分析環境保護檔案的管理與利用

張麗華(秦皇島經濟技術開發區環境保護監測站 河北 秦皇島 066004)

前言：

現階段，受各種因素的影響，自然生態環境日益惡化，環境問題現已成為全球性關注的主要問題之一。環保檔案作為環保工作的組成部分之一，其重要性不言而喻。為了能夠充分發揮出環保檔案的作用，除了要做好檔案管理工作之外，還要不斷提高檔案的利用效率。鑒于此，本文就環境保護檔案的管理與利用進行淺談。

一、提高環境保護檔案管理水平的有效途徑

想要從根本上提高環境保護檔案的管理水平，就必須做好以下幾個方面的工作：

1.提高對檔案管理的認識

對環境保護檔案的管理是否到位，很大程度上取決于管理人員對工作重要性的認識，尤其是主管領導的認識。為此，必須不斷提高部門領導對檔案管理工作的重視程度，為檔案現代化管理創造一個良好的條件。一方面要積極投入相應的經費，配置現代化的管理設備，提高檔案管理效率；另一方面要提高檔案管理人員的思想認識，使他們打破傳統觀念的束縛，加強專業技能的學習，持續不斷地對檔案管理工作進行完善，這有助于相關工作的順利開展。

2.建立健全相關的管理制度

在當前的新形勢下，檔案管理科學化、標準化已成為必然趨勢，這一目標的實現，需要相應的管理制度予以保障。為此，應當進一步加快標準以及規范的制定，并積極貫徹落實。國家環保總局頒布的《中國環境保護檔案分類規范》為環境保護檔案管理標準化的實現提供了有利條件，各單位應以此為依據，并結合本單位的實際情況，制定相關的檔案管理制度，以此來強化對檔案資料的管理，這樣不但有助于檔案管理順利進行，而且還能有效提高管理成效。

3.完善硬件設施

隨著時代的進步和科技的發展，電子類檔案日益增多，這對檔案管理工作提出了新的要求。為此，應當對檔案管理方面的硬件設施加以完善。除了要不斷加大相關方面的經費投入之外，還應當選用較好的檔案管理系統。由于市面上的檔案管理軟件較多，在具體選用上，應當結合實際需求，選取質優價廉的軟件，這樣不但能夠節省資金，而且還能有效提高使用效率，有利于促進檔案管理水平的提高。為了進一步推動環保檔案管理工作的現代化進程，可建立如下系統：其一，計算機檢索系統。該系統的建立不但能夠方便檔案使用者快速查找所需的資料，而且還能在調整檔案時進行檢索，可以顯著提高工作效率；其二，計算機編目系統。該系統可以將各種類型的環保檔案資料以一定的格式存在計算機中，并編成目錄和索引，便于一次輸入；其三，借閱管理系統。其具有快速查找、記錄、注銷數據等功能，檔案管理人員借助該系統能夠快速找到借閱者所需的檔案資料。

4.加大人才培養力度

目前，在各個領域當中，高素質、復合型的管理人才都過于匱乏，環保檔案管理也不例外，尤其是在檔案管理日趨現代化的今天，更需要既懂技術又懂管理的人才。為此，必須不斷加大對環保檔案管理人才的培養力度。首先，要讓檔案管理人員了解并掌握更多的專業基礎知識，如環保科技知識、科技檔案管理知識等等，這有助于管理工作的順利開展；其次，要熟悉與環保檔案管理方面相關知識，以滿足現代科學技術高度綜合趨勢的發展要求；再次，應掌握各類先進的技術，如計算機、網絡等等，并了解相關設備的操作和使用，這有助于管理水平的提高。

二、提升環境保護檔案利用效率的方法

1.推行環保檔案有償服務

環境保護檔案屬于一種可利用性價值較高的信息資源，它是環保活動的歷史記錄，也可將之視作為一種潛在的生產力。為了使環保檔案的價值得以充分發揮，應當制定合理的收費標準，這對檔案工作的發展具有積極的促進作用。通過合理的收費不但能夠提高檔案管理人員的工作積極性和服務質量，而且還能緩解部門經費緊張的問題。

2.對環保檔案進行再處理

環保檔案的再處理也可稱之為二次開發，這是提高檔案利用效率較為有效的方法之一。可以采用現代化的技術和設備，對環保檔案信息進行開發，并借助網絡加快檔案信息的傳遞速度，以此來實現環保檔案的可共享性。在進行二次開發的過程中，要以本單位的實際情況為立足點，并積極面向社會開展檔案交流活動，同時建議上級檔案管理部門建立檔案檢索中心，以便實現檔案信息共享。當完成檔案的二次開發后，可對一些重要的信息進行濃縮加工，即將部分能夠說明問題的環保檔案挑選出來，并將其中重要的內容提取出來，形成編述成果，這樣可以將環保檔案的價值提升到一個全新的高度，其作用也能夠獲得最大程度地發揮。

3.有效利用環境監測檔案

所謂的環境監測檔案具體是指在環保監測活動中形成的圖文聲像等不同形式的歷史記錄，這些檔案對國家和社會具有非常重要的價值。想要使此類檔案的價值得以最大程度的發揮，就必須對其進行有效利用。一方面通過對環境質量監測數據進行分析以及對其變化趨勢進行預測、評估，能夠為編制環保規劃、環境治理措施提供可靠的依據，這有助于改善環境質量；另一方面對環境監測檔案進行合理利用，還能提高檔案管理人員的業務素質，并使上級主管部門和地方政府了解、掌握本地區的環境質量狀況，從而為環境管理工作的開展提供指導。

結論：

總而言之，在當前環境問題日益嚴峻的今天，環境保護工作的重要性隨之凸顯。環保檔案作為環保工作的重要組成部分，其價值也是絕對不容忽視的。為了充分發揮出環保的檔案價值優勢，除了要做好檔案管理工作之外，還用采取科學合理、行之有效的方法不斷提升檔案的利用效率。此外，各有關部門也應當對環保檔案予以足夠的重視，通過對各類資料的有效利用，實現改善環境質量的目標，這對于社會的可持續發展具有積極的促進作用。

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