財務會計檔案管理中存在的問題及措施

徐燕飛

摘 要：隨著我國經濟社會的快速發展，建筑行業飛速發展，競爭越來越激烈。在企業管理過程中，財務會計檔案管理直接關系到企業財政的支出和正常運作，尤其是在建筑企業中，財務會計檔案管理是其必不可少的組成部分。在社會新時代的要求下，企業財務會計檔案管理有了更高的標準。就新形勢下我國建筑企業財務會計檔案管理中存在的問題及相應的解決措施進行論述。

關鍵詞：建筑；財務會計；檔案管理；解決措施

中圖分類號：F234.4 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）13-0110-02

在建筑企業中，財務檔案主要是對公司在某一時期內的經濟活動、相關賬目和憑證等資料的記錄，能對企業的經濟活動進行準確的反映，有利于對企業某一類項目進行后期的研究和調查。此外，財務檔案管理作為國家最重要的檔案管理，被廣泛應用于各個企事業單位。因此，需要不斷加強對建筑企業財務檔案的管理力度，以提高企業管理水平，促進企業的繁榮與發展。

1 財務會計檔案管理中存在的問題

我國建筑企業財會檔案管理具有穩定性、整體性、特殊性和規律性四大基本特征。近幾年來，通過在實踐中吸取教訓、總結經驗，企業的財務會計檔案管理終于取得了不小的進展，但是，構建一個成熟的財會檔案管理體系還是有一定困難的。目前，財會檔案管理還存在許多細節問題。

1.1 財務會計檔案管理缺乏完善的制度

企業是以獲取經濟效益為目的的經濟單位，而一個企業的經營方式和發展動向與其財務會計有著密切的聯系。正因為如此，財會深受企業的高度重視，但是，財會檔案管理卻沒有得到相應的重視，甚至被忽略，因此，在資料收集上，財務會計檔案資料不全面。企業只注重會計憑證等專業資料的存檔和整理，而電算化方面的歸檔和備份工作沒有做到位，破壞了財務會計檔案的內在聯系和整體性。在管理上，財務會計檔案管理制度缺乏規范化。財務會計檔案與一般文件資料不同的是，保存財務會計檔案是為后期工作反映經濟活動歷史，以便于為企業后期工作的重大決策提供資料和借鑒，便于后期工作順利、有效地展開。但是，企業對財務會計檔案管理的重視度不夠，沒有正規的、熟悉業務的專業工作人員負責相關工作，并進行檔案管理；相反，財會檔案大多由不同的兼職人員進行管理，人員的流動性較大，且沒有接受相關專業知識、技能的培訓和指導，相關的檔案鑒定和銷毀等工作沒有得到相應的重視，以致嚴重影響了財務會計檔案管理工作的質量和效果，甚至影響了企業的長期發展和經濟效益。

1.2 缺乏明確的工作責任分配

企業財務會計具有一定的穩定性，其種類繁多、內容豐富且量大，包括會計憑證、會計賬簿和會計憑證。因此，為了科學、有效地開展管理工作，保證其管理質量，大多數企事業單位選擇細化分工，將其分類，并根據不同的項目進行管理。一切事物都有兩面性，有利就有弊，分類管理也不例外。分類管理在提高工作便利性的同時，由于缺乏明確的工作責任分配，在實際財務會計檔案管理工作過程中，相關管理人員相互推卸責任，檔案部門和財務部門之間沒有明確、系統地劃分好工作，使本來分類就混亂的檔案管理起來更加困難，使許多檔案資料被管理得“無人問津”，從而嚴重影響了企業財務會計檔案管理工作的效率，阻礙了其科學、系統的發展，影響了企業的社會信譽和經濟效益。

1.3 缺乏具有專業知識、技能的管理人員

對于每一個企業來說，優秀的工作人員是其長遠發展、繁榮的必要條件之一。由于財務會計檔案管理的規律性和特殊性，要求相關管理人員在精通相關業務情況的同時，熟練掌握相關檔案的整理分類和裝訂技術。財會檔案管理知識廣泛，涉及計算機、會計、檔案管理知識和相關的法律基礎等。但由于我國在財務會計檔案管理方面起步晚，加之對其重視度不夠，導致缺乏受正規專業教育和具有檔案管理工作經驗的人員。管理工作得不到應有的重視，以及財務會計管理工作人員對自己工作的錯誤認識，嚴重影響了財務會計檔案管理的質量和發展。甚至有的企事業單位因未認識到財務會計檔案管理的重要性，未設置相關的管理部門，檔案工作沒有分配給專職的工作人員，而是由不同人員兼職負責，導致財務資料、檔案的整理、裝訂不規范，致使企業財務會計檔案管理工作滯后。

2 改善財務會計檔案管理的措施

2.1 提高對財務會計檔案管理的重視度

要想提高對財務會計檔案管理的重視度，首先要轉變對財務會計檔案管理工作的認識，讓企業的每一個員工都要切實認識到財務會計檔案管理工作的重要性。只有這樣，才能保證財會檔案管理工作的質量和效率，只有從思想上開始轉變，才能實現企業的發展轉變和突破。為了讓公司員工認識到財務會計檔案管理的重要性，并將政策、決定實踐到工作中，就要先讓企業領導認識到財務會計檔案管理對企業發展的影響，同時要加強財務檔案管理人員對自身管理工作的認識。只有這樣，才能實現對財務會計檔案管理的改進，為后期的管理措施奠定了極為必要和關鍵的一步。

2.2 建立完善的財務會計檔案管理制度

在新時代社會發展的潮流下，根據財務會計檔案管理的實際情況，在不違背國家法律制度的前提下，創建一套系統的、完整的、符合企業實際情況的財務會計檔案管理制度是必不可少的，同時，需要不斷強化和完善，使制度更加成熟。在國家法律法規的允許范圍內，相關工作人員要勇于承擔責任，做好自己的每一份工作。與此同時，要推行“管理責任到個人”的制度，明確分工，責任到每一個崗位、每一位員工，賞罰分明、獎優罰劣，保證每一個管理部門的工作質量和工作效率。

2.3 對財務檔案管理人員進行專業培訓

財務檔案管理人員綜合素質過低、缺乏管理經驗會直接影響財務會計檔案管理工作的效率和質量。首先，企業需要根據實際情況，招聘、分配專（兼）職人員處理每日的財務會計檔案資料的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，以及日常管理、調閱服務和登記備案工作。同時，提高檔案管理人員的素質，定期組織專業培訓，使財務會計檔案管理工作人員得到新的專業知識補給。比如，電算化知識等方面的學習和培訓；開展相關檔案管理的法規章程，培養每一位員工的團隊合作精神。員工是為企業創造社會信譽和經濟效益的主體力量，只有整體提高參與財會檔案管理工作人員的基本專業素質，才能更好地完善檔案管理工作。

2.4 發展現代化財務會計檔案管理

隨著社會的發展和時代的進步，信息時代引領我們走進了新的發展紀元。現階段，社會的進步、生產力的提高都歸功于信息化，財務會計檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢和要求，也是衡量一個企業管理水平的重要標志之一，建筑企業尤其如此。財務會計檔案管理信息化建設不是簡單的經濟資源的投入與負擔。財務會計檔案也是經濟主體極為重要的資源，發現問題并及時解決，可以為企業后期工作的重要決策提供有價值的依據和借鑒，為企業創造盡可能大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理利用財務會計檔案、資料，也能創造出不小的成果。時代在進步，財務會計檔案的管理和發展也要與時俱進，實現財務會計檔案管理信息化、現代化，不僅是對財務會計檔案管理人員的挑戰，同樣也是企業發展新的機遇，為檔案管理的規范化、科學化和專業化創造條件。

3 總結

財務會計檔案管理關系到企業的發展與繁榮，是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據，因此，在日常工作中，要將財務檔案的管理工作重視起來，同時組織財務會計檔案管理人員進行專業知識、技能的培訓，建立完善的財務會計檔案管理制度，使財務會計管理信息化，從而提高財務會計檔案管理工作的質量和效率，為企業創造更多的經濟效益。

參考文獻

[1]謝紹文.簡析企業單位財務會計檔案的管理[J].新財經（理論版），2012（03）：20-22.

〔編輯：劉曉芳〕

Abstract： With the rapid development of Chinas economy and society， the rapid development of the construction industry， competition is increasing. In the process of business management， finance and accounting records management directly related to the proper functioning of financial expenditures and， especially in the construction companies， financial accounting records management is an integral part of its. At the request of a new era of social， financial and accounting records management companies have higher standards. Be discussed on the new situation of Chinas construction enterprises in the financial accounting records management problems and corresponding solutions.

Key words： architecture； financial accounting； records management； solutions