淺談我校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動(dòng)化

那 勇

（吉林廣播電視大學(xué)，吉林 長春 130022）

進(jìn)入21世紀(jì)以來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用在高校管理中發(fā)揮的作用也越來越大，科學(xué)化和現(xiàn)代化的管理水平也成為高校優(yōu)秀與否的主要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，而辦公自動(dòng)化則是高校現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)。目前，百分之百的高校都建成了校園局域網(wǎng)，并通過各種運(yùn)營商接入互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)各高校之間、高校各校區(qū)之間以及校內(nèi)各部門之間的資源共享。高校的人才及資源優(yōu)勢，使得高校在辦公自動(dòng)化向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程中一直處于領(lǐng)先地位。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展概況

辦公自動(dòng)化（OA）是在二十世紀(jì)七十年代中期首先興起于發(fā)達(dá)國家，主要為了解決企業(yè)所產(chǎn)生的大規(guī)模辦公業(yè)務(wù)量而發(fā)展的一門綜合性技術(shù)，其主要是利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)并借助各種技術(shù)設(shè)備處理辦公業(yè)務(wù)，提高工作效率和工作質(zhì)量，更方便決策層的科學(xué)管理。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，這種信息化技術(shù)逐漸引入到政府和高校當(dāng)中，也包括OA的應(yīng)用。簡單回顧OA系統(tǒng)的發(fā)展過程，大致分為3個(gè)階段：

1、第一代OA系統(tǒng)，是從二十世紀(jì)七十年代末至九十年代中期，主要特征是以復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、PC等較為傳統(tǒng)的設(shè)備對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)歸類統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)將辦公信息數(shù)據(jù)從紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)形式。

2、第二代OA系統(tǒng)，是從二十世紀(jì)九十年代中期至本世紀(jì)初，主要特征是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主，利用計(jì)算機(jī)及輔助設(shè)備，包括掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等設(shè)備對文件進(jìn)行處理，辦公收文發(fā)文由手動(dòng)轉(zhuǎn)向自動(dòng)化的方式。并以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)辦公，工作人員辦公不再受時(shí)間和空間的限制，基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公。

3、第三代OA系統(tǒng)，是從本世紀(jì)處到現(xiàn)在，主要特征是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)及相關(guān)軟件開發(fā)工具對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行信息管理，用互聯(lián)網(wǎng)作為傳輸媒介，以知識(shí)管理為核心，提供大量豐富的知識(shí)共享和學(xué)習(xí)功能，使得工作人員在辦公過程當(dāng)中的地位從被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，辦公基本實(shí)現(xiàn)“無紙化”。信息入檔及查詢更加快捷，速度快，耗資小，大大提高工作效率。

顯然，辦公自動(dòng)化的發(fā)展與科技的發(fā)展密切相關(guān)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，特別是基于Internet為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的擴(kuò)散，辦公自動(dòng)化已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)期。當(dāng)前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡(luò)，特別是局域網(wǎng)而建設(shè)的。高校正是集技術(shù)資源、人才資源、網(wǎng)絡(luò)資源和資金資源的優(yōu)勢，在高校自身信息化建設(shè)的過程中，開發(fā)適合自己的辦公自動(dòng)化，提升自己的辦學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)聲譽(yù)。

二、我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)狀況和存在的問題

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的快速發(fā)展一定程度上減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，也提高了辦公效率，改善了辦公條件，與此同時(shí)，也讓人們對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提出了更高的要求。隨著近年來我校辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大，我校加大力度進(jìn)行信息化建設(shè)，打造“數(shù)字化校園”。而辦公自動(dòng)化則是我校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

我校校園網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的建設(shè)也一點(diǎn)點(diǎn)展開，電腦在我校各個(gè)管理部門普及率相當(dāng)高，基本上實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)電腦，每個(gè)人的工作都離不開電腦，大多部門擁有自己的部門主頁，相當(dāng)一部分業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，極大豐富了校園網(wǎng)絡(luò)信息。而隨著業(yè)務(wù)量的不斷增加，對辦公自動(dòng)化的要求也越來越急迫，但我校此項(xiàng)工作處于起步階段，目前還存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、我校各部門內(nèi)部辦公自動(dòng)化水平不對稱

我校屬于較早引入計(jì)算機(jī)辦公的幾所高校之一。極少數(shù)部門已經(jīng)建立起較為完善的信息管理機(jī)制并實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，但也有很多部門當(dāng)初不重視或者工作需要依然采取脫網(wǎng)辦公，資源無法共享，甚至有些部門的電腦使用率極低，使得電腦成為了一種奢侈的擺設(shè)，這些都與我校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢極不對稱，沒有發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用。

2、我校已經(jīng)有自己主頁的部門網(wǎng)上推出的業(yè)務(wù)還很匱乏

我校各部門的工作量相當(dāng)繁瑣，部門主頁推出的業(yè)務(wù)只有類似通知公告和表格下載等領(lǐng)域，多數(shù)工作還沒有在網(wǎng)上開通，仍然采用手動(dòng)方式。一些部門在工作審批等業(yè)務(wù)還是以紙質(zhì)形式，跑批文、蓋章還要在幾個(gè)辦公室穿梭，距離真正的辦公自動(dòng)化還有相當(dāng)大的差距。

3、我校各部門之間缺乏溝通成為“信息孤島”

我校各部門根據(jù)自己的辦公需要，陸續(xù)安裝并使用了極具部門特色的辦公軟件，提高了本部門的辦公效率。但由于缺少統(tǒng)一的規(guī)范，沒有一定的溝通機(jī)制，各部門各自為政，導(dǎo)致信息交流特別困難，使得單部門成為“信息孤島”。而且有相當(dāng)一部分的數(shù)據(jù)在各部門之前出現(xiàn)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，雖然各部門的工作效率提高了，但是學(xué)校整體辦公的效率確受到了一定的制約。

4、我校各部門相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)知之甚少

目前我校硬件設(shè)施已經(jīng)能夠滿足學(xué)校的正常運(yùn)行，但是辦公自動(dòng)化也要求“人”的自動(dòng)化，相關(guān)人員對主要辦公軟件及網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識(shí)了解很少，辦公用的電腦成為了打字機(jī)。所以，對相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)顯得尤為重要，這樣能更好的保證各部門信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

5、加強(qiáng)各部門的網(wǎng)絡(luò)安全措施

所有的軟件都有漏洞，如果相關(guān)人員的主觀防護(hù)意識(shí)不到位，在網(wǎng)上辦公的時(shí)候極易導(dǎo)致電腦感染病毒和信息的泄露，出現(xiàn)這種情況會(huì)導(dǎo)致一系列的連鎖反應(yīng)，后果無法想象。因此，加強(qiáng)技術(shù)部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)和提高其他部門相關(guān)人員的安全意識(shí)顯得尤為重要。

三、我校發(fā)展辦公自動(dòng)化的意義

1、提高各部門的工作效率和管理水平

利用辦公自動(dòng)化處理日常繁瑣的業(yè)務(wù)，不但減輕工作壓力，更主要的是大大提高了工作效率，讓工作人員有足夠的時(shí)間投入到科研中，為學(xué)校的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

2、減少蓋公章跑幾個(gè)部門的現(xiàn)象

學(xué)校的各類公文根據(jù)需要加密后在網(wǎng)上直接讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，并能夠直接在網(wǎng)上簽發(fā)文件，縮短批文時(shí)間的同時(shí)，加快公文的下發(fā)速度，紙張傳閱的辦公將逐步退出歷史舞臺(tái)。

3、為師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

我校師生可通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，查詢所需要的各種資料。同時(shí)可隨時(shí)查詢辦事的進(jìn)度等，免去從前各辦公室奔波的現(xiàn)象。

4、降低辦公經(jīng)費(fèi)創(chuàng)建節(jié)約型高校

以前領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文要逐級(jí)下達(dá)，印發(fā)大量文件，耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的同時(shí)浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。辦公自動(dòng)化通過網(wǎng)上辦公，消滅“文山文海”現(xiàn)象，全面實(shí)行無紙化辦公。

5、學(xué)校管理更加規(guī)范化和透明化

自動(dòng)化辦公實(shí)行后，工作將在網(wǎng)上按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，每一個(gè)環(huán)節(jié)都將受到監(jiān)督，避免“偷工減料”，使工作流程規(guī)范化和透明化。

6、信息實(shí)時(shí)更新便于查詢，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的速度

按照舊時(shí)的辦法，各部門信息分部很散，領(lǐng)導(dǎo)要查詢的信息要幾個(gè)人花費(fèi)一天甚至幾天的時(shí)間才能完成，導(dǎo)致學(xué)校相關(guān)決策在制定時(shí)耽誤寶貴時(shí)間。建立完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以后，所有信息只需要?jiǎng)觿?dòng)手，點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就盡收眼底，方便領(lǐng)導(dǎo)查詢與統(tǒng)計(jì)，大大提高工作效率。

由此可見，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是我校信息化建設(shè)的重中之重，利用自身優(yōu)勢，全面推行辦公自動(dòng)化對我校今后的發(fā)展將起到?jīng)Q定性的作用。

四、對我校發(fā)展辦公自動(dòng)化建設(shè)的建議

施行辦公自動(dòng)化固然很好，但也要從我校的實(shí)情出發(fā)，要統(tǒng)籌規(guī)劃，明晰思路，分步實(shí)施。為此，筆者有以下建議：

1、加強(qiáng)宣傳、更新理念、統(tǒng)一思想

辦公自動(dòng)化不只是簡單的網(wǎng)上辦公，要讓大家能夠正確認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的內(nèi)在含義，增強(qiáng)信息化意識(shí)，全校由上自下更新觀念、統(tǒng)一思想，加快步伐建設(shè)辦公自動(dòng)化，使全校在實(shí)行辦公自動(dòng)化的路上少走不必要的彎路。同時(shí)，如果有需要，可以組織我校人員參觀兄弟院校或者企事業(yè)單位比較成功的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，讓他們對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作效率有一個(gè)比較直觀的感受，有決心有信心向傳統(tǒng)觀念宣戰(zhàn)，打消部分工作人員尤其是老同志對于信息時(shí)代“電子設(shè)備不可信”的傳統(tǒng)觀念。

2、統(tǒng)籌規(guī)劃、分工明確、分步實(shí)施

辦公自動(dòng)化不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，它是個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。做好前期調(diào)研，仔細(xì)分析每個(gè)部門的需求，建立一個(gè)分工明確的、科學(xué)的團(tuán)隊(duì)，由領(lǐng)導(dǎo)親自操刀，統(tǒng)一布置、統(tǒng)一規(guī)劃，把分散在各部門的信息資源統(tǒng)一集中一起，從而最終實(shí)現(xiàn)各部門的信息共享。另外，由于校內(nèi)各部門溝通不完全具有實(shí)時(shí)性，所以，技術(shù)部門還可以采取邊做邊用邊接受各部門建議的方法，逐步完善，最后形成一個(gè)整體性的適合我校自身情況的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

3、加強(qiáng)系統(tǒng)安全防范意識(shí)

如前文所述，要特別重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，加強(qiáng)技術(shù)工作人員及各部門相關(guān)技術(shù)人員的安全防護(hù)意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并預(yù)防病毒感染，消除隱患。同時(shí)，要建立嚴(yán)格的安全管理機(jī)制，落實(shí)到人，實(shí)行制度化管理，從根本上杜絕這類事情的發(fā)生。

4、定期對相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn) 各部門相關(guān)人員的素質(zhì)水平一定程度上也決定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，我校現(xiàn)在硬件設(shè)施非常完備，相關(guān)人員如果不掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，很難熟練掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本操作。所以，定期對相關(guān)人員（包括校領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、一般操作人員等）進(jìn)行有側(cè)重的培訓(xùn)，提高他們的技術(shù)水平，使得全校在辦公自動(dòng)化的道路上更上一層樓。

五、結(jié)語

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是我校實(shí)行信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，是我校在探索教育和管理現(xiàn)代化、科學(xué)化道路上的重要一環(huán)。但是它的開發(fā)是一個(gè)長期的過程，我校辦公自動(dòng)化雖然起步較晚，而實(shí)際上已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)辦公的時(shí)代，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大面積推廣及應(yīng)用仍然需要一定的時(shí)間。我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)會(huì)遇到很多困難，但是我們相信，隨著時(shí)代的發(fā)展，技術(shù)人員水平的不斷提高，基于校園網(wǎng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必將取代傳統(tǒng)模式，成為我校辦公的首選。

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