淺議高校人事檔案信息化

石琳琳

摘 要 高校人事檔案正處于由傳統管理向信息化管理過渡的階段，現階段高校人事檔案信息化建設勢在必行，因此有必要了解信息化管理的手段，建設過程中存在的問題并采取相應對策。

關鍵詞 高校 人事檔案 信息化

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

On the Information Technology of College Personnel Files

SHI Linlin

（Harbin University of Commerce， Harbin， Heilongjiang 150080）

Abstract College Personnel files are in the transition phase from traditional management to information management， university personnel files of information technology is imperative at this stage， it is necessary to understand the information management tools， the process of building problems and take appropriate countermeasures.

Key words college； personnel records； information

1 什么是干部人事檔案信息化

1.1 什么是干部人事檔案

何謂干部人事檔案？如果用通俗的語言來解釋，干部人事檔案實質上是對一個人成長經歷的真實記錄。干部人事檔案反映了個人在學歷、晉升、工作內容、工資水平等方面的真實情況，可以說檔案信息的缺失就是個人成長經歷的缺失，因此檔案的重要性也就不言而喻了。

1.2 什么是信息化

那什么又是信息化呢？信息化是社會生產力發展的必然結果，它是以計算機為主要生產工具、網絡傳播為載體的一種智能化趨勢。

1.3 什么是干部人事檔案信息化

干部人事檔案信息化，就是通過計算機、數據庫和網絡手段，將紙質文檔轉換為電子文檔，并對檔案信息進行分類、加工，在一定的保密技術處理下方便查閱高校教職員工各類信息，為重大決策提供依據，同時有利于檔案利用率的提高。

2 干部人事檔案信息化的必要性

（1）干部人事檔案信息化的建設與傳統管理模式相比，最大的好處就是便于利用。檔案管理人員可以在一個網絡平臺中，通過篩選、分類查找，快速的查閱到對自己有用的信息，避免了逐一翻閱檔案，節省查閱時間，提高工作效率。（2）減少對紙質檔案翻閱造成損耗。傳統檔案的利用手段，需逐頁、逐人查找相關內容，在翻閱的過程中很容易對紙質檔案造成破壞。而采用信息化的管理手段，通過利用電子文檔，可以輕易避免以上問題，為長久保存紙質檔案提供了有利的條件和保障。（3）避免紙質檔案帶來塵螨的污染。檔案一經形成則需要長期存放，長時間地放置這些檔案會滋生塵螨、細菌等，長期在這樣的環境中工作，不利于檔案保管員的身體健康。通過計算機來查閱、檢索，減少接觸紙質檔案的機會，就能在一定程度上解決這一問題。

3 干部人事檔案信息化管理手段

（1）建設方便實用的干部人事檔案管理軟件。干部人事檔案信息化的實現主要依賴于檔案管理軟件。通過該軟件可以將紙質檔案中人員的所有信息通過錄入、掃描等手段轉化成相應的文本、圖片甚至是聲音、影像等，建立干部人事檔案信息庫，使干部人事檔案數字化、信息化。同時，通過干部人事檔案管理軟件，對檔案實施動態管理，及時更新檔案數據，可以清楚地反映干部成長的經歷。（2）通過建立局域網絡，實現信息共享。通過建立局域網，允許指定的人員進入干部人事檔案管理軟件，經過不同級別的授權可以查閱不同的人或不同內容的檔案信息，這樣可以保證相關人員隨時調閱所需資料，從而提高工作效率。另外通過局域網，可以將不同部門需存檔的材料實現網絡共享，保證了檔案信息的時效性和準確性，不易丟失檔案信息。（3）通過購買掃描儀、打印機等輔助設備，最終完成檔案信息化建設。利用掃描儀可以快速將紙質檔案轉化成圖片輸入到檔案管理系統中，提高了檔案管理人員的工作效率，減少其工作量，同時也可以避免由于人工輸入有可能造成的失誤。打印機則是一種輸出設備，人們在查找到所需要的資料后，可以隨時打印出來，由檔案管理人員證實信息無誤簽字蓋章之后，可作證明之用。

4 高校干部人事檔案信息化存在的問題

（1）重視程度不夠。干部人事檔案的管理由來已久，檔案和一個人的聯系程度可以說是密不可分，但是由于檔案管理工作的保密性和安全性的特殊要求，使得檔案工作一直默默無聞，導致單位內領導重視程度不夠，社會上人們對于檔案工作重視程度也不夠，甚至有些檔案管理人員在這種社會氛圍的影響下對于自身工作也不夠重視。由此帶來的直接影響就是在資金上對于檔案工作不能大力支持，而社會上也沒有人愿意投入精力研發一款方便快捷實用的檔案信息管理軟件。比如目前筆者所在高校使用的檔案信息管理軟件其分類檢索、統計、查找功能十分落后，為工作的開展帶來諸多不便。（2）安全與保密工作應引起重視。我國保密法將檔案工作定位為涉密工作，可見其安全性與保密性為工作的重中之重。然而信息化除了帶來了便捷的工作方式以外還潛藏著“泄密”的高風險性。由于信息化使得檔案內容可以網絡共享，同時允許除檔案管理人員以外的某一類人員能夠進入檔案管理信息系統查詢，“泄密”的風險則會成倍增加。（3）信息共享不完全。能夠形成干部人事檔案資料的部門是多樣化的。例如：個人行政職務的變動是由組織部形成相應材料；個人學歷的提升是由各個學校形成相應材料；個人工作經歷的變化，各類優秀獎勵又是由人事部門和宣傳部門形成相應材料等等。而由于檔案保管意識和制度上的不足，各部門不能及時將材料移交檔案館，檔案管理人員又不能及時發現人員信息資料發生變化，極易導致檔案材料的缺失。（4）檔案管理員信息化程度不高。信息化的要求是最近剛剛興起，因此某些檔案管理人員缺乏計算機和網絡基礎知識，在操作上不甚熟悉，會本能地抵觸檔案信息化的要求，從而延緩檔案信息化進程。

5 對策

（1）加強檔案宣傳，樹立正確的檔案意識。為提高社會對檔案工作的重視程度，應定期宣傳檔案的重要性，普及檔案知識和檔案利用方式。通過宣傳使人們認識到干部人事檔案與每個人的關系都十分密切，提高全社會對其的重視程度，才能對檔案工作的開展予以全面的支持，加速檔案信息化進程。（2）通過網絡技術防范檔案泄密。網絡存在著其特殊的不安全性，這需要我們定期對網絡進行建設，保證實施一個動態的防范過程。首先建立一個局域網，裝有檔案信息管理軟件的計算機要做到專機專用，不登陸任何外網地址；其次購買安全軟件，防止黑客對網絡進行攻擊，造成個人信息的泄漏；最后強化保密觀念，對檔案管理人員和其他人員進行保密宣傳和警示教育，做好防范泄密工作的最后一道防線。（3）制定完善的規章制度，實現信息共享，防止檔案內容缺失。高校應建立長期、完善的規章制度，將能夠形成檔案材料的部門，包括人事部、組織部、宣傳部、紀委監察部、研究生學院等納入到制度規定中，制定檔案轉遞流程圖，建立定期催繳機制。（4）定期對檔案管理人員進行培訓。為加強檔案管理人員的業務知識，需要定期對檔案管理人員進行培訓。要將最新的檔案管理知識和計算機、網絡系統知識等信息及時傳達給檔案管理人員，使其熟悉檔案人事管理的方針政策，及時更新其知識結構，使其管理技能不斷提高。

本文為黑龍江省自然科學基金項目（編號：F201217），黑龍江省教育廳課題（項目編號12531175）研究成果之一

參考文獻

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