的建設。在進行檔案系統開發、設計的過程中，應當選用技術較為精湛，有相關設計經驗，責任感、使命感較強的技術人員從事檔案管理系統項目的研發。在完成檔案管理系統設計的時候，應當有專業的檢測團隊對系統的安全性、合理性、靈活性、實用性進行檢測，在各項指標都達到一定要求的時候，再交給項目的制作團隊進行接下來的操作。在檔案管理系統研發成功并將投入使用的時候，研發部門應當對系統的各部分功能進行整體的調試，確保萬無一失，保證系統的完整性和安全性。檔案管理系統在投入使用的過程中，倘若出現管理人員無法獨立解決的技術性難題的時候，管理人員應當向上級反映，上級應當找專業的技術人員就系統中的具體問題進行維修處理。因網絡環境本身具有不穩定性，其有一定的安全隱患。所以，這就要求檔案管理系統要做好后期的維護。技術人員要定期地對網絡下的檔案管理系統進行安全監測和漏洞修復，排除系統中的安全隱患。技術人員要與檔案管理人員保持密切的溝通，管理人員將用戶所反饋的信息和檔案管理過程中所遇到的問題反饋給相關的技術人員，技術人員就相關問題作出分析，對系統中不合理的軟件設計進行調整、改善。技術人員應當結合當下信息網絡下檔案管理軟件的最新技術，為檔案管理軟件提供最方便、最快捷、最高效的技能服務。

4 結語

隨著信息網絡的快速發展，我國的檔案管理部門逐漸認識到信息技術管理帶來的便利和檔案管理信息化的重要性，紛紛展開檔案管理信息化的建設工作。在檔案信息化建設的過程中，不僅要充分利用和發揮檔案管理信息化的優勢，而且要認清楚信息技術帶來的弊端，并對可能出現的風險進行及時的規避。抓住信息網絡發展帶來的機遇，加大培養信息技術操作管理人才的力度，加強對信息化檔案管理的設備的投入和管理人員技術的培訓，克服信息化管理過程中的難題，積極迎接檔案管理信息化過程中帶來的挑戰，實現信息網絡環境下的檔案管理信息化。

（作者單位：河南省駐馬店市黃淮學院科研處 來稿日期：2014-06-14）