關于加強高職院校檔案管理工作的現實思考

姜艷?孟麗娟

摘 要：本文簡述了新時期做好高職院校檔案管理工作的重要意義，指出了當前高職院校檔案管理工作中普遍存在的問題，從現實的角度提出了加強和改進檔案管理工作的對策和建議。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 現實思考

高職院校檔案管理工作是學院管理工作的重要組成部分。目前，我國高職院校檔案工作與高職院校整體發展相比相對滯后，檔案管理工作職能未得到充分發揮，已成為高職院校發展的一項薄弱環節。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

充分認識高職院校檔案管理工作的重要性是做好檔案管理工作的前提和基礎。檔案是高職院校歷史發展的真實記錄，是學校在長期的歷史辦學實踐中積累的重要歷史資料，真實記錄了學校建設發展、興亡成敗的軌跡。檔案能夠直接為教學評估提供依據，為師生學習和教研提供鮮活教材，為學校教學科研、基建后勤、行政管理、文化建設等工作提供服務。

檔案的價值不僅體現在現實價值上，更體現在未來使用時的長遠價值上面。因此，學校檔案部門要樹立歷史的眼光，加大檔案收集和管理力度，不斷拓展檔案服務范圍，使檔案資料符合今后發展的需要。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題和不足

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

由于檔案管理工作性質，很難直接和明顯產生經濟和社會效益，這導致檔案工作往往得不到更多的重視，檔案工作人員工作積極性和主動性得不到很好的發揮。加之教職工檔案意識薄弱，認識程度不夠，使檔案作用的發揮受到了較大制約。

2.檔案管理隊伍結構不合理

高職院校起步較晚，檔案管理工作不甚完善。檔案管理隊伍年齡結構不夠合理，未形成管理梯隊，職稱、學歷層次普遍偏低，缺少檔案管理領軍人物，還存在大量的兼職人員，專業技術、工作水平較低，人員變化較大、隊伍不穩定。

3.資金投入不足，缺少現代化管理設備

高職院校辦學經費相對緊張，對檔案工作資金投入普遍不足，缺少辦公場所，管理設備僅能滿足正常工作必需。部分學校仍停留在原始的手工操作上，一些學校雖實現了計算機輔助數據庫管理，但仍停留在打印目錄等初級階段。

4.檔案管理服務功能發揮不充分

目前檔案管理工作服務意識不到位，檔案工作重點在于收集和保管，服務教學科研、基建后勤、工作決策等功能不足，檔案利用率較低。

三、加強高職院校檔案管理工作的對策

1.加強對檔案管理工作的領導

實行“一把手”工程，將檔案管理工作納入學院整體發展規劃上來，建立健全檔案管理工作機構，將各系、各處室納入其中，成立由校長、分管校長、辦公室主任、檔案管理人員層層分工負責的管理體系。要完善檔案管理制度，使各系、各處室對檔案的收集、管理、歸檔、查閱等更加嚴肅、更加規范，做到工作有法可依，有法必依。要加強宣傳教育，通過網站、宣傳欄等有效形式，增強教職工檔案意識，形成人人關心、人人參與檔案管理的良好氛圍。

2.加強檔案管理隊伍建設

學校要重視檔案管理隊伍建設，在人員選配、職稱晉升、考察學習等方面給予一定程度上的政策傾斜和照顧，使人員素質得到不斷提升，職稱、學歷結構不斷合理。鼓勵檔案管理人員參加業務培訓，不斷更新檔案管理知識，掌握最新的檔案管理技術，使檔案管理人員的知識水平、業務素質有較大提升。

3.加大檔案管理經費投入力度

檔案室建設必須緊跟時代發展步伐，適應高職院校快速發展的需要，不斷加大各項投入，完善軟硬件設備。要大力更新管理手段和方式，提升檔案管理的信息化水平。建設數字化檔案室，建立健全信息資源庫，著重建設全文數字庫、多媒體數字庫，對各類檔案進行數字化管理，加強電子檔案的接收、管理和利用，逐步實現檔案信息處理計算機化、存儲數字化、采集實時化、服務網絡化。

4.拓寬檔案管理范圍

針對高職院校檔案管理的實際，應大力加強對校史資料的收集和整理，對一些珍貴的文件、照片、實物等進行搶救性征集，更好地體現辦學歷史厚重感，多維度展示發展成就。大力加強畢業生信息的收集，通過收集優秀畢業生的典型事跡，展示學校辦學成果，激發學生學習成長成才。

5.創新服務模式，提高檔案資料利用率

要切實改變檔案管理重保存、輕利用的觀念，在做好檔案管理基礎性工作的同時，要把工作重點逐漸轉移到開發利用上。要增強主動開放式服務意識，健全檔案資料，搭建靜態檔案和動態檔案的橋梁。采用先進的管理手段，拓寬服務渠道。進一步健全檔案管理制度，使檔案資料更安全、高效地服務師生和學校建設發展。

參考文獻：

[1]禹英.試論高職院校檔案工作存在的問題與對策[J].科技資訊，2009（1）.

（作者單位：姜艷，山東服裝職業學院；

孟麗娟，泰山職業技術學院）