信息化是未來檔案管理工作的必然選擇

李燚

摘要：信息化是未來世界發展的必然趨勢，實現檔案管理信息化具有廣泛的現實意義，它可提供查閱檔案的快捷手段，又為搶救貴重資料提供了有效的載體。實現檔案管理信息化是一個過程，還存在許多問題，需要克服思想認識的錯位，克服體制機制的不完善，克服軟件硬件的不統一配套等問題，在解決這些難題當中，需要上下一起努力，領導要重視，工作人員要身體力行，要促進思想認識的提高，完善安全防范手段和措施，優化資源建設，加強人才培養，從而才能為檔案管理的信息數字化建設奠定堅實基礎。

關鍵詞：信息化；檔案管理；必然選擇

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）16-0023-03

未來的世界將是信息化高度發展的世界，信息化是世界經濟和社會發展的一個必然趨勢，而信息化也將是我們認識世界、改造世界的一種重要方法和手段。目前，計算機技術、通信技術和網絡技術已經得到了高速的發展和廣泛的應用，在檔案管理中也實現了信息化，這是前人無法想象的，也是后人的夢想與目標。只有實現檔案管理信息化，才能使實體檔案在深度和廣度上發揮出最大作用。

一、檔案管理信息化的內涵

信息技術的迅猛發展，信息與信息技術在政治、經濟、文化和社會發展中越來越重要了，檔案的管理與應用也應該與信息化、現代化同步前進。信息技術的廣泛應用，推進了檔案的信息化管理。檔案的信息化管理是由原本的檔案實體的保管與應用為重，由檔案實體模式通過信息化模式向社會提供服務的轉變過程。實現檔案管理的信息化，具有廣泛的現實意義，一是可以通過網絡技術對檔案進行快速地查找與傳遞，從而提高檔案的管理與利用的效益，使檔案在深度和廣度上得到廣泛使用；二是使用電子手段對檔案進行管理，從而使檔案更有利于保存和管理。

二、實現檔案管理信息化的優勢

1.檔案信息化改變了傳統的檔案保管與利用的傳統方式。隨著信息技術對社會的影響不斷增加，特別是隨著檔案管理軟件的開發和利用，檔案現代化管理技術被廣泛應用在檔案系統中，檔案管理利用計算機既方便又快捷的特點對檔案進行整理、存儲、保管和利用。尤其在當前，檔案實體絕大多數呈現為電子文件，正因為如此，電子文件歸檔管理便是信息技術發展到一定階段的必然產物。

2.檔案管理信息化能夠有效、快速、廣泛地運用到檔案管理及檔案搶救中去。一是檔案管理信息化可將檔案通過計算機進行保存管理，可以將其多次拷貝，可進行光盤刻錄、軟盤復制，把實體檔案資源通過計算機技術進行多份保存。二是隨著掃描技術、光盤技術等的廣泛應用，大大提高了檔案信息的儲存量，即節少了檔案保存空間，又節省了檔案保管的經濟成本。

3.檔案管理信息化給文件歸檔與查閱提供了快捷的手段與途徑。一是可以利用計算機進行整理歸檔，這就免除了原本的立卷歸檔方面的一些人工成本，且有利于遺漏文件的補漏填加。二是在檔案查閱利用上大大減輕了工作人員的工作強度，傳統的檔案查閱方式是檔案管理人員從檔案的案卷目錄中進行人工的查找，這種方法查準率低，誤差大。而檔案信息化管理的檔案查閱可以利用高效、精確的檢索及多種檢索方式進行查找，實現檔案的快速查找和精確性，同時減輕了工作人員的勞動量。

三、實現檔案管理信息化還存在許多困難和問題

1.對檔案管理信息化的認識不到位。一是檔案工作還停留在原始的收集整理及保管層面上，部分人員對檔案管理方面的認識淡薄，沒認識到檔案管理信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢。二是在檔案信息化管理方面，有的單位認為把檔案資料輸入電腦就標志著實現了檔案的信息化管理。而由于思想觀念的不同，對于新科技的技術、流程產生抵觸觀念，因而就不愿意去學習和探究。三是存在著傳統與現代的矛盾。實現檔案管理信息化，不可能一蹴而就，需要一個循序漸進的過程。在這個過程中，手工操作與信息化管理將是并存的。我們必須正視這個現實，不能為了將檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來，這樣才能解決工作人員對檔案管理信息化的抵觸情緒和行為。

2.檔案的信息化管理與檔案的保密和安全之間存在著矛盾。在檔案實行信息化管理過程中，會引發一系列的安全問題。一是檔案具有一定的保密性，由于檔案信息化管理后容易受到網絡病毒、黑客等的攻擊，在這個過程中也難以保證檔案的保密性。二是檔案信息通過信息系統傳送，在互聯網上電子檔案容易被非法盜取、復制、修改、偽造等，在某一方面影響了檔案的真實性與合法性。

3.檔案管理信息系統沒有統一標準。一是軟件的開發往往不能滿足實際工作的需要，沒有統一的共性與標準，每個軟件系統之間不能進行數據的轉換，難以用同一個軟件進行檔案的統一管理。二是由于檔案管理體系比較分散，難于實現管理體制與方式的統一。三是檔案管理信息化的理論研究有待進一步增強。檔案管理信息化不是僅僅讓計算機連網和使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標。因此，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。

四、實現檔案管理信息化的必要路徑

1.加強對檔案信息化管理的認識。一是檔案系統要從上到下全面地認識到檔案信息化建設的重要性，領導要以身作責，積極改變思想觀念，要改變以往的管理決策和管理制度，并且應高度重視建設一支檔案信息化人才隊伍，實現全員的積極配合。二是檔案工作人員要增強信息化意識。在實現檔案管理信息化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的理念。要建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

2.加強檔案信息化管理的安全意識。一是完善檔案信息安全的法規、標準、規章等。二是利用各種殺毒軟件系統進行安全檢測，利用電子認證系統進行身份認證，利用數據加密技術對數據進行加密等。三是要重點加強對電子文件的管理。盤片不能隨意放置，不能隨意刻錄，不能分散管理，防止出現泄密現象。檔案、信息部門，要狠抓對盤片集中管理，制訂管理制度。盤片要統一采購，信息部門有一個統一發放渠道，每張盤片要編制年度號和流水號，使其與使用者一一相對應，同時要登記造冊，并要求本人簽字確認。臨時聘用人員可發放“借用盤”，做到“人走還盤”，需外送文件，則提供專用的，即便是未用過的空盤也需上交。盤片收繳前由使用人按照文件歸檔要求，填寫盤內文件目錄，以方便檔案室管理。信息部門應配合檔案部門將電子文檔進行資源整理，把具有重要保存利用價值的電子文件刻錄成光盤，復制三套，標上密級，編制“年度一部門一個人”檔號，一套存檔案室，一套發各部門，供平時利用，一套信息中心用于建設政務信息數據庫。

3.加強檔案信息化管理的人才培養意識。一是檔案管理信息化，是不斷完善深化的過程。在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。二是提高檔案工作人員的業務素質，組織檔案工作人員參加培訓學習，強化對現有人員的技能培訓，更新和拓展檔案管理和網絡技術的知識面，逐步掌握檔案信息化工作所必需的知識和技能，全面加強檔案信息化管理能力，以滿足檔案信息化建設的基本需要，為檔案信息化管理提供技術保障。

4.加強檔案信息化管理軟件的研制與管理體制的完善。一是針對新時代檔案信息化管理的實際情況，以及檔案管理軟件存在的問題，通過科學合理的研究改善檔案管理軟件的單一性，完成檔案數據間的轉換，實現軟件進行檔案的統一管理。二是從根本上解決檔案信息化管理系統所存在的問題，細化檔案管理流程和管理機制，必須建立檔案信息化管理的標準，建立統一的信息處理中心，完善檔案信息化管理的體制。

5.積極開發檔案信息資源化建設，提高檔案信息價值作用。所謂資源化建設，就是把檔案信息變成信息資源。要使其本身變成信息資源，就是要從政治、經濟、人文、歷史、管理、服務等多種角度，對檔案信息進行規劃、整理、控制，以確保檔案資源的可開發性、再生性。在這過程中，主要是把握兩頭，即檔案的收集與檢索，做好輸入與輸出工作。在輸入過程中，注重信息儲備，加大收集力度，并進行監控，從而有效滿足社會對檔案的需求。在輸出時，尤其注重編目立卷的專題整合與檢索服務的深化，以利于檔案信息發揮其應有的價值作用，進而從行政作用、部門價值升華為社會作用、社會價值。

6.加快硬件設施建設，實現設備和技術的現代化。檔案管理信息化需要現代化技術和設備來武裝，目前，現代技術手段在檔案管理中應用還是不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案管理信息化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備。要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術，發揮其在檔案管理中的作用，同時也要加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

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