高校二級學院辦公室行政管理隊伍建設探究

孫 薇

（塔里木大學 機械電氣化工程學院，新疆 阿拉爾 843300）

目前，我國高校的二級學院辦公室，是高校管理層和各職能部門之間進行溝通、傳遞信息的紐帶，是依據上級和職能部門的黨政宗旨具體開展工作的行政管理工作。

1 學院辦公室的職責

學院辦公室是學院行政工作的綜合協調管理機構，承擔著制定和實施學院的管理制度，當好學院領導的好助手，協調落實學院領導布置的各項工作，溝通學院上下，負責學院與學院之間、學院與部門之間及學院與外界之間的聯系，服務于教學、科研的第一線，保障學院各項工作的正常運行。

雖說，每個高校的二級學院辦公室工作內容略有不同，但大致上以下幾點是共通的：1）負責組織起草學院綜合性工作報告、總結、計劃和決議等文稿，擬定學院規章制度，以學院的名義發布通知、決定等公文。2）組織、安排、協調學院綜合性工作及全院性重大活動，安排各類院級或承辦校級會議，確定議程，做好記錄并督促檢查會議決議的貫徹執行情況。3）協調安排學院領導的重要工作日程并協助處理學院日常工作。4）辦公用品的采購、分配等管理工作。5）綜合檔案的收發、登記、批閱、傳閱、歸檔的管理工作。6）學院對外宣傳，網站管理。7）負責學院外事、對外聯絡及接待工作。8）學院黨政公章及學院領導印章的使用和管理。9）學院日常的綜合治理和精神文明建設。10）學院領導交辦的其他工作。

2 行政管理人員的基本要求

很多人認為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業技能要求不高，隨便抓個人就可以勝任[1]。確實高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級學院，每天都承擔各類的事務，這些工作不僅來源于學院領導，而且來源于學校的其他行政部門，學院辦公室更需要面對不同的部門，如人事處、計財處、對外交流處、宣傳部、保衛部等等，每一項工作都要求行政管理人員專業而且高效的完成，工作復雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協調能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學習能力，方可勝任工作崗位。

3 行政管理人員的現狀

近年來，隨著社會的整體進步和國家對高等教育重視程度的提高，尤其對高校師資隊伍的建設投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個尷尬的位置，發展相對明顯滯后。

3.1 “邊緣化”

高等教育的空前發展，使得教師的主體地位得到強化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產生了被“邊緣化”的危機感[3]。

3.2 壓力、職業地位

行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經常處于繁雜的超負荷運轉狀態，特別是在高學歷人才云集的高校，行政管理人員的學歷相對較低，這也成為一種無形的壓力。

職業地位主要體現在職業認同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學、科研，輕行政”的傾向，學校的主要領導是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業地位和自我成就感，長期以往，心理上產生一種不平衡，產生職業倦怠情緒。

3.3 管理隊伍青黃不接

高校自擴招以來，為保證高校教育質量，將引進人才計劃的重點安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠，使得管理人才望而卻步，逐漸導致行政管理隊伍結構失衡，處在青黃不接的狀態。

4 如何實現學院辦公室行政管理隊伍建設

4.1 按需設崗，按崗擇人

高校二級學院辦公室作為基層管理機構，承擔的工作復雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統一、高效”的原則按需設崗、按崗擇人，以面向社會，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時還要不斷的優化辦公室行政管理隊伍的學歷結構、能力結構、年齡結構等等，確保建立一支人際關系和諧，能力互補、工作熱情飽滿的隊伍。

4.2 樹立“以人為本”的觀念

樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導行政管理人員調整心態，明確工作目標，認識管理的重要性，樹立濃厚的服務意識，尤其是“超前服務”的觀念[4]，只有這樣的管理隊伍才能充分發揮主動性和創造性。

4.3 提高自身素質

行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應該鼓勵管理人員參加多種形式的培訓，改善知識結構，全面提高自身的素質[5]。此外，管理人員必須具備較強的政治素質和專業素質，在實際工作中，鍛煉工作協調能力、溝通能力、應變能力和創新能力，提高管理工作的實效。

一所好的大學，離不開教學、科研工作的支撐，一流的師資隊伍，也離不開一支好的行政管理隊伍，因此，我們一定要轉變觀念，重視行政管理隊伍的建設，尤其是二級學院管理隊伍的建設，只有基層的隊伍建設好，才能建設一支專業程度高，服務理念強的高水平高校行政管理隊伍。

［1］劉占國.芻議高校行政管理中出現的問題及解決方法[J].教育教學論壇，2013(3)：16.

［2］李楓，于洪軍，陳建華.現代大學制度下高校辦公室管理創新[J].辦公室業務，2011(5)：37-38.

［3］左敏.論新時期高校二級學院辦公室管理工作[J].學理論，2011(13)：23-24.

［4］張舒.新形勢下高校二級學院辦公室工作人員素質探析[J].才智，2010(15)：14-15.

［5］趙曉偉.人本主義視野下的高校行政管理改革初探[J].赤峰學院學報：自然科學版，2010(02)：44-45.