趙廣

俗話說：火車開得快，全靠車頭帶。如果將整個印刷工藝比作一輛飛速行駛的列車，那么印前無疑就是“火車頭”。印前處理速度快、效率高，可以讓印刷機不等版，最大程度地利用和發揮設備價值。然而我們經常會在很多印刷企業或輸出中心看到這樣或那樣的文件出錯，譬如沒有做出血、圖文太靠邊、文字采用四色疊印、字體亂碼、圖像精度低、色彩模式錯誤等，這樣的錯誤無異于埋下“地雷”，如果不及時排除，少則浪費原材料、人工，多則賠到印刷、印后工序。更重要的是，客戶一分錢不給，反要索賠。

美國Rochester大學印刷工業中心的調查數據顯示，在整個印刷過程中，導致產品最終交貨延期的“罪魁禍首”都是由業務、印前以及客服造成的，很少是由印刷、印后或是運輸造成的。由此可見，印刷企業與客戶的溝通做得不好、印前處理不當等，對后續的印刷生產影響重大。而被業內前輩所熟知的Linotype-Hell（連諾海爾，世界知名的印前設備發展及制造商）做過的一份抽樣調查顯示，在印刷企業接收到的印前文件中，有相當部分是完全不能使用的；絕大部分需要修改才能使用；真正能夠直接使用的文件甚至不到10%。

設想一下，如果您有制版速度為42張/小時的富士熱敏CTP、印刷速度為18000張/小時的海德堡對開四色印刷機以及質量最好的馬天尼精裝龍膠訂聯動線，而印前工序卻頻繁出錯，客戶整天抱怨投訴，那么只能可惜您這么好的“牛刀”每天只能用來“殺雞”，不能“宰牛”，因為無用武之地呀！因此，筆者將重點探討如何管理好印前文件的接收、檢查和創建過程，以期幫助印刷企業盡可能降低印前文件出錯率。

文件接收

隨著互聯網的發展，文件傳輸出現了很多種傳輸方式，如通過FTP、MSN和QQ等進行網絡傳輸；通過CD、DVD、U盤、硬盤等進行存儲介質傳輸。每種方式又都有其特點和局限性，譬如郵件、QQ或MSN等網絡即時傳輸工具由于速度快，得到很多人的青睞，但個別時候由于網絡質量差，下載不完全或是斷點續傳會使得文件個別字節丟失，進而成為問題文件。需要提醒的是，無論哪種渠道傳來的文件，都需要注意殺毒。因為現在文件就是數字資產，病毒破壞的將不只是一臺電腦，很有可能是整個印前網絡。

對于文件的接收環節，印刷企業的常規解決方案應該是制定一份《客來文件制作須知》，包含以下內容：客戶應該使用什么軟件制作文件，印刷企業可接受哪些格式的文件，FTP的傳輸地址和密碼是什么；文件應該怎么制作，出血值多少，色彩模式是什么等等。相信很多印刷企業都有這樣的一份文件，且大多是純文本格式。而藍格印刷國際企業有限公司則采用圖文并茂的方式生動直觀地告訴客戶如何制作文件：文件中碰到陰影效果怎么做？透明效果怎么處理？值得內地印刷企業學習。

除此之外，正是因為客戶提供的文件處處有“地雷”，與其后續小心翼翼地“排雷”，不如提前讓他不要“埋地雷”。因此，印刷企業還應該讓技術人員親自去客戶現場或是定點召集客戶做相關的義務培訓。培訓內容包括：軟件培訓，告知怎么設置出血、轉PDF等；色彩培訓，告知RGB與CMYK色彩模式的不同等；印刷培訓，告知精裝書脊位怎么留、刀版線為什么要疊印等；習慣培訓，告知傳過來的文件都要附帶字體、鏈接圖，傳過來的文件為最終文件，不要附帶多余的文件等。雖然這些工作不但要投入精力，而且還看不到實際收益，但是真正能夠看到背后好處的老板一定認同：要主動讓你的專業去影響你的客戶，而不是被動地讓客戶牽著你的鼻子走。前人栽樹，后人乘涼。這步做好了，后面文件出錯的幾率就小了一半。

文件檢查

磨刀不誤砍柴工。制作文件的軟件不同、人員不同、經驗不同，文件一定會產生差異，而排除差異性、終結混亂的方法就是標準化文件。因此，對于客戶傳過來的文件，印刷企業必須要按照統一標準進行檢查確認，即SOP標準作業程序（就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一格式描述出來，用來指導和規范日常工作）。

我們的建議方案是：針對不同軟件，如Illustrator、Freehand、CorelDraw、InDesign等，總結出一套具有共性的常規檢查程序，如第一步、第二步、第三步分別檢查什么，怎么檢查等等。看似紛繁復雜，實際上萬變不離其宗。很多規范化管理的印刷企業都會有這樣的程序，甚至對于Microsoft Word文件都有辦法查到是不是缺字體等。實踐證明，按照這套程序進行，基本可以排除90%以上的文件問題。

隨著人工成本上漲，文件檢查能不能自動化呢？目前市場上已經有專門的文件預檢軟件，如FlightCheck，其最新版本為6.8，可以檢查幾乎所有的主流印前文件，操作很簡單，只要設置好模板，把文件導進去，就可以自動檢查出其中存在的圖像、字體、顏色、疊印等諸多錯誤。因為其目前沒有中文版本，只提供英文版本，所以尤其適合于大量外單文件的檢查。

對于文件檢查，我拜訪過的很多印刷企業都做到了這一步，而且做得很好，但我認為還可以更進一步，即文件錯誤記錄和反饋。例如，圖1為預檢表，如果印刷企業能將所發現的問題記錄下來，如哪一頁有字體問題，哪一頁圖片欠缺等，那么，一是可以對文件做一個書面記錄，方便客服與客戶溝通；二是文件更新或改正后，可以對照檢查；三是可以定期匯總，按時間段、客戶群分析和總結出文件多發性、常見性的故障問題，并提供對應解決方案，從源頭上治理。這才是標本兼治的一劑良方。

文件創建

以往，所有的印刷文件都必須被轉換成通用性的桌面描述語言格式PostScript，俗稱打PS。但今時今日如果您還在用PS格式，真的有些Out了！我們必須與時俱進，PDF格式才是主流。因為PDF格式同樣基于PS架構，而且具有可內嵌圖像字體、預覽檢查、可壓縮等特點。所以，除了極個別低版本的軟件不能識別PDF文件外，能用PDF文件的盡量用PDF文件。那么，為什么還有客戶頑固地在用極低版本的軟件，這與你前面能不能培訓和影響你的客戶有很大的關系。

和文件檢查一樣，在文件創建過程中，每一步操作也都要有SOP標準作業程序來指引。印刷企業有必要制定出每個軟件應該如何來生成符合印刷規范的PDF文件的標準作業程序。在實際過程中，有時候是“導出”PDF文件，有時候是“轉換”PDF文件，還有時候是“發行”PDF文件。不管如何生成PDF文件，參數設置很重要，如果有一項設錯，有可能生成的PDF文件就有問題。宏國印刷事業股份有限公司就制定了每個軟件應該如何生成符合印刷標準的PDF文件的詳細設置，供客戶參考。很多印刷企業也會制定文件創建的規范化操作，但通常只向企業內部公開，在此筆者建議應該像宏國印刷事業股份有限公司一樣，向客戶公開，而且越早越好。

筆者比較推薦的PDF文件生成方式是采用Distiller轉換器或是使用軟件自帶功能直接導出PDF文件，而不推薦使用PDF虛擬打印機來創建符合印刷標準的PDF文件，表1為這三種方式的特點。有時候創建完PDF文件后，印刷企業還會要求修改文件，如移動圖片位置、修改文字等。作為一種終端文件格式，PDF文件很難被修改，這時印刷企業原則上首先應將文件退回給客戶或設計公司修改；其次則是使用PDF插件Enfocus Pitstop來作局部修改或Acrobat軟件自帶的Touchup做有限修改。有些印刷企業會將PDF文件導入Illustrator軟件進行編輯修改，這也是可行的，但奉勸還是盡量不用這種方法，因為容易出錯。印刷企業要始終堅持這樣一個原則：我們是做印前的；不是改文件，做設計的。如果你有時間幫你的客戶改文件，卻沒有時間幫客戶做培訓，這就是典型的本末倒置。

但凡文件修改和轉換格式，一定不可避免會有盲點，會出錯。這也就是為什么文件檢查只能排除90%的錯誤，那么，10%的錯誤怎么辦？筆者的建議是歸檔起來，查遺補漏，如果是SOP標準作業程序不完善，就需要繼續修訂；如果是個案，就公開共享。一些管理做得好的印刷企業會將錯誤收集整理并分類放在白板公示欄或是報刊架上，這種做法值得借鑒。

轉成了PDF文件是不是就萬無一失了？未必。PDF是一個廣泛應用的概念，不只是出版印刷文件，像電子讀物、三維演示文件、掃描存檔等都可以成為PDF文件，那么符合印刷規范的PDF文件標準是什么？答案就是符合ISO15930國際標準的PDF/ X。即便如此，在該標準中還是遺漏了一些定義，譬如圖像的分辨率、色彩通道的數量、疊印的定義、極細線的寬度等。就像Windows系統一樣，其也需要不停地打補丁SP1、SP2、SP3。我們的補丁方案就是使用Ghent PDF的預檢規則。Ghent PDF是一個位于比利時的第三方組織，其在ISO的基礎上，對印刷規則做了一些豐富和完善，如最小解析度、最小字號、出血、極細線等，并且針對單張紙和輪轉印刷分別制定了獨立的規則。這些規則目前已經被Acrobat和Pitstop軟件等直接引用，一些主流印前流程都支持導入這些規則。筆者建議印刷企業可以根據自身需求來制作和應用最適合自身的PDF預檢規則。

為山九仞，不能功虧一簣。處理好的PDF文件最終還是要被RIP解釋掛網，首先轉換成DTP文件，然后或先轉換成PS文件、再到PDF文件，或直接生成PDF文件，然后被點陣化，最后分色掛網。所以如果你企業的RIP能力有問題，那么即使你前端的PDF文件做得再好，解釋出來的文件一樣是錯的。所以，筆者建議印刷企業使用帶Adobe PDF Print Engine的RIP，并推薦使用APPE 2.0以上的版本。Ghent PDF也推出了一個專門針對RIP的輸出測試模塊，包括疊印、圖像、字體、陰影、專色等模塊，如果能夠通過該測試，則表示你的RIP能力完全可以勝任RIP工作。

在文件規范處理過程中，過往的經驗告訴我們：文件問題，發現越早，損失越小；解決越好，返工越少。總之，印刷企業應該做到：教育和培訓好客戶，以使事半功倍，贏在起跑線上；攘外必先安內，文件規范處理的各個環節都要建立SOP標準作業程序；收集疑難出錯個案，匯總解決方案，用于全員培訓、共享；盡可能不要幫客戶大量更改文件，只作印前規范的修正；學習使用PDF/X、PitStop、Ghent PDF的預檢規則，并測試RIP。

要真正規范好您的印前文件，光靠上述這些還遠遠不夠，畢竟標準是死的，人是活的，所以印刷企業要從技術層面上升到管理層面，通過獎罰制度和培訓機制等讓這些標準實實在在地成為操作人員的習慣，這樣高效規范的印前文件處理是完全可以成為現實的。

他山之石，可以攻玉，您的印前文件規范處理有提升的方向了嗎？