淺談如何做好農機牌證業務檔案管理工作

河北省農機安全監理總站 伊佳磊

農機牌證業務檔案，是農機安全監理機構在行使農機安全監督管理職能活動中形成的，具有法定效力和保存價值。農機安全監理檔案管理工作，是指農機安全監理機構根據《檔案法》、《農業機械安全監督管理條例》、《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》及農機安全監理工作規范的規定和要求，用科學的方法對農機安全監理檔案進行管理、收集和整理工作，有效保護和利用檔案。

1 檔案管理現狀

近幾年，各級農機安全監理機構業務科室認真學習、貫徹農機安全監理法規、規章，依法依規開展工作，取得了一定的成績。于此同時，形成了大量牌證業務檔案，而農機安全監理業務檔案管理是對農業機械及其駕駛操作人員實施監督管理的根本性工作，是促進農機監理工作信息化、規范化、科學化的基礎，對全面反映農業機械的發展和管理現狀，保障農機安全生產，了解農業機械駕駛操作人員的素質等具有重要的意義。總的來說，農機安全監理牌證業務檔案的規范化建設取得了較大成效，但依然存在不少問題，主要表現在以下幾個方面：

1.1 印章未規范使用。例如拖拉機、聯合收割機來歷證明中缺少“已發牌照”章，表格中的經辦人、檢驗員、考試員有時只是用微機錄入而不使用個人名章進行簽注，有的僅有一名檢驗員簽章。

1.2 各種申請審批表格的內容填寫不完整、規范。

1.3 未按要求使用計算機打印或者打印不規范。

1.4 駕駛員科目一考試試卷格式不符合規范。

1.5 駕駛證在增駕時，所考的科目不符合業務要求。

1.6 拖拉機在辦理變更等業務時沒有使用制式表格。

1.7 在辦理補、換發牌證業務時，業務流程單等表格不規范或缺項。

1.8 核發新牌證時，檔案號不連貫，有跳號現象。

1.9 行駛證中照片的尺寸、角度不符合規范。

1.10 未建立專門的檔案管理室、檔案柜，檔案管理設施簡陋、未按要求存放，歸檔不及時。

總之，有些基層農機安全監理機構在正規化、規范化的檔案管理方面還存在一定差距。

2 牌證業務檔案管理的對策及建議

2.1 加強領導，穩定隊伍

要進一步加強對檔案管理工作的領導，提高對檔案管理工作的重視，落實檔案管理責任制，提高檔案管理水平。確定一名主管領導負責檔案管理工作，設置檔案管理工作崗位，并確定有高度事業心和責任感的監理員上崗，保持檔案管理人員相對穩定。及時對檔案管理人員開展職業道德教育和業務培訓，鼓勵檔案管理人員自學檔案管理知識，打造一支精通專業知識和法律知識，且具有熟練操作計算機技能的復合型檔案管理人才。支持檔案管理人員及時充電學習，熟練掌握農機監理牌證業務檔案規范要求，確保檔案管理工作規范有序開展，促進農機安全監理業務檔案的規范化管理。

2.2 完善制度，規范管理

《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》對農機安全監理業務檔案工作提出了明確要求，操作性很強。各農機監理機構應當認真組織學習討論，熟練掌握。拖拉機、聯合收割機注冊登記及其駕駛操作證業務辦結后，檔案管理人員應及時收集、整理相關資料，建立牌證業務檔案。牌證業務檔案歸檔資料需資料齊全、手續完備、信息準確；拖拉機檔案及聯合收割機檔案做到一機一檔，拖拉機駕駛證檔案和聯合收割機駕駛證檔案做到一證一檔；牌證業務檔案資料規格應當為國際標準的A4紙尺寸，小于A4紙尺寸的資料粘貼在A4紙尺寸的“農機安全監理檔案資料粘貼紙”上，大于A4紙尺寸的資料按A4紙尺寸折疊；檔案資料手工填寫時應當使用藍色或黑色墨水筆，需做到書寫清楚、準確；拖拉機（聯合收割機）的證件照片和發動機號碼、掛車架號碼拓印膜及機身(底盤)號碼應粘貼在《拖拉機登記業務流程記錄單》（《聯合收割機登記業務流程記錄單》）相應的位置；拖拉機檔案和聯合收割機檔案編號參照拖拉機、聯合收割機的注冊登記編號；牌證業務檔案資料以左頁邊和下頁邊為準疊放整齊，裝訂成冊。牌證業務檔案資料按照辦理單項業務時間的先后順序前后排列。對于同時持有拖拉機駕駛證及聯合收割機駕駛證的，兩者的所有檔案需存放于拖拉機駕駛證檔案中。

2.3 做好基礎建設，妥善保存檔案

農機安全監理機構應當配置專門檔案管理室，并在檔案室擺放專門的檔案柜存放檔案。檔案室要遠離易爆、易燃及有腐蝕性氣體等場所，并配置防盜、防火、防塵、防潮及防蟲鼠的設施和設備。保管農機牌證業務檔案應當使用規范的檔案袋和符合相關標準的檔案用具。牌證業務檔案應按檔案編號的順序排列，遵循從上到下、從左到右的規則入柜存放保管。除拖拉機、聯合收割機遷出轄區和拖拉機駕駛證、聯合收割機駕駛證轉出之外，已入庫的牌證業務檔案原則上不得借出檔案室。如有確須借出的，應當按照《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》中的要求登記，做好交接手續。在辦理拖拉機停駛、核發拖拉機年度檢驗合格證等業務時，其相應資料可以按順序排列，單獨建冊保管，不必存入牌證業務檔案袋。拖拉機、聯合收割機在辦理遷出和注銷業務時，須將最近兩年中核發的拖拉機年度檢驗合格證或者簽注的聯合收割機行駛證年度檢驗合格有效期的相應業務資料存入拖拉機、聯合收割機檔案袋。

2.4 開展檢查，形成長效機制

省、市級農機安全監理機構應當及時對縣級農機安全監理機構的牌證業務檔案管理工作進行指導和檢查。為加強業務檔案的規范化管理和糾正業務檔案存在的問題，河北省在前幾年對全省農機監理檔案進行過一次聯查，使各市在檢查過程中學習到了規范、高效的檔案管理方法，促進了檔案工作交流，對全省各農機安全監理的機構檔案管理工作起到促進作用，使全省的檔案管理規范化程度得到了顯著提高。