會(huì)計(jì)檔案的未來之路

宋海霞

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵擴(kuò)大了，不僅包括紙質(zhì)的文件，還包括電算化的會(huì)計(jì)軟件，以及利用這些軟件生成的電子版本的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等文件。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了，管理工作范圍擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)也比以前更加繁重。在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，也出現(xiàn)這樣那樣的問題。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理外，還要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。電子會(huì)計(jì)檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會(huì)計(jì)知識(shí)，還要具備較高的計(jì)算機(jī)軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對(duì)管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會(huì)計(jì)檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)器設(shè)備投入更大。也就是說，實(shí)現(xiàn)電算化后，會(huì)計(jì)檔案管理的人力、物力和財(cái)力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會(huì)計(jì)電算化只是將會(huì)計(jì)人員從繁重的會(huì)計(jì)核算等工作中解放出來了，會(huì)計(jì)檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。

目前的會(huì)計(jì)檔案管理工作存在哪些問題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會(huì)計(jì)檔案管理工作的任務(wù)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率呢？

1.1 會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定不切實(shí)際。1999年1月1日施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時(shí)間很短，根據(jù)2013年8月份國家工商總局的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，中國企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案要保管15年、25年乃至永久，其實(shí)際意義究竟何在？作為法律責(zé)任的主要承擔(dān)者的企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責(zé)任要追溯，向誰追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟(jì)形勢不符，特別是對(duì)中小企業(yè)和民營企業(yè)更是不切實(shí)際。國有企業(yè)和大型的企業(yè)集團(tuán)存續(xù)時(shí)間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當(dāng)然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國屈指可數(shù)。

同時(shí)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財(cái)產(chǎn)所有者代管。但保管這些會(huì)計(jì)檔案是需要成本的，這個(gè)成本由誰來承擔(dān)？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案全部由檔案館來代管顯然是不現(xiàn)實(shí)的。財(cái)產(chǎn)所有者通常認(rèn)為企業(yè)已經(jīng)沒有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責(zé)任也應(yīng)該終止了。會(huì)計(jì)檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實(shí)際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案也就慢慢散失了。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會(huì)計(jì)人員都知道紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會(huì)計(jì)檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會(huì)計(jì)報(bào)告？或者是全部的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案？實(shí)際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和對(duì)應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案，有的企業(yè)只保留了電子會(huì)計(jì)檔案，當(dāng)稅務(wù)部門來檢查時(shí)，再把所有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案打印出來。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時(shí)候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會(huì)計(jì)檔案要定期備份，哪些電子會(huì)計(jì)檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業(yè)的會(huì)計(jì)人員造成很大困惑，不知何去何從。

1.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不及時(shí)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行鑒定后銷毀。但是在實(shí)踐中，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會(huì)計(jì)檔案占所有會(huì)計(jì)檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會(huì)計(jì)檔案占所有會(huì)計(jì)檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時(shí)也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會(huì)計(jì)檔案以節(jié)約管理成本。但是會(huì)計(jì)檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進(jìn)行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如果會(huì)計(jì)檔案一旦鑒定不當(dāng)而銷毀，法律責(zé)任誰來承擔(dān)？這一系列問題不僅使期滿會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會(huì)計(jì)檔案也變得十分困難。

1.4 會(huì)計(jì)檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會(huì)計(jì)檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會(huì)計(jì)檔案的保管對(duì)庫房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會(huì)計(jì)檔案打印出來，不僅耗費(fèi)電腦、打印機(jī)、紙張，勞力費(fèi)神，而且厚厚的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險(xiǎn)公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證。僅以中國人保財(cái)險(xiǎn)為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過3000萬筆，使用發(fā)票數(shù)量超過7000多萬張，再加上相應(yīng)的紙張、倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個(gè)保險(xiǎn)行業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理成本會(huì)有多高，整個(gè)中國企事業(yè)單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理成本又有多高呢？耗費(fèi)巨大的財(cái)力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導(dǎo)的“低碳會(huì)計(jì)”、“綠色會(huì)計(jì)”背道而馳。目前，會(huì)計(jì)檔案管理存在上述諸多問題，那么，會(huì)計(jì)檔案管理該何去何從？會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化將解決以上這些問題，是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢。

2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進(jìn)的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過會(huì)計(jì)軟件而隨之生成的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財(cái)務(wù)報(bào)告的生成，整個(gè)流程都通過電腦來完成，全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日常活動(dòng)也都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來獲取、查找、利用和管理會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案節(jié)省空間。會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會(huì)計(jì)檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個(gè)月的會(huì)計(jì)檔案都比這個(gè)要多不知多少倍。以一個(gè)小型企業(yè)最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細(xì)賬，財(cái)務(wù)報(bào)告幾十頁吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個(gè)小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案更多，可能是小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會(huì)計(jì)檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。

2.2 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案方便查找和管理。會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，一切會(huì)計(jì)檔案都可通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找、統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)算和管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時(shí)也避免了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計(jì)算機(jī)設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點(diǎn)，只需幾分鐘的時(shí)間便可做到。同樣，對(duì)于保管到期需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，可以先在電腦上進(jìn)行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時(shí)間和勞力。

2.3 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。由于土地資源的稀缺，房價(jià)不斷上漲，在這個(gè)寸土寸金的時(shí)代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的試點(diǎn)工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經(jīng)濟(jì)效益約1000萬元，眾多企業(yè)都翹首以盼實(shí)行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財(cái)政部印發(fā)了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實(shí)施，這一法規(guī)的實(shí)施也加快了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

3 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化需要解決的問題

3.1 數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全性。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機(jī)，內(nèi)部會(huì)計(jì)信息對(duì)外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，計(jì)算機(jī)遭受病毒侵襲，這對(duì)企業(yè)將是多大的損失。目前，財(cái)政部和國家檔案局已經(jīng)鼓勵(lì)中國聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗(yàn)，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統(tǒng)一身份認(rèn)證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性，同時(shí)還可以嘗試建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)萬無一失。

3.2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的IT人才。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還需要較高水平的計(jì)算機(jī)技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設(shè)置了會(huì)計(jì)電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過自己研發(fā)，才培育出會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過我們可以通過社會(huì)培訓(xùn)等方法來培育這方面的人才，為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的早日實(shí)現(xiàn)鋪平道路。

﹡本文系河南省教育廳重點(diǎn)教改項(xiàng)目（編號(hào)：2012SJCLX196）的階段性成果。

（作者單位：中原工學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 來稿日期：2014-06-18）